Як швидко та економно організувати бізнес-поїздку
Ділові поїздки – невід'ємна частина бізнесу. Відрядження за кордон до ділових партнерів, відвідування міжнародних інвестиційних форумів, участь у регіональних виставках, візити ввічливості до компаньйонів-підрядників — у середньому за рік на компанію припадає від кількох десятків до кількох сотень поїздок. І кожен виїзний захід пов'язаний із масою організаційних питань, які потрібно терміново вирішити і, бажано, з мінімальними витратами часу та коштів. Чи це можливо?
Посада тревел-координатора (або тревел-менеджера) вже давно перестала бути екзотичною. У штаті практично кожної компанії складається спеціальна людина, головне завдання якої — організовувати ділові поїздки та відповідати за те, щоб шеф долетів до місця призначення в салоні бізнес-класу, оселився в готелі, що відповідає його статусу, їздив на переговори у зручній для себе машині. а вільний від справ час проводив з користю та задоволенням. Оскільки під час поїздки шефа традиційно супроводжують перші (а іноді й другі) особи компанії, то менеджеру з організації ділових поїздок необхідно подбати про групу супроводу. При цьому він повинен максимально заощадити гроші компанії і дотримати її travel policy — зведення рекомендацій і вимог щодо того, яким класом який менеджер повинен за статусом летіти в літаку, чи повинен він їхати в поїзді в купе або СВ і в який клас готелі йому належить зупинитися . Так як ідеально організувати подорож не під силу жодному, навіть самому кмітливому менеджеру, на допомогу приходять спеціальні агенції з організації ділових поїздок.
Можуть усі?
«Основне завдання агентства з організації ділових поїздок, і нашого в тому числі рішеннябізнес-проблем, пов'язаних з туристичною складовою компанії-клієнта: бронювання та оформлення авіа- та залізничних квитків, розміщення в готелях, організація транспортного обслуговування, консультації з візових та міграційних питань, а також організація заходів (MICE – Meetings, Incentives, Conferences and Events ) — все це входить до спектру послуг, що надаються корпоративним клієнтам, — розповідає Директор Департаменту по роботі з корпоративними клієнтами, компанії «Тревел Менеджмент Консалтинг» Юлія Кропивка. — MICE-напрямок слід зазначити особливо, тому що організація корпоративних ділових та розважальних заходів завжди пов'язана із залученням додаткових ресурсів як трудових, так і творчих. Особливо це стосується заходів із великою кількістю учасників, яких потрібно не лише нагодувати-напоїти, а й розважити, причому так, щоб кожному було весело та цікаво». «Співпраця з тревел-агентством дозволяє значно скоротити витрати, підвищити ефективність організації поїздок, спростити фінансову та бухгалтерську звітність, — ділиться досвідом фахівець із роботи з корпоративними клієнтами компанії «Інтураеро» Сергій Федорєєв. — Крім повного спектра послуг, що пропонуються агентствами: оформлення авіаквитків (у тому числі електронних та PTA), оформлення залізничних квитків, бронювання готелів, транспортне обслуговування до України та за кордоном, оформлення запрошень для іноземців, оформлення віз для громадян України, організація VIP-зустріч та проводів в аеропортах, організація корпоративних заходів — в агентствах, які існують на ринку тривалий час і мають багатий досвід, нададуть статистичну та аналітичну звітність, запропонують укласти тристоронні договори з авіакомпаніями на наданнязнижок для замовника».
Агент 007
Думка, що агенції наживаються на наївних і недосвідчених клієнтах, існує рівно стільки, скільки існує цей напрямок бізнесу, а саме з 1993 року, коли в Москві відкрилися перші фірми з організації ділових поїздок. Ця думка неправильна лише частково. Принаймні, нам стали відомі деякі хитрощі агентств, що мають кодову назву «приховані збори».
Ухиляння № 1. Агентство пропонує вам квитки на літак за ціною, що на 300 рублів перевищує вартість, вказану в квитку. На справедливе питання про те, чому ціни відрізняються, слідує загадкова відповідь: «300 рублів — обов'язковий збір ТКП». Що за ТКП? Коментує Сергій Федорєєв з агентства «Інтураеро»: «ТКП (Транспортно-клірингова палата) — це виконавчий орган управління в системі взаєморозрахунків на повітряному транспорті, який було засновано авіакомпаніями України та країн СНД майже 15 років тому. Головною метою ТКП є забезпечення розрахунків щодо виручки між агентствами та авіаперевізниками. Наразі ТКП об'єднує понад 200 авіакомпаній, таких як «Уральські авіалінії», «Авіаційні лінії Кубані», ДМК «Україна», «Владивосток-авіа» та інші. Але жодних зборів із авіапасажирів ТКП не практикує. Отже, підвищення ціни на квиток — повністю на совісті агентств, які практикують приховані збори».
