Як організувати документообіг та керувати проектами у невеликій організації
Організувавши свою компанію, кожен керівник, звичайно, хоче, щоб все в ній працювало, як годинник. Особливо це стосується документообігу, адже скільки нервів зазвичай витрачається на пошук якогось папірця, який зник у самий невідповідний момент. Хочеться, щоб усе було чітко структуровано і легко було в одній системі. Також важливо завжди бути в курсі того, як відбувається робота, як рухається той чи інший проект, чим зайняті співробітники. Ми на Лайфхакері неодноразово розповідали про сервіси та програми, які допомагають вирішити ці проблеми, і сьогоднішній пост також присвячений подібній системі, точніше не системі, а хмарному сервісу, який дозволяє побудувати єдиний інформаційний простір бізнесу. Сервіс «Простий бізнес» поєднує всі необхідні інструменти для управління проектами, завданнями, персоналом, документами, продажами і т.д.
Щоб розпочати роботу з сервісом, необхідно зареєструватися. На вашу електронну скриньку прийде лист, що містить посилання для скачування десктопного агента.
Також вам потрібно вибрати необхідний вам тариф. «Простий бізнес» пропонує як платні, так і безкоштовні версії програми, вам потрібно вибрати ту, яка найбільше відповідає вашим потребам.
А ось що ви зможете робити, встановивши програму "Простий бізнес".
1. Налагодити документообіг
Усі документи організації зберігаються у основі системи. Використовуючи пошук, необхідний документ можна знайти кілька секунд. Корисна можливість: за допомогою системи можна обмінюватись документами із держустановами. Наприклад, здавати звітність до податкового, використовуючи електронний цифровий підпис.
2. Керувати проектами та завданнями
У цьому розділі можна ставити завдання та термін їхвиконання, призначати відповідальних. Завжди у вас перед очима буде вся історія роботи над проектами та завданнями, листування з клієнтами та співробітниками. Є ще один корисний підрозділ — «Мої справи», в якому кожен користувач програми може організувати свої особисті справи та розставити пріоритети для себе, також можна вести облік особистого часу.
3. Керувати персоналом
На сервісі можна зберігати всі необхідні дані про співробітників: анкети, резюме і т.д. За допомогою програми можна сформувати структуру компанії (зробити, наприклад, розбивку по відділах) та на її основі налаштувати доступ до проектів та завдань.
4. Зв'язуватися за допомогою програми зі співробітниками та клієнтами
У програми інтуїтивний та приємний інтерфейс. Назва "Простий бізнес" виправдовує себе: її дійсно просто і швидко встановити і легко в ній розібратися. Я за кілька секунд знаходила потрібні мені розділи.
Служба підтримки також працює чудово. Через кілька днів після встановлення програми, мені зателефонувала дівчина і поцікавилася, чи я розібралася з програмою, чи все пройшло успішно і чи не потрібна мені якась допомога. Трохи згодом на пошті я виявила листа, в якому докладно описувалося, як підключити деякі корисні функції програми.
До речі, сам портал також вартий пильної уваги. На ньому ви зможете знайти дуже багато корисної інформації, присвяченої організації бізнесу та особистої ефективності.