Як правильно оформити представницькі витрати ЛПЗ
Статті на тему
"Чинне законодавство дозволяє здійснювати представницькі витрати абсолютно офіційно. Для того щоб скористатися можливістю, що надається, в організації слід прийняти відповідний локальний регламентуючий документ з назвою, наприклад, "Положення про порядок здійснення представницьких витрат" (далі - Положення).
Які витрати можна вважати представницькими?Відповідно до п. 2. ст. 264 Податкового кодексу України до представницьких витрат відносяться витрати платника податків на офіційний прийом та (або) обслуговування представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків (наприклад, Наглядової ради автономної установи) незалежно від місця проведення зазначених заходів.
До представницьких належать витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації платника податків, які беруть участь у переговорах; витрати на транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення заходу та (або) засідання керівного органу та назад, буфетне обслуговування під час переговорів, а також, якщо необхідно, оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.
Для цілей оподаткування прибутку приймаються витрати, що не перевищують 4% від видатків платника податків на оплату праці за звітний (податковий) період. Казенні установи не сплачують податок на прибуток, тому їх представницькі витрати неможуть перевищувати 4%. Бюджетні та автономні установи зобов'язані вести податковий облік, навіть якщо вони мають право на застосування нульової ставки з податку на прибуток (тобто на практиці не сплачують податок на прибуток).
Як нормувати представницькі витрати?Вони нормуються наростаючим підсумком початку року. Так, якщо у першому кварталі 2012 р. представницькі витрати не здійснювалися, то у другому кварталі їх розмір може бути більшим.
Наведемо умовний приклад:
Документальним підтвердженням співробітництва може бути: підписаний чи пролонгований цивільно-правовий договір (чи державний чи муніципальний контракт – для державних установ); протокол про наміри; спільний комюнік або інший подібний підписаний двома або більше сторонами документ. При цьому не обов'язково засвідчувати печаткою ці документи (за винятком договорів чи контрактів).
Представницькі витрати можуть бути здійснені в самій установі під час зустрічі можливих замовників. Особливо це стосується так званих корпоративних клієнтів – представників страхових медичних організацій чи роботодавців, які мають намір укласти з лікувально-профілактичною установою договір на послуги для своїх працівників.
Представницькі витрати можуть бути також здійснені при приїзді можливих спонсорів. Крім того, представницькі витрати можуть здійснюватися для прийому представників сусідніх медичних установ, з якими планується або продовжується співпраця.
Автономні установи можуть здійснювати представницькі витрати під час проведення засідань наглядової ради.
Важливо!Представницькі витрати не можуть бути здійснені для святкування ювілеїв, професійних свят, днів здоров'я тощо.Ці кошти не можуть бути витрачені для прийому та обслуговування представників організацій, що перевіряють та ліцензують
"Звичай ділового обороту визнається сформоване і широко застосовується в будь-якій галузі підприємницької діяльності правило поведінки, не передбачене законодавством, незалежно від того, чи зафіксовано воно в якомусь документі".
Найчастіше для здійснення представницьких витрат потрібні готівка. Порядок їх отримання та витрачання доцільно описати у Положенні чи Обліковій політиці з метою оподаткування.
В обох випадках необхідно обов'язково передбачити:
1.У яких випадках здійснюються представницькі витрати.
2.Посади працівників установи, які відповідають за організацію представницьких заходів.
3.Порядок документального оформлення та контролю.
4.Місця проведення офіційного прийому, що оплачується за рахунок представницьких витрат.
5.Зразкову форму звіту про представницькі витрати за проведеними представницькими заходами.
У наказі (розпорядженні) слід зазначити:
• факт офіційного прийому;
• дату та місце проведення прийому;
• виділену для проведення заходу суму з додатком кошторису;
• коло осіб, які беруть участь у переговорах (учасників з боку установи не повинно бути більше, ніж представників інших організацій);
• посадова особа, відповідальна за складання звіту про переговори.
Важливо!При кожній окремій купівлі має бути два первинні облікові документи: один – підтверджуючий факт сплати грошей, інший – за що сплачені гроші
При здійсненні буфетного обслуговування для обґрунтованого списаннявитрати слід прийняти продукти та напої на склад та відпустити їх зі складу. Після завершення переговорів необхідно скласти відповідний акт списання харчових продуктів.