Як прошити книгу обліку руху трудових книжок

Оформлення книжки обліку руху трудових книжок. Термін зберігання

Трудова книжка є документом, до якого вносяться всі відомості щодо трудової діяльності особи. Цей документ є основним підтвердженням стажу та місця роботи громадянина.

У зазначений журнал слід вносити інформацію:

про трудові книжки, що надійшли, а також вкладишів до них на підприємстві;
оформлених нових книжках для працівників, які працевлаштовуються вперше.

Оформлення зазначеного журналу має відповідати всім вимогам, що до нього пред'являються, таким як:

наявність твердої палітурки (іншими словами, неприпустиме оформлення цього документа у звичайному зошиті);
обов'язкова нумерація всіх сторінок;
наявність прошивки із зазначенням кількості аркушів, підписом керівника;
обов'язкове скріплення журналу або пломбою, або сургучною печаткою.

Як пронумерувати сторінки, прошити

Усі листи у книзі мають бути пронумеровані по-порядку, починаючи з першого.

Книга обліку має бути прошита. Робиться це для того, щоб уникнути заміни листів при її подальшому використанні.

Певного порядку прошивання на законодавчому рівні не закріплено, тому співробітники кадрової служби у разі виникнення питання, як прошивається книга обліку руху трудових книжок, користуються наступним алгоритмом:

На книзі з лівого боку шилом чи іншим інструментом робляться проколи. Відстань між проколами має бути не менше 3 см, і вони повинні розташовуватися строго по вертикалі для того, щоб не пошкодити читабельність книги при перегортанні.
Капронова нитка або інша інша, складена вкілька разів, протягується в отвори. Для міцності зшивання потрібно зробити це кілька разів.
Кінці нитки мають бути виведені на зворотний бік книги та зав'язані у вузол. При цьому потрібно залишити 6-7 см нитки.

Чи можна виправляти записи у книзі

Оскільки немає спеціальних норм, що регулюють порядок внесення виправлень до книги обліку, під час здійснення зазначених дій слід керуватися пп. 4.2, 4.3 положення «Про документи та документообіг у бухгалтерському обліку» (утв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105).

Це пояснюється тим, що в книзі обліку руху трудових книжок відображаються відомості про документи, що надійшли, а також кошти, витрачені на первинне оформлення трудової (при працевлаштуванні вперше), а значить, зазначений документ може бути визнаний первинним обліковим документом і виправляти в ньому помилки слід за зазначеним правилам.

Так, помилкову інформацію слід закреслити однією лінією, залишивши при цьому текст, що читається. Над закресленим текстом слід записати правильну інформацію. Далі співробітник, який вчиняє зазначені дії, має поставити позначку: «Виправленому вірити», а також дату та свій підпис.

Як оформити опломбування Зразок опломбування

Як мовилося раніше вище, відповісти питанням, як опломбувати книгу обліку трудових книжок, можна виходячи з подп. 4 п. 41 правил ведення та зберігання трудових книжок. Вона має бути скріплена одним із способів:

На практиці скріплення сургучною печаткою використовується мало, оскільки при цьому може виникнути низка проблем:

Необхідне виготовлення спеціального друку, найчастіше латунного.
Необхідно придбання сургуча та його розпалювання.
Неміцність друку. Сургуч має властивість з часомруйнуватися.
Листи, розташовані під печаткою, матимуть нерівну поверхню, що може призвести до неакуратності при заповненні журналу.

Найчастіше використовується опломбування паперовою пломбою з використанням напису керівництва. Але цей спосіб теж неправильний, оскільки пломба повинна відповідати параметрам згідно з ГОСТ 31282-2004.

Найзручнішим способом пломбування буде використання плівкової пломби. На поверхні такого носія нанесені унікальні знаки, за бажанням замовника можливе нанесення відповідних логотипів та ін. При спробі відклеїти таку пломбу на ній з'явиться відповідний запис, який свідчить про несанкціоноване розкриття.

Книга обліку руху трудових книжок обов'язково має бути прошита, її сторінки пронумеровані. Більше того, зазначений документ має бути скріплений або сургучною печаткою, або пломбою.