Інвентаризаційні помилки
Провести наприкінці року інвентаризацію – святий обов'язок бухгалтера. І хоч би яким нудним цей процес здавався, нікуди від нього не дінешся. Йтиметься не лише про те, як її провести, а й про можливі інвентаризаційні помилки. У статті ви знайдете їхній конкретний перелік. Озброївшись такою корисною інформацією, ви убезпечите себе від небажаних наслідків помилок.
У процесі роботи організація набуває різного майна, розраховується з постачальниками та покупцями, видає та отримує кредити та позики. Усі ці відомості відбиваються на рахунках бухгалтерського обліку, формуючи фінансово-економічні показники діяльності підприємства.
Достовірність цих показників не викликає сумніву, тільки якщо вони підтверджуються фактичною наявністю майна та зобов'язань. Перевірити, чи вони відповідають даним бухгалтерського обліку, допоможе інвентаризація.
Прямо у ціль
Виявити фактичну наявність майна, зіставити отримані результати з даними бухгалтерського обліку, а у разі недостачі, надлишків чи псування матеріальних ресурсів визначити винних осіб – такі цілі інвентаризації. Якщо при перерахунку трапляться браковані матеріальні ресурси, потрібно сформувати обґрунтовані висновки та підготувати документи для їх уцінки та списання.
І це далеко не всі цілі інвентаризації. Вам доведеться також вжити заходів щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, списати в установленому порядку зобов'язання після закінчення термінів давності та ін.
«Оздобитися» інвентаризацією лише однієї ділянки не вдасться. Перевірити доведеться все майно організації, всі види фінансових зобов'язань. Майно, яке не належить організації, але значиться у бухгалтерськомуобліку, наприклад, на зберіганні, орендоване або отримане для переробки, — не виняток.
Але перш ніж говорити про оформлення результатів інвентаризації, розберемося, коли організація має право, а коли має її проводити.
Добровільно-примусовий режим
Інвентаризація може проводитись добровільно. Але є випадки, коли провести її просто потрібно. Перелічимо їх. Отже, інвентаризація є обов'язковою:
- під час передачі майна організації у найм, викупі, продажу, під час перетворення державного чи муніципального (унітарного) підприємства;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
- якщо встановлено факти розкрадань чи зловживань, а також псування цінностей;
- у разі стихійного лиха, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
- під час ліквідації (реорганізації) організації.
Як бачите, цей список досить великий. Але є організації, які вважають за краще не проводити інвентаризацію, коли це потрібно. Благо, їх кількість не така велика (див. малюнок). Пам'ятайте, що хоча штраф за непроведену інвентаризацію не встановлено, відсутність первинних документів про цей захід все ж таки утворює склад податкового правопорушення за статтею 120 Податкового кодексу. Немає документів - сплачуй штраф 5000 рублів. А якщо немає документів щодо проведеної річної інвентаризації мінімум за два роки, то штраф становитиме 15 000 рублів.
Малюнок.Чи проводите інвентаризацію завжди, коли це необхідно? *
І все ж таки переважна більшість учасників опитування висловилися за інвентаризацію у всіх необхідних випадках.
Незважаючи на те, що, наприклад,матеріально відповідальні особи в одних організаціях змінюються нечасто, а в інших — щомісяця, інвентаризація наприкінці року є обов'язковою для всіх. Щоб вам зайвий раз не вивчати методичку, нагадаємо про етапи, якими вона проводиться.
Етап № 1. Готуємо «ґрунт»
Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа має розсортувати всі матеріальні цінності, оформити всі прибуткові та видаткові документи.
Комісія проводить підготовчу роботу, яка передує підрахунку залишків матеріальних цінностей. По-перше, вона пломбує приміщення, в яких знаходяться матеріальні цінності, по-друге, перевіряє ваги та мірну тару. Крім того, матеріально відповідальні особи подають комісії звіти з усіма документами, що підтверджують рух ТМЦ та грошових коштів.
Вони дають також розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на майно здано до бухгалтерії або передані комісії та всі цінності, що надійшли на їхню відповідальність, оприбутковані, а вибулі — списані у витрату.
Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми для придбання (чи доручення отримання) майна.
Якщо установі матеріально відповідальної особи немає, їм вважається керівник.
