Інструкція для власника як підвищити ефективність бізнесу
Бути в курсі всіх процесів свого бізнесу вважає за необхідне кожен власник. Але не всі власники мають уявлення про те, як підвищити ефективність своєї компанії за допомогою налагодженої системи внутрішнього контролю. Розглянемо закордонний досвід та практичні рекомендації від українських управлінських консультантів.
Уявіть собі, звивиста дорога, нею мчать машини, як у зустрічному, так і в попутному напрямку. Знаки, покажчики, пішоходи, світлофори. Що станеться, якщо водій хоч одного автомобіля перестане контролювати дорожню ситуацію?
Або, наприклад, діти у школі. Їдять, грають, гуляють, навчаються. Якщо працівники школи перестануть контролювати якість їжі та умови перебування дітей, наслідки неналежного контролю можуть виявитися справді плачевними.
Заходи щодо усунення наслідків ніколи повністю не заповнюють завданих збитків. Необхідно оцінювати ризики на тому етапі, коли ними ще можна керувати, а отже, робити дії, спрямовані на те, щоб максимально знизити ймовірність настання негативних наслідків.
Наведені приклади повністю відповідають ситуації у бізнесі. Відсутність володарського контролю (контролю власника над бізнесом), як правило, призводить до зростання ризиків фінансових втрат, зловживань та шахрайства, недобросовісного ставлення співробітників та нераціонального використання внутрішніх та зовнішніх ресурсів.
українська та зарубіжна практика внутрішнього контролю
Більшість власників впевнені: якщо я довіряю своїм управлінцям, то все під контролем. Серед основних контрольованих фінансових показників лідирують чистий прибуток, рентабельність, показник залишкукоштів на рахунках.
Більшість топ-менеджерів впевнені, що контролювати - означає стежити за тим, щоб співробітники дотримувалися режиму робочого дня і вчасно виконували свою роботу, тим самим підмінюючи внутрішній контроль дотриманням таймінгу робочого часу.
Нічого дивного у цій ситуації немає. В Україні поки що не склалася нормативна практика щодо побудови внутрішнього контролю.
На сьогоднішній день у нас є Закон № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» та аудиторський стандарт № 8 «Оцінка аудиторських ризиків та внутрішній контроль, який здійснюється аудованою особою».
Другий призначений виключно для аудиторів, які в рамках проведення зовнішнього аудиту повинні оцінити систему внутрішнього контролю та врахувати її стан при висловленні думки про достовірність бухгалтерської звітності.
Відсутність нормативної практики в Україні та належного рівня компетенції у питаннях організації внутрішнього контролю призводить до того, що більшість українських підприємств ведуть роботу цього напряму з натхнення, спираючись на довіру до керуючого персоналу. Заперечення, небажання поглянути на поточну ситуацію з погляду можливих ризиків робить бізнес більш уразливим та ставить під загрозу не лише його ділову репутацію, а й безпеку.
Наведемо приклад з практики, що показує, як довірчі відносини закінчилися судовим рішенням.
Завдяки низці гучних скандалів, пов'язаних з махінаціями внутрішнього персоналу компаній, у закордонній пракіці ставлення до цього питання було переглянуто.
Наприклад, ще в 1992 році було розроблено концепцію внутрішнього контролю американською некомерційною організацією COSO [1] , яка стала основою для побудови надійної системи фінансового контролю таудосконалення процесу управління ризиками. Після численних скандалів, пов'язаних з несумлінністю менеджерів великих корпорацій у 2002 році в США було прийнято закон Сарбейнза-Окслі [2] . Його мета – посилити вимоги до фінансової звітності та процесу її підготовки, протидіяти зловживанням і просувати принципи чесного ведення бізнесу.
В Україні також існують компанії, що застосовують положення закону Сарбейнза-Окслі [3] : Вимпелком, МТС, Мечел, СТС Медіа.
українські підприємці також не стоять на місці. В умовах кризи у багатьох виникає бажання скоротити витрати, підвищити надійність бізнесу та, таким чином, свою впевненість у завтрашньому дні. Нехай ми не маємо нормативної практики, але ми маємо колосальну можливість навчатися на чужих помилках.
