Як достукатися до начальства – будуємо стосунки з керівниками ветеринарних клінік
Так, звичайно, менеджери та керуючі клініки – це люди, які доглядають інших членів команди і направляють їх роботу в потрібне русло. Однак для того, щоб показати по-справжньому високу ефективність, часом їм просто необхідно, щоб власники клініки до них прислухалися.
Автор: Марк Опперман, дипломований керуючий ветеринарного бізнесу, член редакційної ради журналу "Ветеринарна економіка", власник клініки "VMC, Inc." у м. Евергрін, Колорадо
Викладіть на папері
Для початку вам необхідно скласти детальний письмовий список своїх функціональних обов'язків. Як керівник клініки, вам життєво важливо знати, хто і за що відповідає. Ви не можете ефективно керувати персоналом, не знаючи робочих обов'язків та ролі своїх співробітників. Те саме справедливо і по відношенню до вашого керівництва. Власник клініки повинен ознайомитися та затвердити список ваших посадових обов'язків, перш ніж ви зможете ефективно виконувати свою роботу. Спочатку спробуйте скласти загальний опис вашої посади. Для тих, хто воліє почати з чистого аркуша, можна просто коротко перерахувати свої основні функції та подати документ власнику клініки для ознайомлення та затвердження. Як тільки список ваших функціональних обов'язків буде готовий, простежте за тим, щоб власник поділився ним з іншими співробітниками, щоб ваші підлеглі чітко засвоїли вашу роль у команді.
Дізнайтесь стиль свого начальника
Щоб навчитися більш продуктивно спілкуватися з керівництвом, необхідно побільше дізнатися про особистість і кращому стилі спілкування свого начальника. Деякі власники, наприклад, як уУ разі Джулі, не люблять конфлікти і не хочуть виглядати «поганими» перед підлеглими. З іншого боку, зустрічаються агресивніші власники та менеджери середньої ланки, які хочуть бути задіяні в кожному рішенні, прийнятому клінікою. Краще дізнавшись особистість свого керівника, ви зможете знайти до нього ефективніший підхід.
Візьмемо, наприклад, мене. Мої підлеглі знають, що у своїй роботі я не приймаю агресивний та наполегливий підхід. Якщо ви просто прийдете до мене і скажіть: "Марк, зроби так і так, тому що мені це потрібно", малоймовірно, що ви отримаєте від мене бажане. До того ж я не люблю надто довгі і розгорнуті пояснення, особливо, якщо мене навантажують зайвими та непотрібними подробицями, коли того не прошу. Я вважаю за краще, щоби підлеглі говорили коротко і по суті. Отже, якщо ви спокійно змалюєте мені ключові моменти того, що хочете змінити в роботі клініки і дозволите поставити кілька уточнюючих питань, то, швидше за все, я підтримаю вашу ідею.
Як це зробити
Якщо у вас виникають проблеми, щоб краще дізнатися начальника, призначте йому зустріч на нейтральній території, наприклад, у кафе чи ресторані. Запитайте у боса, як ви можете співпрацювати найбільш ефективно. Проте не намагайтеся повністю перебрати він всю відповідальність за вибір оптимального стилю спілкування. Це робота вашого начальника – пояснити вам, як зручно спілкуватися з вами. Я завжди кажу своїм підлеглим, що стислість – сестра таланту, і мені не потрібні довгі пояснення. А ще я завжди попереджаю їх, що до мене не можна наближатися на гарматний постріл, доки я не випив свою другу чашку кави. Бачите? Я завжди відкритий до спілкування.
Якщо вам потрібно більше інформації, в магазинах можна знайти багато книг про психологіюспілкування. Також можна записатися на спеціальні курси, які допоможуть краще зрозуміти механізми спілкування та виробити найефективнішу стратегію.
Встановіть ієрархію повноважень
Спілкування між персоналом вашої клініки може перетворитися на суцільний хаос, якщо ви не встановитечітку ієрархію, якої дотримуватиметься кожен співробітник. Типова схема ієрархії повноважень показано малюнку нижче. Наприклад, якщо секретар приймальні стикається з тією чи іншою проблемою, він має звернутися до офіс-менеджера. Якщо офіс-менеджер має проблеми з кимось із членів команди, він повинен поговорити з керуючим клініки, і так далі.