Етап №2. Опис за фактом
Потім описується майно та зобов'язання, тобто проводиться їх речова та документальна перевірка.
Етап № 3. «Підіб'ємо» результати
Далі інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії. Тут порівнюються дані обліку та інвентаризації, а після складається порівнювальна відомість. Вона оформляється лише за тими активами, якими виявлено відхилення від облікових даних (п. 4.1 Методичних вказівок). Наприклад, якщо виявлено надлишки основнихфондів складається порівнювальна відомість ІНВ-18, а для товарно-матеріальних цінностей - ІНВ-19.
Коли складатимете відомості, враховуйте пересортицю товарно-матеріальних цінностей. Пам'ятайте, що неприпустимо враховувати товари одного ґатунку у складі іншого. Не забувайте про сумові різниці, що утворилися в результаті пересортиці, і те, що втрати списуються в межах норм природних втрат.
На цінності, які не належать організації, але перебувають у бухгалтерському обліку (перебувають у відповідальному зберіганні, орендовані чи отримані для переробки), складаються окремі звірювальні відомості. Власникам цих цінностей надається довідка про результати інвентаризації з додатком копії інвентаризаційного опису.
Підсумкові дані з усіх видів майна та зобов'язань заносяться у відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (форма ІНВ-26).
Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватись єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів та звірювальних відомостей.
Етап № 4. Документи – на підпис!
Відомість підписується головним бухгалтером та керівником установи. Одночасно видається наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації. Наказ є підставою для того, щоб внести відповідні записи до регістрів бухгалтерського обліку. Матеріали інвентаризації передають у бухгалтерію, де зберігаються щонайменше п'ять років.
А найкаверзніше в інвентаризації — помилки. Адже вона може піднести сюрпризи не лише у вигляді надлишків та нестачі майна.
| 1 | Неправильно оформлений наказ керівника на проведенняінвентаризації, а саме: не вказано строки проведення інвентаризації, склад комісії, перелік майна | Немає підстав для того, щоб проводити інвентаризацію і, отже, визнати її результати |
| 2 | Під час проведення інвентаризації документально підтверджено відсутність хоч одного члена комісії | Результати інвентаризації недійсні |
| 3 | Інвентаризаційний опис складено в одному примірнику | Результати інвентаризації недійсні |
| 4 | У матеріально відповідальних осіб не взято розписки, згідно з якими всі прибуткові та видаткові документи подано до бухгалтерії | Виявлені внаслідок інвентаризації порушення можна оскаржити, пред'явивши документи, оформлені під час інвентаризації. |
| 5 | Порушено процедуру інвентаризації: дані бухгалтерського обліку зіставляються з фактичною наявністю, а не навпаки | Через можливе спотворення фактичної наявності деякі порушення можуть бути не виявлені |
| 6 | На кожній сторінці описів не вивірені підсумки: кількість прописів, кількість номерів та сума матеріальних цінностей, а також загальний підсумок у натуральних показниках | Є можливість несанкціонованих виправлень результатів інвентаризації |
| 7 | На кожній сторінці немає записів «Ціни, підсумки перевірив» та «Підпис матеріально відповідальної особи» (для форм, у яких такі підписи передбачені) | На підставі такого документа претензії до матеріально відповідальної особи пред'явити неможливо |
| 8 | На останній сторінці інвентаризаційного опису немає підпису матеріально відповідальної особи про відсутність у ньогопретензій до членів комісії, а також про те, що він приймає вказане в описі майно на відповідальне зберігання (для форм, у яких такі підписи передбачені) | Якщо буде виявлено недостачі, пред'явити претензії до матеріально відповідальної особи неможливо |
| 9 | Помилки та виправлення не підписані та не завірені членами комісії | Виправлення вважаються недійсними |
| 10 | Інвентаризаційні описи після затвердження результатів містять незаповнені рядки (рядки не прокреслені) | Є можливість несанкціонованих виправлень результатів інвентаризації |
| 11 | Під час перерв у роботі комісії не закрито доступ стороннім особам до приміщення, де зберігаються інвентаризаційні описи. | Є можливість несанкціонованих виправлень результатів інвентаризації |
О. Горбатова, аудитор ТОВ «ДЖІ ЕС-ЕЛЬ АУДИТ»
Практична енциклопедія бухгалтера
Всі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповнення документів.