Як правильно оформити покупки, здійснені працівником для організації, але власним коштом
Ситуація, коли працівник купує ті чи інші товари для організації за власний кошт, а потім просить ці гроші відшкодувати, зустрічається повсюдно і постійно. Особливо до подібних операцій схильні керівники, відмовити яким у відшкодуванні, враховуючи підлегле становище бухгалтера, досить складно. Як правильно оформити такий «підзвіт постфактум»?
Простіше не допустити, ніж лікувати
Давайте відразу розставимо крапки над «i»: випадок, що розглядається нами (коли працівник купує товар за свої гроші, а потім передає цей товар роботодавцю і хоче отримати компенсацію своїх витрат) до підзвіту ніякого відношення не має. І оформляти видачу грошей за вже куплені товари через підзвіт не можна. Більше того, ми б рекомендували взагалі уникати подібних ситуацій, оскільки навіть за грамотного оформлення (про яке ми розповімо нижче) вони або все одно залишаються в зоні ризику, або тягнуть додаткове податкове навантаження на організацію (про що ми теж скажемо нижче).
Перший: гроші на необхідні для організації товари видаються уповноваженому співробітнику заздалегідь, під звіт із зазначенням цілей, на які ці гроші мають бути витрачені. Другий: співробітникам видається доручення на здійснення покупок від імені організації та за рахунок організації. У всіх інших випадках кошти, витрачені співробітниками на благо організації, не відшкодовуються. Цей регламент, природно, потрібно затвердити наказом щодо організації та довести під підпис до кожного співробітника.
Купили не погодивши: рецепт перший
Однак, повністю виключити випадки неузгоджених покупок «за свої» регламент не здатний. Адже домогтися старанного виконання регламенту дуже складно, особливо від високопоставлених і ключових співробітників. Отже, нам не обійтися без відповіді напитання «як оформити відшкодування коштів співробітникам, які купили товар за власний кошт і без попередньо виданої відповідної довіреності». Варіантів такого оформлення два (зрозуміло, варіант оформлення заднім числом ми не розглядаємо).
Крім того, не можна забувати, що виплата за договором купівлі-продажу утворює дохід працівника. Отже, виникають питання, пов'язані з ПДФО – співробітникам доведеться самостійно звітувати за цією операцією в інспекції (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Купили не погодивши: рецепт другий
Уникнути проблем із податками дозволяє другий спосіб оформлення таких взаємин. А саме – визнання їх договором доручення. Пояснимо.
Якщо ми уважно придивимося до суті відносин, що виникають між працівником та організацією (а саме на суть відносин вимагає дивитися Цивільний кодекс – п. 2 ст. 170), то побачимо, що в цьому випадку ні організація, ні працівник не мають наміру укладати між собою договір купівлі-продажу.
Адже в подібних ситуаціях працівник купує товари, спочатку розраховуючи, що сам ними користуватись не буде, а передасть організації. Більше того, працівник передбачає (через своє посадове становище або за усним погодженням), що кошти на купівлю організація йому відшкодує. Та й організація, відшкодовуючи працівникові витрачені ним гроші, має на увазі зовсім не купівлю товару, а компенсацію витрат.
З цього випливає, що в ситуації юридично не зовсім коректно буде говорити про те, що працівник купує річ для подальшого перепродажу організації, і некоректно надалі укладати договір купівлі-продажу між співробітником і організацією. Волевиявлення обох сторін не спрямоване на купівлю-продаж. Отже, такого договору просто не може бути чиннимпрямої вказівки на це у пункті 3 статті 154 Цивільного кодексу.
Проте заперечувати, що між працівником та організацією в даному випадку склалися якісь відносини, які не охоплюються Трудовим кодексом, теж не можна. Виникає логічне питання: якщо не купівля-продаж, то що?
І відповідь на це питання досить проста - дії співробітника, який вже в момент покупки знає, що майно призначається не йому, а організації, і витрати на покупку зрештою теж несе не він, а організація, що точно відповідають діям повіреного за договором доручення . Нагадаємо, що за договором доручення (ст. 971 ЦК України) одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Права та обов'язки по угоді, вчиненій повіреним, виникають безпосередньо у довірителя.
Податки та ризики доручення
Що саме дає організації визнання аналізованої операції дорученням? По-перше, частково знімається питання зі збільшенням податкового навантаження. Адже за ДК Україна право власності на придбані товари виникає не у працівників, а одразу в організації. Це означає, що продавцем виступає не працівник, як у попередньому варіанті, а інша організація чи ИП. Відповідно є можливість надалі отримати у них рахунок-фактуру та поставити ПДВ до відрахування.
По-друге, знімається з порядку денного питання з ПДФО у працівників. Виплати при такому оформленні взаємин мають характер відшкодування понесених витрат (ст. 975 ЦК України). Таким чином, доходу у працівника не виникає, а якщо немає доходу – немає ні об'єкта оподаткування ПДФО, ні обов'язку подавати декларацію.
Але, як і будь-яка медаль, є тут і зворотний бік. Йдеться про ризики. І головний ризик тут- Відсутність письмового договору. Так, Цивільний кодекс допускає укладання договорів в усній формі (ст. 159), але одночасно каже, що угоди між юрособою та громадянином повинні укладатися письмово (ст. 161 ЦК України). І хоча порушення цього правила не робить договір недійсним (а лише позбавляє сторони права при виникненні судового спору посилатися на показання свідків – ст. 162 ГК РФ), ризик претензій з боку податкової залишається дуже високим.
Зменшити цей ризик можна шляхом оформлення різних письмових документів, що супроводжують угоду та підтверджують, що працівник діяв на користь організації. Такими документами можуть бути службові чи пояснювальні записки, звіти працівників про здійснені покупки тощо, завізовані керівником організації, а також накази чи розпорядження про виплату компенсації. При цьому в таких наказах краще прямо вказувати, що відносини з працівниками є дорученням, і, вказуючи бухгалтерії на необхідність виплати, робити посилання на відповідні статті ЦК України та чітко називати цю виплату компенсацією витрат повіреного.
Але все ж таки ще раз обмовимося: краще таких ситуацій уникати і заздалегідь видати співробітникам відповідні довіреності (зразок довіреності можна подивитися тут).