Як ідеально налаштувати бізнес-процеси в компанії
Рекомендовані онлайн-курси
Рекомендовані матеріали
На раз, два, три. Будь-який керівник мріє, щоб його компанія працювала як годинник. Але завести механізм вдається не з першого разу. Які прості 5 кроків можуть вам допомогти, порталу HR-tv.ru розповіла Наталія Кузуб, начальник відділу навчання та розвитку персоналу Компанії Метал Профіль.
Спочатку давайте визначимо, що означає термін «бізнес-процес». Бізнес-процес - це сукупність логічно пов'язаних і повторюваних дій, заходів або завдань, спрямованих на створення певного продукту або послуги для споживачів.
Навіщо необхідні бізнес-процеси або «ми ж якось працювали»:
1. Бізнес-процеси дозволяють визначити зону відповідальності та зону повноважень учасників. Простіше кажучи, кожен учасник бізнес-процесу розуміє, що робити, в який час виконувати ту чи іншу дію і до якого очікуваного результату все це приведе.
2. Бізнес-процеси забезпечують ефективну крос-функціональну взаємодію підрозділів компанії.
3. Бізнес-процеси регламентують і стандартизують роботу компанії, цим дають підстави контролю.
Покрокова інструкція з налаштування бізнес-процесів
Крок 1. Постановка мети
Насамперед необхідно розібратися, що і як відбувається у компанії. Для цього вивчіть документи, що регламентують, поточну структуру процесу та діючі схеми, поговоріть з учасниками, поспостерігайте за їх взаємодією, дізнайтеся, які ресурси використовуються.
Визначте вузькі моменти, виявите проблеми та можливості для їх усунення. Встановіть кількісні та якісні показники результату.
Крок 2.Моделювання та розробка
До початку етапу необхідно вирішити, хто зі співробітників братиме участь у моделюванні та розробці бізнес-процесу. Для цього потрібно створити робочу команду або проектну групу та визначити ролі: лідер команди, власник процесу, експерт тощо. Оптимальна кількість учасників – 3-5.
Під час формування команди враховуйте, що учасник команди повинен:
- мати знання та досвід у галузі бізнес-процесу;
- мати мотивацію та бажання вдосконалювати бізнес-процес;
- мати здатність до співпраці та мати комунікативні навички для конструктивної взаємодії;
У проектну групу не варто включати співробітників, які не мають часу.
Моделювання процесу вимагає опис взаємозалежних дій. Для цього можна скористатися трьома основними інструментами – текстовим, графічним та табличним.
Текстовий інструмент – опис у вільній чи регламентованій формі послідовності кроків. Інструмент ефективний на початковому етапі моделювання бізнес-процесів, коли необхідно записати думки та ідеї.
Графічний інструмент дозволяє візуалізувати взаємопов'язані дії, описати алгоритми у вигляді блоків. Графічні інструменти сприяють простоті сприйняття інформації.
Табличний інструмент – містить графи з етапами та описом дій, очікуваним результатом, відповідальними, термінами тощо.
При описі бізнес-процесів необхідно отримати відповіді такі питання: Что? Навіщо? Хто? Коли? Як?
Крок 3. Тестування
Етап дозволяє виявити підводні камені та усунути причини виникнення складнощів, визначити відповідність бізнес-процесу заданим цілям.
Перевірте, як працюватимебізнес-процес у конкретному відділі/підрозділі/філії. Для цього залучайте співробітників, які братимуть участь у ланцюжку дій. За потреби внесіть корективи.
Крок 4. Регламентування
Регламентування бізнес-процесу є базою знань для всіх співробітників/посад/підрозділів компанії, які беруть у ньому безпосередню участь. Стандартизація дій, заходів чи завдань забезпечує можливість управління процесами і, відповідно, дає змогу встановлювати точки контролю.
Формальний підхід до регламентування призводить до того, що створюється документ, який працює на практиці.
При регламентуванні дотримуйтесь основних правил:
1. Документ повинен бути описаний простою та доступною мовою так, щоб, наприклад, будь-який «новачок», що прийшов у компанію, розумів описаний бізнес-процес;
2. Документ має бути структурований, логіка та послідовність дій повинні бути дотримані (вхід-вихід на кожному етапі);
3. До випуску документа «у світ» погодьте його зі співробітниками, які брали участь у розробці бізнес-процесу.
Крок 5. Впровадження та контроль
До впровадження бізнес-процесу в компанії потрібна підготовка:
1. Організуйте комунікацію з усіма співробітниками компанії, на яких вплине використання бізнес-процесу. Розкажіть про проблеми, які дозволить вирішити впровадження бізнес-процесу, переваги виконання нових правил як для компанії, так і для самого співробітника.
2. Навчіть роботу з процесом – створіть інструкцію чи блок-схему, які наочно покажуть послідовність дій, терміни виконання, очікуваний результат тощо.
Запускайте процес, але будьте готові до того, що,залежно від ступеня складності процесу, вам потрібно буде постійно контролювати його протягом 1-3 місяців.
Надалі під час проведення вибіркового аудиту можна використовувати чек-листи.
Крок 6. Оптимізація
Знайте, що бізнес-процесів, збудованих у компанії на віки, не буває. Щоб вчасно реагувати на зміни ринку та бути конкурентоспроможною компанією, потрібно регулярно переглядати бізнес-процеси.
Для цього вже при проведенні вибіркових аудитів можна зрозуміти, де знаходяться вузькі місця, які дії не дають очікуваного результату, вимагають більших ресурсів.