Як роботодавцю захиститись від шантажу з боку «шкідливого» працівника
Ввідна інформація
Зіткнутися практично з так званим кадровим шантажем доводиться майже кожному кадровику або бухгалтеру, який виконує його обов'язки. Як правило, за допомогою шантажу працівник намагається «вибити» собі якісь поблажки. І в таких випадках у роботодавця завжди є варіанти: погодитись чи сперечатися. Рішення зазвичай приймається з урахуванням можливих трудовитрат і витрат часу.
Але бувають і ситуації, коли працівник «воює» під прапором Трудового кодексу, що називається, із принципу. І у такій ситуації йому доводиться протистояти. Основний принцип такого протистояння – правильне оформлення всіх документів.
Відмова від підпису
Трудовий кодекс вимагає майже всі важливі документи вручати співробітнику під підпис. Працівники це знають і часто намагаються шантажувати роботодавця тим, що не підписуватимуть документ, тим самим блокуючи його дію.
Проте з таким шантажем упоратися досить просто. Адже механізм боротьби передбачено тим самим Трудовим кодексом (див., наприклад, ст. 193 ТК РФ). При відмові співробітника від підписання документа цей факт потрібно зафіксувати, склавши акт у присутності «зрозумілих» — двох, а краще за трьох працівників (бажано не пов'язаних по службі з тим, хто відмовляється від підпису).
Ця процедура виглядає так. Співробітнику у присутності «зрозумілих» зачитується той документ, від підпису про ознайомлення з яким він відмовляється. Потім йому пропонується поставити свій підпис, що засвідчує, що документ ознайомлений. Якщо він такий підпис ставити відмовляється, «зрозумілі» та працівник, який зачитував документ, підписують відповідний акт.
У цьому акті вказуємо дату, місце тачас «дійства», і навіть перелік осіб, присутніх під час складання акта. Потім викладається суть: який саме документ (назва, реквізити), ким і кому було зачитано. Далі фіксується факт відмови від підпису. Також можна зробити відмітку, що акт складено в присутності працівника, що відмовився, і пред'явлений йому для підпису.
Описаний акт може виглядати приблизно так:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Лампас»
Мною, провідним спеціалістом відділу кадрів Проніною І. П., у присутності: заступника керівника експедиційної служби Столярової І. П; товарознавця Павлової Н. С; секретаря Іванова Р. П.; менеджера відділу експедиції Карлова П.С.,
З актом ознайомлено: менеджер відділу експедиції /Карлов П.С./ Карлов П.С. від ознайомлення із актом відмовився.
Факти, викладені в Акті, підтверджуємо: Заступник керівника експедиційної служби Столярова /Столярова І.П/ Товарознавець Павлова /Павлова Н. С/ Секретар Іванова /Іванова Р. П./
Провідний фахівець відділу кадрів Проніна /Проніна І. П/.
Цей документ підшивається та зберігається разом з тим, від ознайомлення з яким працівник відмовився. Відповідно, з моменту підписання такого акта працівник вважається належним чином ознайомленим з документом. Аналогічним чином треба чинити і у випадку, якщо працівник взагалі відмовляється з'явитися для ознайомлення з документом. Про це складається акт, де фіксується факт спроби ознайомлення співробітника з документом та його дії згідно з цим.
Не забрав трудову книжку
Ще одна поширена ситуація, коли працівник намагається «заробити» на роботодавцеві, — ухилення від отримання трудової книжки під час звільнення. Розрахунок тут простий: видача трудової книжки є обов'язком роботодавця.Без трудової книжки працівник позбавляється можливості працевлаштуватися, а отже, роботодавець, який «утримує» трудову книжку, має сплатити за час такого вимушеного прогулу.
Потрібно зауважити, що якщо роботодавець вчасно не почне протидіяти подібним діям співробітника, шанс оплатити такий «прогул» справді високий. Що ж слід зробити, якщо працівник не з'явився за трудовою книжкою в останній робочий день?
Нагадаємо: згідно зі статтею 84.1 ТК Україна видати трудову книжку потрібно саме у день припинення трудового договору. У тій нормі говориться, як вчинити, якщо у день припинення трудового договору видати трудову книжку працівнику неможливо у зв'язку з його відсутністю чи відмовою її отримання. Потрібно направити працівникові повідомлення про необхідність або з'явитися за трудовою книжкою, або дати згоду на відправлення поштою. І далі зазначено, що з дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
З цього робимо такі висновки. Якщо Кодекс зобов'язує видати книжку в останній день роботи, то і направити повідомлення, якщо працівник за книжкою не з'явився, треба цього ж дня. Благо поштові відділення працюють до 20 годин, а є зовсім цілодобові. Повідомлення оформляємо за підписом уповноваженої особи (керівника відділу кадрів, директора її заступника) із додатком печатки організації. Саме повідомлення надсилаємо поштою або кур'єрською службою з обов'язковим описом вкладення та повідомленням про вручення. Адресу беремо з особистої картки працівника. Квиток, що підтверджує відправлення повідомлення, зберігаємо в особистій справі працівника. Туди ж поміщаємо копію (або другий екземпляр) надісланого повідомлення.
