Як покращити роботу рекламної агенції, Роби гроші
Уніфікуйте процес роботи над проектами
Будьте готові зіткнутися з нерозумінням працівників системи управління проектами. Вони будуть говорити, що ви «розводите бюрократію та заважаєте працювати», «вбиваєте творчий підхід», «керуєте невеликою агенцією як державою».
Впровадьте інформаційну систему
В умовах великої кількості проектів робити роботу «на коліні» не вдасться. Раджу прочитати чудову статтю про те, як інформаційна система управління проектами (ІСУП) допомагає агенціям.
Ми в агентстві використовуємо другий підхід, проте при ньому виникає потреба звикати до різних інструментів. Зараз придивляємося до нового рішення, яке дозволить поєднати в собі більшу частину інструментів.
Розділіть процес на цикли
Співробітники виробничого відділу часто нарікають на велику кількість термінових завдань та аврали, властиві будь-якому агентству. У багатьох компаніях для цього існує спеціально створена посада – трафік-менеджер. Це людина, яка розподіляє навантаження на людей усередині агентства, — «нянька» для лінивих керівників. Але трапляється так, що співробітники йдуть в обхід трафік-менеджера, звертаючись до того, від кого потрібна термінова допомога. І тут він виявляється неефективним.
Таких проблем можна уникнути, якщо поставити виробництво креативу на потік. Виділіть типові циклічні проекти у випадках, коли це можна зробити. Наприклад, цей спосіб застосовується у сфері контент-маркетингу (наповнення сайтів контентом, ведення спільнот та інших.).
ПІСКІЛЬКИ ЛЮДИ — КЛЮЧОВИЙ РЕСУРС АГЕНЦІЇ, ВІД ЇХ ПІДГОТОВКИ ЗАЛЕЖИТЬ ЯКІСТЬ НАДАНИХ АГЕНЦІЮ ПОСЛУГ І ЕФЕКТИВНІСТЬ РОБОТИ
Опишіть виробничі цикли, виділивши у проектіОсновні етапи. Наприклад, «виробництво текстового контенту – візуалізація – коригування менеджера – здавання – коригування клієнта – здавання». Закладіть час на кожен етап з урахуванням ризиків та вирахуйте тривалість циклу підготовки фіксованого обсягу матеріалу (наприклад, контент-плану на два тижні).
Виходячи з термінів виробничих циклів, розподіліть повторювані завдання: підготовка контент-плану за проектами А, Б і В відбувається в непарний тиждень місяця, за проектами Г, Д і Е - в парний тиждень місяця. Керівники можуть використовувати цей план, щоб контролювати терміни постановки завдань лінійними менеджерами.
Навчіть співробітників перед початком роботи
Оскільки люди є ключовим ресурсом агентства, від їх підготовки залежить якість послуг та ефективність роботи. Правильно збудований процес навчання співробітника може заощадити кілька місяців роботи «в полі», а зрештою і суттєво збільшити його ККД.
У нашому агентстві існує курс молодого бійця (КМБ) для співробітників кожного з відділів, а також навчання тренерів — кваліфікованих менеджерів, які займаються навчанням співробітників.
Ось із чого складається наш курс підготовки:
- Введення в бізнес, адаптація та підготовка до умов праці; навчання базовим навичкам Word, Excel і Power Point (або перевірка знання базового функціоналу, хоча частково це перевіряється на співбесіді); вивчення місії компанії;
– вивчення КСУП та ІСУП; як ведуться проекти, що таке ініціація проекту, як проекти потрапляють до реєстру, як називаються файли та теми листів тощо;
Корисно давати співробітникам завдання та тести, побічно пов'язані з діяльністю агентства, що розвивають певні якості. Наприклад, це можуть бути головоломки чи тести на логіку.