Як повинен поводитися секретар-референт

Від поведінки секретаря-референта багато в чому залежить як престиж фірми, де він працює, а часом і успіх партнерів і клієнтів фірми. Основні етичні функції, сучасні вимоги етики та класифікація секретарів (службові обов'язки).

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими та зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися у складному різноманітному потоці інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть установи.

Основні етичніфункції секретаря

Важливу роль відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

знання, пов'язані з основними напрямками діяльності фірми, її внутрішньою структурою та зовнішніми зв'язками; знаннями правових актів та додатків, що регламентують роботу фірми та її співробітників;

Сучаснівимоги етики секретаря

Щоб відповідати сучасним вимогам етики, секретар повинен мати такі якості:

мати професійний імідж;

добре володіти мовою та листом;

мати гарну пам'ять;

добре орієнтуватися у часі;

містити у порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

вміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;

освоювати розробкинових комп'ютерних програм для офісу;

бути енергійним, виявляти ініціативу;

швидко знаходити взаєморозуміння з колегами та клієнтами;

підтримувати ефективну роботу офісу без шефа;

контролювати фінанси офісу;

бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Є кілька позицій, які посідають секретарі:

На цьому рівні знаходиться посада інформатора. Тільки у цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, їй передбачено посаду OFFICE MENEGER, яка займається організацією офісу.

Найвища посада - PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора чи президента. У цьому випадку дівчина працює лише на одного шефа, відповідає на кореспонденцію, як українською, так і англійською мовами, супроводжує директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар має бути не лише виконавцем, а й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися у будь-якій ситуації. Але це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери.

Специфіка та складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на увазі, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він хіба що безліччю ниток пов'язує різні підрозділи фірми, перебуває у центрі внутрішніх проблем та її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінна.

Без особливих знань, умінь і навичок секретареві не впорається зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація,розгляд та підготовка кореспонденції для доповіді керівництву;

підготовка за вказівкою керівника та погодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, посвідчень про відрядження та інших документів;

оформлення протоколів розсилок виписок із них;

аналіз довідок та доповідей структурних підрозділів із висновками та пропозиціями щодо них;

прийом та реєстрація заяв, пропозицій та скарг від громадян;

організація прийомів відвідувачів;

Крім роботи з документами до обов'язків секретаря включаються функції бездокументарного обслуговування. Зокрема:

технічне забезпечення роботи керівника;

підготовка та організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

організація прийому працівників та відвідувачів;

організація презентацій та спеціальних прийомів гостей;

контроль за святковими та ювілейними датами;

збирання ділової інформації та її реферування за завданням директора;

збір матеріалів для доповідей та промов керівника;

ведення табеля обліку робочого дня і т.д.

Перелічені службові обов'язки можуть бути обмежені та доповнені іншими. Але і наведений список дає уявлення про специфіку секретарської роботи, у зв'язку з чим доречно розглянути основні аспекти професійної діяльності та культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна нестача часу, робота в умовах стресу. І тут рятує вміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати та приймати швидкі та вірні рішення.

Етичні вимоги до секретаря стоять нарівні з професіоналізмом і вимагають постійного вдосконалення. Від комунікабельностісекретаря залежить процвітання фірми чи організації, як сказано вище секретар повинен завжди у " формі " : ретельно і продумано одягнений і охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, вміти спокійно, без розгубленості, різкості, метушні і з гідністю вирішувати питання у межах своєї компетенції.

1. Етикет та культура поведінки секретаря-референта М.: Журнал "Управління персоналом"

2. Етикет та культура поведінки секретаря-референта. Логінова С. Видавець: Журнал "Управління персоналом", 2005

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Загальне уявлення про професію " секретар-референт " . Основні вимоги до посади. Історія походження слова "секретар". Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря, форма одягу. Обов'язки, культура ділового спілкування. Основні види прийому відвідувачів.

Майже всі напрями ділової етики мають правила, застосовні етикою поведінки у сенсі. Крім того, всі без винятку напрямки ділової етики базуються на основних нормах етики.

Етикет як манера поводитися у суспільстві. Історична довідка щодо виникнення етикету. Загальні засади міжнародного етикету. Національні особливості ділової етики та етикету. Основні характеристики етики ділового спілкування у країнах Сходу, Заході.

Концепція загальної етики. Імперативний та утилітарний принципи етики. Основні принципи етики та поведінки аудитора. Кодекс професійної етики аудиторів України Вимоги до проведення аудиту. Права та обов'язки аудиторів, встановлені законодавством.

Основні організаційні та етичні стандарти, норми та цінності організації. Етична відповідальність організації перед суспільством. Організація та управління підприємством як проблемауправлінської етики. Специфіка взаємодії фірми та співробітника.

Загальні поняття та принципи адвокатської етики. Правила поведінки адвоката з колегами та клієнтами. Етика поведінки адвоката з органами, попереднього слідства та судом. Етичні основи поширення інформації про юридичні послуги.

Історія етичних вчень. Етичні вчення стародавнього світу. Етичні вчення середньовіччя. Особливості та основні проблеми етики Нового часу. Етичні напрями у ХІХ столітті. Деякі навчання в етиці ХХ ст. Історичний розвиток моральності.

Моральні засади професійної діяльності юриста фірми. Характеристика основних етичних проблем юриста в організації: протиріччя між особистими інтересами та фірми, приховування фактів та невірна інформація у звітах, внутрішньоколективні конфлікти.

Етичні стандарти та принципи обслуговування клієнтів у сервісі на прикладі ресторанного бізнесу. Проблеми у розвитку системи обслуговування клієнтів у ресторані "Beerman & Пельмені". Заходи щодо вдосконалення організації обслуговування клієнтів.

---