Як правильно оформити службове відрядження - Я – Бухгалтер

Публікується мовою оригіналу

Службові відрядження слід розглядати у межах трудового законодавства. ОднакКЗпПне наводить значення терміна “службове відрядження”. Не містить цей термін іПКУ. Тому виходити з практики застосування термінів в юриспруденції.

Так, під відрядженням у трудовому праві мається на увазіпоїздка працівника до іншого населеного пункту за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем роботи на певний строк.

Таким чином, відрядженням вважається поїздка працівника:

  • у населений пункт, відмінний від населеного пункту постійного місця роботи;
  • за розпорядженням керівника підприємства для виконання певного завдання;
  • визначений керівником термін.

Порядок направлення працівників у відрядженнянебюджетного підприємства регулюєтьсясамостійно розробленими правилами, затвердженими керівником та діючими для всіх працівників при направленні їх у відрядження. Такі правила можуть бути відображені в колективному договорі або встановлені окремим документом, наприклад положенням про службові відрядження, затвердженим керівником підприємства (далі - Положення про відрядження ).

Зокрема, такий документ може містити таке:

  • критерії, за дотримання яких поїздка працівника вважатиметься відрядженням або матиме роз'їзний характер;
  • порядок видачі авансу на відрядження;
  • Розмір добових витрат. Його можна встановити окремим наказом (див. приблизний зразок наказу про встановлення норм добових витрат для відряджень територією України та за кордон);
  • граничний розмір витрат на проживання із зазначенням обмежень при виборі житла (наприклад, заборона наймання номера класу “люкс”);
  • граничний розмір витрат на проїзд із зазначенням обмежень при придбанні квитків на залізничний та авіаційний транспорт (наприклад, заборона придбання залізничних квитків у вагони класу “СВ”);
  • порядок визначення терміну відрядження із зазначенням моменту її початку та закінчення (наприклад, якщо працівник виїхав у відрядження увечері робочого дня або приїхав зранку робочого дня, а також у разі, якщо день вибуття чи прибуття з відрядження є вихідним чи святковим днем).

Ці правила можуть бутиуніфікованими як для поїздок у відрядження територією України, так і для поїздок за кордон. Однак якщо специфіка роботи підприємства передбачаєчисельні напрямки працівників у відрядження в різні міста та країни та на різних умовах, то, на наш погляд, у правилах слід передбачити всі максимально можливі варіанти та умови, розписавшиокремо правила для поїздок територією України та за кордон. Крім цього, за потреби слід розробити правила для поїздок на територію ВЕЗ “Крим”.

Головне, щоб цей документ відповідав вимогам чинного законодавства, зокремаКЗпП таПКУ (див. приблизний зразок Положення про відрядження).

Відрядження як трудовий обов'язок працівника

З огляду на вимоги ст. 21, ст. 31КЗпП, власник або уповноважений ним органне має права вимагати від працівника виконання роботи,не обумовленої трудовим договором, у тому числі поїздки у відрядження для виконання завдань,не пов'язаних із виконанням своїх обов'язків.

Отже, направлення у відрядження за розпорядженням керівника за рахунок підприємства для виконання завдання, обумовленого трудовим договором, єобов'язковим для працівника.

Однак при цьомуКЗпПзабороняє направляти у відрядженнявагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176КЗпП ) . А жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів, можуть направлятися у відрядження тільки за їхньоюзгодою (ст. 177КЗпП ). Згода працівника має бути підтверджена його підписом у наказі про направлення у відрядження. Це поширюється також на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків.

Звертаємо увагу, що ці вимоги та обмеження поширюється виключно на осіб, які працюють на підприємстві за трудовим договором (див. також темуПорядок укладання трудового договору та прийому на роботу ). Тобто вони не поширюються на осіб, які виконують на підприємстві роботи за договором цивільно-правового характеру. Таким чином, якщо, наприклад, існує необхідність виконання будь-яких робіт у рамках укладеного цивільно-правового договору в іншому населеному пункті, то витрати на поїздкуне можуть класифікуватися як відрядження. Такі витрати враховуються у межах винагороди за цивільно-правовим договором.

