Як оптимізувати постачання офісу канцелярським приладдям, Девілон
Для багатьох офіс-менеджерів великих компаній і секретарів невеликих фірм завдання забезпечення офісу канцелярськими товарами – питання складне і актуальне. Кожен керівник стежить за регулярними витратами на канцтовари і намагається по можливості скоротити цю статтю витрат. Звичайно, часто це неможливо зробити, не завдавши шкоди виробничим процесам. І все-таки за правильного підходу можна відчутно скоротити їхні витрати.
Що витягує гроші? На статтю витрат за канцтоварами, як правило, впливає кілька факторів. По-перше, обсяг закупівель, тобто. що саме і в яких кількостях закуповується. По-друге, конкретна вартість вибраних марок канцелярії. По-третє, сам постачальник, який забезпечує офіс, а також систематичність поставок.
Щоб скоротити витрати на цю статтю, необхідно розібратися з кожним із цих пунктів: спочатку змінити підходи до формування переліку необхідної канцелярії, потім переглянути свої відносини з постачальниками і, нарешті, налагодити стабільне постачання та суворий облік поставок.
Потрібні чи не потрібні? Щодо переліку канцтоварів, то компанії часто замовляють більше одиниць товару, ніж їм дійсно потрібно. Тому потрібно порахувати, скільки насправді канцелярських товарів витрачається, яким має бути їх мінімальний запас, а потім відмовитися від надлишків. Ось побачите, економія вийде суттєва.
Крім того, виходячи з одержаних результатів, можна встановити норми витрачання. Важливо, щоб вони не були надто скупими. Але й потурати надмірному споживанню не варто. Завдання такого регламенту - стимуляція персоналу до економії та дбайливого ставлення до ресурсів компанії.
Щопочем? Питання вартості канцелярських товарів, що купуються, звичайно ж, залежить від політики компанії. Деякі організації для формування позитивного іміджу спеціально вибирають дорогі бренди. З одного боку, це правильна тактика, оскільки якість вимірюється ціною. Але буває, що доводиться платити лише за бренд. При цьому існують товари з такою самою якістю, але нижчою вартістю.
Тому важливо не просто вести облік витрат, але також і відстежувати якість і термін служби канцтоварів, що закуповуються. Все це потрібно суворо фіксувати. Такі записи особливо стануть у нагоді, якщо компанія вирішить спробувати продукцію інших виробників. Якщо виявиться, що якість ідентична, а ціна суттєво відрізняється, то вигідне рішення очевидне.
Як вибрати постачальника? При відповіді на це питання визначальним і практично єдиним фактором є питання ціни та зручності. Хто запропонує максимально зручну схему та графік доставки за доступною ціною – з тим і варто співпрацювати. Бажано, щоб офіс-менеджери та секретарі вивчили ринок та обрали найбільш привабливі пропозиції компаній. Спробувавши сервіс кожної з них можна зупинитися на одній і, більше того, домовитися про систематичні закупівлі (і, звичайно, знижки, якщо вони передбачені в цьому випадку).
Досвід показує, що дотримання цих порад дозволяє скоротити витрати на канцелярські товари на 20-50%, що не так уже й мало.