Як писати службові листи, DOU
Визначтеся з метою листа
1. Навіщо це пишу? 2. Що має бути результатом цього листа?
Вкажіть характер вашого листа
Листи, що інформують про щось («Ларі Тейт буде в офісі в понеділок о 10»). Листи, які запитують будь-яку інформацію («куди ти поклав папку „Ларі Тейт“?»). Листи, які вимагають дії («Не міг би ти зателефонувати до секретаря Ларі Тейта, щоб нагадати про нашу зустріч у понеділок?»).
Зустріч з Ларі Тейтом у понеділок не може бути проведена в кімнаті 210, тому не міг би ти перевірити, чи буде вільна кімната 300, і повідомили постачальнику їжі про зміну місця зустрічі? Будь ласка, зв'яжися сьогодні зі мною по IM до 5 вечора.
Короткість – запорука отримання відповіді
Якщо є можливість, просіюйте свої чудові твори так, щоб залишилися ключові моменти. Не виходить – розділіть текст на кілька листів.
Якої саме дії ви досягаєте?
Залежно від стилю спілкування у вашій команді та обсягу внутрішньої пошти, ви можете навіть використовувати спеціальну шапку в тілі листа, що дає зрозуміти природу повідомлення.
Заберіть «тести на кмітливість» з ваших повідомлень, просто ставтеся до складання листа як до повсякденного робочого завдання. Ви не повинні боятися просити, що вам потрібно, особливо якщо вам дійсно хочеться, щоб одержувач вам допоміг.
Намагайтеся висловити суть листа у полі Subject
Зробіть так, щоб одержувач швидко зрозумів, навіщо ви надіслали йому листа і якими повинні бути його дії у відповідь. Пишіть такий Subject, який підсумовує основні моменти письма чи всю його суть. Уникайте фраз на кшталт «Привіт!», «І ще одна. », або «для вашої інформації», натомість пишіть короткий викладосновних моментів листа:
Діловий сніданок перенесений на П'ятницю @ 13:00 Нагадування: понеділок — святковий день, тому занять не буде. Запит: надіслати Ларрі Тейту zip файл повторно? HELP: Ти можеш перефрагментувати мій диск C?