Гарантії та компенсації відрядженим працівникам

Відповідно до ст. 121КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями:

  • протягом часу відрядження за відрядженими працівниками зберігаєтьсямісце роботи (посада);
  • відрядженим працівникам виплачуються:
  • добові за час перебування у відрядженні;
  • вартість проїзду до місця призначення та назад;
  • витрати на найм житла;
  • оплата праці за виконану роботу відрядженим працівникам здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праціне може бути нижчим за середній заробіток.

    • Тобто при нарахуванні заробітної плати відрядженому працівникові необхіднопорівняти суми нарахованої денної заробітної плати та середнього заробітку, обчисленого відповідно до вимог Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100:

    • якщо денна заробітна платавище середнього заробітку, то за час відрядження виплачується така заробітна плата;
    • якщовище середній заробіток, обчислений виходячи з величини доходів за два попередні місяці,то заробітна плата нараховується виходячи з величини середнього заробітку.

    На це неодноразово звертало увагу Мінсоцполітики у своїх листах, зазначаючи при цьому:

    Інших обмежень щодо відрядженьКЗпПне містить, тому всі інші правила встановлюються суб'єктом господарюваннясамостійно.

    Оформлення наказу про направлення працівника у відрядження

    Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства та оформляється відповідним наказом (розпорядженням), що містить таку інформацію:

    • прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, що відряджається;
    • пункт призначення;
    • назва підприємства, куди відряджається працівник;
    • метавідрядження;
    • термін відрядження.

    Формулювання наказу про направлення у відрядження може бути наступним.

    Після оформлення наказу інформація, що міститься в ньому, доводиться до відома працівника під розпис.

    У табелі робочого часу робочі дні перебування працівника у службовому відрядженні враховуються за буквеним кодом “ВД” (цифровому – 07).

    Видача грошового авансу при направленні у відрядження

    Законодавство не визначає, скільки днів до початку відрядження підприємство має видати аванс.Аванс має бути виданий до початку відрядження після видання відповідного наказу.

    Сума авансу розраховується виходячи з передбачуваних витрат на найм житла, проїзду та добових.

    Видача авансу на відрядження працівнику здійснюється на підставі відповідного розпорядження (наказу) керівника двома способами:

    • у безготівковій формі шляхом перерахування коштів на картковий рахунок для використання платіжної картки;
    • готівкою через касу підприємства.

    • видача особі готівки під звіт може здійснюватися тільки за умови надання їм авансового звіту за раніше отримані авансові кошти;
    • кошти видаються працівникам під звіт натермін, визначений п. 2.11Положення № 637. Порушення цих строків тягне за собою застосуваннядо роботодавця штрафних санкцій у розмірі 25 % від виданої суми відповідно до Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання обігу готівки” (далі –Указ № 436 ).

    Докладніше ці питання розглянуто у темахОблік розрахунківз підзвітними особами таШтрафні санкції за порушення норм щодо регулювання обороту готівкових коштів.

    Нагадаємо, що чинне законодавствоне містить прямих норм, які зобов'язують роботодавця (небюджетне підприємство) виплачувати аванс працівникові, який спрямовується у відрядження. Стаття 121КЗпП тільки гарантує працівниковівідшкодування понесених витрат та отримання інших компенсацій у зв'язку зі службовим відрядженням, а також вказує на виплату авансу працівникам, що направляються у відрядження,у порядку та розмірах , що встановлюються законодавством. Оскільки для небюджетних підприємств такі порядок та розміри законодавчо не встановлені, то вони самостійно визначають порядок видачі авансу та його розмір.

    Однак, на наш погляд, цей висновок порушує загальні принципи трудового законодавства, адже якщо працівник прямує у відрядження з дорученням виконати для підприємства певне завдання, то для його виконання підприємство зобов'язане профінансувати працівника.

    Нагадаємо, що згідно з п. 1 ч. 1 ст. 255КУпАПоргани Мінсоцполітики мають право складати протоколипро адміністративні правопорушення, передбачені ч. 1 ст. 41 ст. 41 1 ст. 41 2 ст. 41 3КУпАП, на підставі результатів перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання законодавства про працю. Від імені Мінсоцполітики розглядати справи про адміністративні правопорушення мають право посадові особи Державної інспекції України з питань праці та територіальних державних інспекцій праці.

    Джерело:Аверс-Бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!