Відправна точка: приклад ієрархії повноважень
Подібна ієрархія працює і в інший бік також. Якщо власник клініки зауважує, що секретар робить помилки, він повідомляє про це керуючому клініки, керуючий розмовляє з офіс-менеджером, який у свою чергу вирішує питання з секретарем. І навпаки: якщо секретар не може виконувати свою роботу через втручання власника, він звертається до офіс-менеджера і далі ланцюжком. Дуже важливо, щоб кожен співробітник клініки знав і дотримувався ієрархії та субординації. Це не означає, що члени команди не можуть безпосередньо озвучувати власнику, що турбують їхні питання, але він повинен довіряти вирішення подібних проблем безпосереднім керівникам нижчої ланки.
Щоб уникнути подібних ексцесів, роздрукуйте велику схему службової ієрархії і повісьте на стіну, наприклад, у кімнаті відпочинку для персоналу. Якщо ієрархія змінюється, необхідно повідомити всім співробітникам і оновити схему.
Регулярно зустрічайтеся з начальством
Якщо ви бажаєте успішно спілкуватися з начальством, вам необхідно регулярно розмовляти із власником клініки.Особисто я рекомендую вам поговорити з власником та скластирозклад щомісячних зустрічей. У багатьох клініках успішно практикуються зустрічі власників та менеджерів за сніданком, адже після початку робочого дня можна знайти безліч приводів, щоб скасувати зустріч.
Заздалегідь підготуйте порядок денний зустрічі та покажіть її власнику, щоб він міг внести свої зміни та доповнення. Звичайно, на подібних зустрічах також необхідно вести протокол, що, швидше за все, буде доручено вам. Навіщо взагалі проводити важливу зустріч, якщо ви не збираєтесь записувати те, що на ній було обговорено?
Як керуючий клініки вам також доведеться щонайменше раз на місяць зустрічатися з офіс-менеджером, головним техніком і завідувачем стаціонару, щоб вся команда була в курсі нової політики та процедур клініки. Явка на подібні зустрічі має бути обов'язковою. Тут також намагайтеся вести якомога докладніші нотатки, щоб на місці записувати нові ідеї, поки вони ще свіжі у всіх у пам'яті.
Слідкуйте за виконанням проектів
Якщо ви хочете налагодити контакт та навчитися успішно спілкуватися зі своїм босом, вам потрібно показати йому, над чим ви працюєте на даний момент. Як правило, власники клінік не знають, чим саме займаються їхні менеджери, над якими проектами та проблемами працюють. Іноді, коли менеджери добре роблять свою роботу і справи в клініці йдуть гладко, деяким власникам починає здаватися, що менеджери взагалі нічого не дають і не потрібні.
Саме для цього і потрібна дошка проектів. Повісьте у своєму кабінеті просту шкільну дошку, намалюйте на ній крейдою таблицю з колонками "проект", "статус", "очікувана дата завершення" та "дата завершення". Записуйте на дошці відомості про всі доручені вам проекти, включаючи заплановану тареальну дату завершення. У міру виконання проекту оновлюйте дані у стовпчику «статус». Це допоможе всім побачити, над чим ви працюєте зараз. У міру появи нових проектів додайте їх на дошку. Якщо ви завалені роботою, поговоріть із власником, щоб разом вибрати найпріоритетніші проекти, після чого не забудьте відзначити це на дошці.
Ви та власник повинні працювати разом, щоб створити оптимальну структуру управління клінікою та забезпечити її дотримання. Подібна структура допоможе вам заробити повагу до всіх співробітників клініки, довіру інших менеджерів та підлеглих. Якщо ви керуючий клініки, і все вищесказане вас насторожує, не бійтеся. Просто купіть собі дошку та крейду. Я можу гарантувати, що з подібним підходом ви будете охочіше братися за нові проекти, які вам доручають.
5 кроків, щоб налагодити контакт із керівництвом
Для того щоб налагодити контакт із власниками клінік, менеджерам та керуючим потрібно взяти на озброєння ці 5 простих порад: 1. Складіть список робочих обов'язків; 2. Дізнайтеся більше про стиль спілкування начальства; 3. Розробіть ієрархію повноважень; 4. Проводьте регулярні зустрічі; 5. Повісьте дошку проектів.
Перекладено: Володимир Хубір'янц та команда Ветменеджер.