Як складати та читати звіт з інтернет-реклами
№1. Найдоступніший спосіб для забезпечення регулярної звітності – створення регулярного завдання у календарі MS Outlook з повідомленням як користувачам, так і виконавцю звіту.
Яка інформація має бути у звіті?
Щоб скласти повний список інформації, яку потрібно бачити у звіті, дайте відповідь на запитання: за яке завдання ви повинні звітувати?
Хто є користувачем цього звіту?
Користувач звіту – це співробітник, який приймає на основі звіту рішення. Користь звіту вимірюється користю рішень, прийнятих з його основі, кожному користувачеві потрібна своя информация.
- комерційний керівник;
- керівник з маркетингу;
- спеціаліст.
Від рівня користувача звіту залежать і рішення, які будуть ухвалюватися на його основі.
№3. Перевірте, чи всі користувачі звіту одержують потрібну для себе інформацію з цього звіту.
УВАГА! На практиці дуже часто зустрічаються ситуації, коли один співробітник поєднує кілька ролей, але це не скасовує попереднього абзацу.
Як часто готувати звіт?
Залежно від рівня користувача звітів відрізняється і періодичність їхнього надання. Як правило, вона не залежить від специфіки конкретного бізнесу та в цілому вкладається в наступну періодичність:
№4. Для фахівця звіт готується щодня, для керівника з маркетингу – щотижня, для комерційного керівника – 1 раз на місяць.
У чому робити звіт?
Інше важливе питання, в якому додатку готуватизвіт. На практиці найчастіше зустрічаються такі варіанти: Excel, Word, Power Point, PDF, рідше – у компаніях із високоорганізованими бізнес-процесами корпоративна CRM система запитує дані від сторонніх систем та формує звіти.
На мій погляд, найкращий варіант – Excel:
- можливість створення динамічних математичних моделей, за якими розраховується частина показників у звіті (CPC, CPA, ROMI), що дозволить користувачеві «грати з цифрами», якщо буде потреба;
- можливість візуалізації таблиць у графіках та діаграмах;
- можливість роботи з великими обсягами даних (сортування, фільтри), що полегшить завдання користувачеві під час аналізу.
№5. Робіть звіти у Excel. Після того, як вони будуть повністю відпрацьовані, інтегруйте їх у вашу систему CRM.
№6. Встановіть один раз правильне налаштування області друку – користувач скаже вам спасибі.
Як краще надсилати звіт?
Звіт можна надсилати електронною поштою, можна викладати у відкритий доступ (наприклад, Google docs), можна привозити роздруковану версію особисто, надсилати через месенджери та ін.
Найбільш ефективний спосіб надсилання звіту – це відправлення електронною поштою:
- Користувач отримує сигнал про те, що потрібно прочитати звіт (при викладанні в загальний доступ – це не завжди можливо);
- фіксується дата та час надсилання звіту (при передачі роздрукованого звіту – цього не відбувається);
- звіт зберігається вісторії листування (часто роздруковані звіти та файли, надіслані через месенджери, не зберігаються).
Під час надсилання листа встановіть стандартну тему, щоб користувач згодом зміг відфільтрувати всі звіти від вас на одну тему і знайти потрібний. Якщо ви надсилаєте кілька типів звітів, установіть кілька змінних у стандартних темах: щоденний звіт, щотижневий звіт, звіт за підсумками місяця . Їх краще розташувати на початку листа, знову ж таки для зручності сортування та фільтрації.
Якщо ви підрядник, а не штатний спеціаліст, можна включити в тему листа назву своєї компанії, за яким користувачеві також буде простіше згодом відфільтрувати пошту та знайти потрібну інформацію: адже підрядників у нього може бути багато. З цієї причини не потрібно писати в темі листа назву компанії-замовника.
Навіщо готувати звіт руками?
По-друге, людині завжди приємніше спілкуватися з людиною, а не з програмою, яка готує звіти.
По-третє, звіти, підготовлені програмою безвідповідальні, оскільки щодо них фактично нема кому поставити питання, тобто зв'язок односторонній.
Але, знову ж таки, якщо подивитися з іншого боку на підготовку звітів у ручному режимі, можна знайти й переваги, такі як:
- "перевірка на нормальність"
Під час підготовки звітів у кожному даному випадку ви повинні самі визначити для себе, що є норма, а що – відхилення від норми.
- самоперевірка та діагностика
№8. Робіть звіт руками, вдаючись до автоматизації лише за відпрацьованого вручну процесі. Для скорочення впливу людського фактора додайте до звіту діагностику за допомогою функції ЯКЩО.
Чи потрібні у звіті слова?
Чи потрібно включати до звіту текстову інформацію чи лише цифри? З одного боку, слова – це завжди суб'єктивний погляд того, хто готує звіт, проте можна звести суб'єктивізм до мінімуму, якщо встановити прості правила подання у звіті текстової інформації.
Який із двох варіантів, на вашу думку, більш інформативний?
На мій погляд, другий варіант корисніший для прийняття рішень, він був підготовлений за допомогою технології SMART:
З 21.02 до 22.02 – Визначено в часі.
За рахунок додавання низькочастотних запитів із статистики відвідувань – Досяжно.
Що призвело до збільшення кількості кліків з 1115 до 1256 кліків за тиждень – Вимірювано.
Окремий пункт – це прочитання звітності. Як часто всі ми при отриманні звітів побіжно з важливим виглядом переглядаємо його, думаючи про себе – хлопці працюють, отже, все добре, вони знають свою справу, все під контролем.
Не трапляйтеся на це! Контроль – це споглядання, авплив у разі відхилень.
Щоразу, коли надходить звіт – абстрагуйтеся від зовнішніх факторів, максимально видаліть всі можливі елементи, що відволікають: можна роздрукувати звіт і піти в окреме приміщення, можна надіти навушники і включити спокійну мелодію, загалом, для кожного рецепт свій – важливо наблизитися до напівмедитативного стану, яке дозволить уважно у всіх деталях розглянути звіт та знайти там саме ті пункти, в яких потрібна ваша участь.
Уважно прочитайте звіт і знайдіть щонайменше три питання, на які вам потрібно отримати відповідь. Запишіть ці запитання та досягніть від виконавця змістовної відповіді на них. Якщо при відповідях виконавець ніби уникає прямої відповіді, значить, ви близькі тому, щоб знайти дійсно важливу інформацію. І справа тут не в тому, що хтось когось намагається обдурити – просто той, хто готує звіт, не завжди представляє у повному обсязі всю важливу для вас інформацію.
За регулярної практики трьох питань у вас поступово напрацюється своя методика перевірки.
№10. Ніколи не пропускайте перевірку звіту. По кожному звіту у вас має бути щонайменше три питання. Абстрагуйтеся від усього, що відволікає, перевіряючи звіт.