Зверніть увагу, що до моменту отримання відпрацівника згоди на пересилання книжки поштою, роботодавець повинен зберігати її в себе. Більше того, у статті 84.1 ТК Україна сказано, що за письмовим зверненням працівника, який не отримав трудової книжки після звільнення, роботодавець зобов'язаний видати її не пізніше трьох робочих днів з дня звернення працівника.
Таким чином, алгоритм дій тут досить простий: працівник не з'явився за трудовою книжкою → того ж дня надсилаємо повідомлення → чекаємо на відповідь або самого працівника.
Не з'являється на роботі
Йдемо далі. Різновид ситуації з трудовою книжкою: працівник перестав ходити на роботу, але при цьому заяви про звільнення не подає, на прямий контакт із роботодавцем не йдеться. Розрахунок тут на те, що його звільнять, а він потім доведе поважність причини відсутності на роботі та отримає компенсацію.
Відповідно, протистояти цьому роботодавець може просто: достатньо не звільняти такого працівника. Але, ясна річ, що відсутньому співробітнику і заробітна плата не повинна нараховуватися. Тому тут важливо фіксувати сам факт відсутності. Робиться це так: безпосередній керівник відсутнього співробітника складає на ім'я керівника організації доповідну чи службову записку. У ній викладаються факти: співробітник не з'явився на своєму робочому місці, вказується час, коли він мав прийти на роботу та час складання записки. Також наводяться відомості про те, чи були спроби зв'язатися зі співробітником і які результати цих спроб.
Керівник організації, отримавши доповідну записку, ініціює процедуру подальшого оформлення. Зокрема, дає вказівку кадровій та (або) юридичній службі підготувати акт про відсутність співробітника на робочому місці. Для цього документа ДержкомстатУкаїни не встановив уніфікованої форми, тому складається він у вільній формі. У ньому вказується ПІБ та посада співробітника, відсутнього на робочому місці, дата відсутності, скільки робочих годин був відсутній співробітник (тому краще складати акт вже наприкінці робочого дня). Далі обов'язково фіксується дата та час складання самого акта, вказується, хто і на підставі чого його склав. Крім цього, в акті фіксуємо, хто був присутній при складанні цього документа. Після цього всі присутні підписують акт. Рекомендуємо запрошувати для складання акта безпосереднього керівника відсутнього працівника, а також двох-трьох працівників з інших підрозділів організації (щоб забезпечити відносну незалежність та неупередженість при складанні документа).
Цей акт додається до доповідної чи службової записки, що послужила основою його складання, і передається особі, що відповідає організації за облік робочого дня. На підставі названих документів роботодавець має право проставити у Табелі обліку робочого часу відмітку про відсутність співробітника з нез'ясованої причини («ПН», або 30; див. Постанову Держкомстату України від 05.01.04 № 1). Надалі акт та доповідна записка підшиваються в особисту справу співробітника. У разі тривалої відсутності працівника на робочому місці подібні акти потрібно складати на кожен день відсутності та підшивати у його особисту справу.
Про дії роботодавця в ситуації, коли працівник не з'являється на робочому місці, див. також «Що робити, якщо працівник зник».
Вагітні робітниці
Окремо варто сказати про різні способи шантажу, пов'язані з вагітністю робітниць. Тут ситуації зазвичай розвиваються за двома сценаріями. Перший - провокування розірваннятрудового договору з ініціативи роботодавця, звільнення та подальше пред'явлення претензій, що на момент звільнення робітниця була вагітна і, відповідно, звільнення є незаконним. Друга — фактична відмова від роботи вагітною співробітницею з розрахунком на те, що звільнити її за прогули та інші порушення ТК Україна не дозволяє.
На жаль, у першій із описаних ситуацій роботодавцю від шантажу захиститися практично неможливо. Єдине, що можна зробити в такій ситуації — перевірити реальність виданої довідки і, якщо з'ясується, що вона є підробленою, ініціювати кримінальне переслідування співробітниці. Таку перевірку роботодавець може організувати самостійно, направивши запит до організації, яка видала довідку, або клопотати перед судом, якщо справа дійшла до судового розгляду. Пам'ятайте, що ключовим моментом у подібних суперечках є дата вагітності, яка на початкових термінах встановлюється за словами жінки і надалі уточнюється за результатами медичних оглядів. На цьому уточненні можна зіграти, відстоявши законність звільнення.
Також законність звільнення можна спробувати обґрунтувати посиланням на зловживання правом. Але тут знадобляться докази несумлінних дій співробітниці. Наприклад, значна і нічим не пояснювана тимчасова перерва між звільненням та зверненням до суду, свідчення свідків про факти шантажу тощо.
Якщо ж довідка та дати вагітності сумнівів не викликають, то співробітницю доведеться поновити на роботі з виплатою всіх належних сум (п. 25 Постанови Пленуму Верховного Суду України від 28.01.14 № 1).
З другою ситуацією все трохи простіше. Так, звільнити таку прогульнику роботодавець не має права, але й платити їй заробітну плату він також не зобов'язаний. А отже, у цьому випадку треба діяти так само, як і в ситуації зі зниклим працівником, описаною вище. Тобто фіксувати факти прогулів у кадровій документації.
Купити веб-сервіс для ведення кадрового обліку, розрахунку зарплати, внесків та ПДФО