Ухиляння № 2. Агентство пропонує вам нерозмірно великі в порівнянні з існуючими в аналогічних агентствах знижки на бронювання квитків та місць у готелях. Насправді в основі будь-якої знижки лежить накрутка. Тобто агентство збільшує стандартну вартість квитка, припустимо, на 15%, а вам на честь чергової акції пропонує знижку в 10%. В результаті вам здається, що ви заощадили, а агентство отримує нелише гроші, а й задоволеного клієнта.
Цікаво, але невигідно! Заробити багато грошей виключно на організації бізнес-подорожей не вдасться. За офіційними даними, рентабельність ринку цих послуг становить 4,5%, а чистий прибуток — 1,5-2% від обороту. Звичайно, якщо не враховувати прихованих зборів, які насправді є чистою водою шахрайством. Такі скромні бізнес-показники пояснюються тим, що головним джерелом доходу цих агентств є, перш за все, комісійні від авіакомпаній та готелів за користування їхніми послугами. Звідси і відносно невелика кількість компаній, що займаються організацією ділових поїздок. «У Москві набереться від сили 40 фірм, які покривають 80% попиту на подібні послуги, - розповідає Сергій Федорєєв. — Можна сказати, що ця ніша заповнена, а нові гравці, якщо й з'являться, то особливої конкуренції нам не складуть. По-перше, технології у всіх приблизно однакові, по-друге, у тих, хто першим вийшов на ринок організації бізнес-поїздок, зв'язки міцніші і надійніші, а по-третє, не так просто знайти професіоналів у нашій справі. Вчорашнім студенткам інститутів туризму доводиться працювати кілька років, щоб освоїти нюанси та вивчити специфіку нашого бізнесу. Так, організація бізнес-подорожей не найвигідніший бізнес, тому що основний дохід становлять комісійні від авіакомпаній та готелів, але він дуже динамічний і цікавий».
Вигоди, ризики, страховки Головна і безумовна перевага всіх агентств з організації ділових поїздок - економія часу тревел-менеджерів великих і малих компаній. Те, на що непрофесіонал витратить кілька днів, досвідчений співробітник агентства організує за кілька годин. При цьому дасть гарантію, забезпечить доставку документів до офісу таподбає про те, щоб врахувати такі, начебто, незначні побажання клієнта, як крісло в літаку біля вікна. Другий не менш важливий момент — відповідність витрат на поїздку виділеному для цього фінансуванню. «Зараз, коли рядок «travel» у бюджетах великих компаній значиться на третьому-четвертому місці, питання економії витрат на ділові поїздки стає як ніколи актуальним, і в інтересах будь-якого клієнта оптимізувати пов'язані з цим витрати, — пояснює Юлія Кропивка. - Простий приклад. Ви часто літаєте до певних міст літаками певної авіакомпанії. Ведучи та аналізуючи статистику послуг, що купуються, агентство, виступаючи перед постачальником послуг від імені вашої компанії, може погоджувати привабливі тарифи, закріпивши їх додатковою угодою між усіма сторонами — учасницями договору. Здавалося б, це елементарні речі, але комбінуючи та аналізуючи такі параметри, можна досягти істотних результатів у зменшенні витрат компанії». Що стосується ризиків, то головна небезпека для клієнта - помилитися у виборі агентства. Якщо вам не пощастить, і ви зв'яжетесь з недосвідченим гравцем на ринку, цілком можливі такі неприємності, як невідповідність між датами закриття візи та відльоту, відсутність трансферу після прибуття, незаброньовані місця в готелі і, як наслідок, відмова при поселенні… При цьому саме агентство, відмовляючись від заброньованих місць у готелі, поїзді чи літаку, практично нічим не ризикує. У цьому випадку штраф готелю чи авіакомпанії платить клієнт. Зверніть увагу, що деякі агенції стягують неустойку і за свій даремно витрачений на клієнта час.
Думка експертаЯк правильно вибрати агентство з організації ділових поїздок?Юлія Кропивка, Директор Департаменту з роботи зкорпоративними клієнтами«Тревел Менеджмент Консалтинг»:
— На українському ринку багато компаній ще не готові дорого платити за послуги, бо складно оцінити всі зусилля, витрачені на їх надання. І багато тревел-компаній орієнтуються на фінансову складову послуг, обираючи «найцікавіші» за ціною пропозиції, забуваючи про якість, що включає оперативність і актуальність наданої інформації. Також не забувайте, що компетентне агентство має самостійно аналізувати та оптимізувати витрати вашої компанії. Мої особисті рекомендації: при виборі агентства орієнтуйтеся не лише на вартість послуг та надану інформацію, а й на відчуття особистого знайомства з його співробітниками. Знайомство «на території» агентства дозволить вам оцінити робочу обстановку в колективі, який обслуговуватиме вас.