Як налаштувати проект для відстеження
Незважаючи на те, що Microsoft Office Project 2007 робить відстеження простіше, необхідно виконати кілька дій, щоб розпочати відстеження ходу виконання проекту. По-перше, вирішіть, який спосіб відстеження використовувати і які елементи слід відстежувати, наприклад дати початку та закінчення , трудовитрати та витрати ресурсів. Потім переконайтеся, що вашу групу налаштовано для вибраного методу відстеження.
Підготовка до порівняння даних проекту з часом Вам може знадобитися створити або зберегти вихідні оцінки проекту та фактичні дані проекту, які порівнюються для визначення стану.
Виберіть усі наведені нижче дії.
Створення або оновлення базового або проміжного плану , щоб пізніше можна було порівняти відомості до базового плану або проміжного плану з календарним планом або базовим планом пізніше в проекті. Збереження базового плану дозволяє виявити та усунути розбіжності та більш точні плани для схожих майбутніх проектів.
Збережіть версію проекту на сервері Project Server , щоб зберегти різні версії проекту, необхідні для порівняння, моделювання та архівації адміністратором проектів.
Порівняйте дві версії проекту для аналізу відмінностей між поточною версією та більш ранньою версією одного проекту у докладному звіті без використання Microsoft Office Project Server 2007.
Підготовка до збору даних вручну Незважаючи на те, що найшвидший і найпростіший спосіб збору відомостей про стан проекту — використовувати Project Server 2007, може знадобитися або отримати їх вручну.
Наприклад, можливо, у вас немає поштової системи або доступу до інтрамережі або Інтернету, або проект може бути настільки невеликим, що не вимагатиме самостійного збору даних.
Якщо вивирішіть збирати дані про стан проекту вручну, пам'ятайте, що ви повинні ввести дані в план проекту вручну. Зверніть увагу на деякі моменти.
Вибір відомостей про проект, які потрібно відстежити та оновити Наприклад, можна змінити дати початку та закінчення завдань, відсоток завершення завдань та витрати.
Визначення та збирання даних із джерел даних Наприклад, щоб оновити дати початку та закінчення, зберіть фактичні дати з ресурсів, призначених завданням. Для збору даних про витрати може знадобитися отримати фактичні витрати від бухгалтерських співробітників.
Вибір методу збору даних Ви можете активно збирати дані, фонінг свої джерела або відкривши дверцята для їх співбесіди. Крім того, ви можете попросити джерела заповнити форму і надати її.
Вибір та прикріплення до реалістичного графіку збору Як часто потрібно збирати та оновлювати відомості про проект? Раз на тиждень? Один раз на місяць? Вибір частоти, яка зручна і відповідає плану, збільшує ймовірність збору інформації про стан проекту та її впровадження в план проекту.
Вибір часового інтервалу, протягом якого ви хочете включити фактичні дані в план проекту Наприклад, ви можете включити фактичні витрати на місяць, тиждень, день або годину. Використовуючи уявлення погодові в Project 2007 (подання «Використання задач» та «використання ресурсів»), ви можете змінити шкалу часу та оновити фактичні дані на потрібному рівні деталізації.
Завдяки можливості створення звітів про стан, як і у разі потреб проекту, ви, швидше за все, отримаєте актуальні відомості.
Підготовка до збору даних Виберіть вручну або електронну систему, щоб зібрати відомості про стан завдань, необхідних для відстеження ходувиконання проекту.
Клацніть у такому порядку:
Опублікуйте останній план та призначення груп , щоб запросити учасника групи на призначення завдання. Звіти про стан, доступні в Office Project Web Access, можна використовувати для відстеження та оновлення роботи з завданнями.
Підготовка до відстеження ходу роботи із закупівлями Вам може знадобитися стежити за тим, як близько ви отримуватимете товари та послуги, необхідні для виконання завдань проекту.
У міру того, як ви закуповувати продукти і служби, ви можете відстежувати їх стан протягом всього процесу придбання. Наприклад, у деяких випадках може знадобитися дізнатися, чи є продукт або послуга для тендера, розділ Оцінка або контракт, а також назва вибраного постачальника.
За допомогою Project 2007 можна відслідковувати хід постачання на закупівлі, вставляючи потрібні поля у вистави лист, а потім відстежуючи їх хід.