Як писати електронні листи ІТ-фахівцям 5 порад
У нашому блозі ми багато пишемо про створення email-розсилок та роботу з електронною поштою. Ми вже обговорили складності боротьби зі спамом, майбутнє email, питання захисту листового листування, а створення email-автовідповідей від служб підтримки.
Сьогодні ми продовжимо тему оптимізації процесу спілкування електронною поштою та дамо кілька порад про те, як правильно складати email-повідомлення для ІТ-фахівців.
Жодних довгих листів
Технічні фахівці з обов'язку служби часто змушені вивчати об'ємні тексти документації — і вони можуть їх прочитати і вичленувати потрібну інформацію. Однак це зовсім не означає, що їм хочеться перетворювати процес email-листування на кшталт вирішення складного технічного завдання. Часто їм простіше проігнорувати розпливчасте і вкрай об'ємне послання.
Куди ефективнішою тактикою при спілкуванні електронною поштою з розробниками та іншими «технарями» буде використання «правила 5 пропозицій». Сенс цього підходу полягає у необхідності максимального скорочення листа — звісно, у разі потреби можна використати й більше п'яти пропозицій, але у величезній кількості ситуацій і цієї кількості цілком достатньо, щоб поставити завдання чи сформулювати питання.
Один лист - одне завдання
Паттерн, при якому в одному email-повідомленні піднімаються відразу кілька завдань або задається відразу кілька питань, може збентежити і заплутати співрозмовника. Крім того, якщо в листі міститься прохання відповісти відразу на кілька питань, одержувач може вирішити, що на це піде занадто багато часу, а отже, його не варто витрачати зовсім. І навіть якщо лист не буде проігноровано, великий ризик все одно не отримати бажаного— мало хто з розробників відповідатиме на три запитання одразу, швидше за все відповідь буде отримана не більше, ніж на одне з них.
Набагато ефективніше дотримуватися правила, за якого в одному повідомленні може бути лише одне питання або поставлене одне завдання. Це дозволить одержувачу одразу зрозуміти, що від нього хочуть і значно прискорить процес листування.
Мета послання має бути зрозумілою відразу
Чіткість і ясність — найкраще, що можна вигадати при спілкуванні з технічними фахівцями. Тут навіть перестають грати таку важливу роль правила етикету — при надсиланні листа розробнику можна опустити всілякі люб'язності і з перших слів перейти до справи. Людина зовсім не образиться, а навпаки буде вдячна за економію свого часу (якщо вона знає відправника, якщо ні, то коротко представитися все ж таки необхідно).
Адресат має зрозуміти, чому пишуть саме йому
Розробники загалом не дуже люблять листи від незнайомців, проте іноді, наприклад, рекрутери можуть запропонувати свою вакансію лише в такий спосіб. І тут їм потрібно бути обережними, оскільки список речей, які дратують технічних фахівців дратує при спілкуванні з «ейчарами» поштою, досить великий.
Використання конструкцій «якщо …. то» економить час
Оскільки email — це не миттєвий інструмент спілкування, і процес отримання відповіді може зайняти день і більше, тому необхідно намагатися скоротити кількість можливих етапів дискусії. Зробити це допомагають мовні конструкції виду «якщо… то», що нагадують розгалуження.
«Хотів дізнатися, чи ти отримав відповідь від Іванова? Якщо так, то будь ласка, закінчи з вивантаженням цих даних до вівторка і напиши мені. Якщо ні, напиши йому сьогодні ще разок, а потім скажи мені, чи відповість він, добре?
Тут одразу передбачаються можливі варіанти розвитку подій, крім того, відправник одразу каже, що потрібно робити у кожному з випадків. Це серйозно заощаджує час.