Головний висновок для власників - не слід чекати, коли гримне грім серед ясного неба. Вже є практика, що дозволяє вживати належні заходи і управляти ризиками в бізнесі.
Як впровадити внутрішній контроль
Досвід експертів компанії показує, що ефективність функціонування системи внутрішнього контролю залежить від зацікавленості власника. Тому власник бізнесу повинен особисто для себе визначити, у чому полягає основна цінність системи внутрішнього контролю. По-перше, необхідно зберегти те, що вже є: активи, репутацію, бізнес і тим самим мінімізувати ризики шахрайства та зловживань, фінансових втрат від несумлінних дій співробітників або від їхньої бездіяльності. По-друге, щоб примножити доходи, необхідно підвищити ефективність бізнес-процесів та знизити необґрунтовані витрати, зокрема ризики фінансових втрат від неефективного використання внутрішніх ресурсів компанії. По-третє,підвищити репутацію власника та компанії на ринку. Для цього суттєво знизити податкові ризики, ризики втрати бізнесу та репутації.
Не слід розглядати систему внутрішнього контролю (СВК) лише як інструмент для виключення фактів злодійства та фальсифікацій у бухгалтерській звітності. Це надто обмежене уявлення про можливості добре налагодженої системи внутрішнього контролю.
Насправді СВК охоплює ще й такі аспекти діяльності організації, як підвищення ефективності бізнес-процесів та управління ризиками.
Для цього насамперед необхідно діагностувати поточні бізнес-процеси з метою оцінки їх ефективності та визначення всіх потенційно можливих ризиків. Результати такої діагностики мають стати основою для розробки плану заходів щодо створення системи внутрішнього контролю та зниження виявлених ризиків (зловживання, шахрайство, фінансові втрати, спотворення інформації, податкові ризики тощо).
Ефективна система внутрішнього контролю виходить з 5-ти принципах:
- Раціональність - СВК не панацея від усіх проблем. Витрати на її створення не повинні перевищувати вартості її вигоди.
- Незалежність – ключовий принцип, без дотриманняякого важко уявити ефективну систему внутрішнього контролю.
- Регулярність – контроль час від часу зведе нанівець будь-які добре прописані регламенти.
- Гнучкість – система внутрішнього контролю має швидко підлаштовуватися під зміни у діяльності організації.
- Залучення власника – лише за особистої зацікавленості власника система внутрішнього контролю дасть плоди.
Найпоширеніша і суттєва помилка – порушення принципу незалежності, коли регламентація, впровадження та моніторинг здійснюється штатними співробітниками без залучення незалежних експертів. Це краще, ніж було до впровадження СВК, але не так добре, як треба.
Вигода від запровадження системи внутрішнього контролю для власника бізнесу очевидна.
До тих, кому це вигідно, потрапляють також відповідальні топ-менеджери. Вони зацікавлені в тому, щоб впровадити систему внутрішнього контролю, хоча б тому, що через закон будь-який найманий генеральний директор несе повну матеріальну відповідальність перед суспільством відповідно до ст.277 ТК РФ. Власнику слід глибоко задуматися про почуття довіри, якщо найнятий ним управлінець знаходить причини, щоб не вибудовувати систему внутрішнього контролю.
Безперечний факт: бізнес не може існувати абсолютно безконтрольно. Набагато вигідніше запобігати можливим ризикам, ніж усувати негативні наслідки, що виникли у вигляді фінансових і репутаційних втрат. Нині закордонний досвід є для українського бізнесу зразком, якого слід прагнути. Не вигідно це лише тому, хто зацікавлений у хаосі. З зрозумілих причин у плутаниніпростіше приховати те, що не повинно бути знайдено.
Як показує досвід, за правильного підходу ефект від функціонування системи внутрішнього контролю набагато перевищує суму витрат за її впровадження.
Усі фото, використані у матеріалі, Євгенія Смирнова, ІА «Клерк.Ру»