Як створити організацію Порядок на робочих місцях, Робота, кар’єра, бізнес
Кілька днів тому я був свідком сліз щастя на обличчі керівника, з яким працював консультантом. Дай бог кожному консультантові це видовище, та частіше. А робили ми з цим керівником прості дії в галузі роботи з документами, але настільки базові, що деякі з них нехтують зі схильності ускладнювати предмет.
У цих дій лежить поняття «порядок».
За тлумачним словником української мови, «порядок» — це «стан упорядкованості, налагодженості, організованості; правильне розташування, належний вигляд чогось». В аспекті адміністрування "порядок" визначається як "становище речей, коли все знаходиться на своєму місці і використовується за призначенням". Я зазвичай використовую саме цю дефініцію, оскільки вона конкретніша.
Керівники найчастіше наказують «навести лад на своїх робочих місцях», не пояснюючи людям, що вони вкладають у поняття «порядок», а потім дивуються, що порядку так і не додалося. Замість порядку люди наводять естетику. Що також добре, і навіть дуже похвально. Але ці два поняття не взаємозамінні.
Ось приклад. Стіл працівника завалений паперами, які стосуються абсолютно різних проектів. На столі немає живого місця, сотні аркушів паперу переплуталися між собою, частина їх пом'ялася, на чомусь стоїть недопита чашка з кавою. Поверх цього, криво з'їхавши на один бік, примостилася клавіатура комп'ютера. Ящики столу ніколи не відкриваються, тому що ніхто не збирається розбиратися з макулатурою, яка там накопичилася.
Я впевнений, що у вашій організації такого немає на жодному столі. Але я іноді стикаюся з деякими проявами первозданного хаосу, оскільки бачу велику кількість організацій.
Отже, керівниквіддає розпорядження «навести лад». Що робить працівник? Він складає всі папери акуратною чаркою, чітко відформатованою по А4. Виходить колона заввишки аршин. На столі нічого більше немає. Чашку помили. У стіл так ніхто й не заглядав, бо не стирчить. Чи це порядком?
Ні, навіть якщо застосувати лише визначення тлумачного словника. Наведено лише естетика. Папери не розсортовані за типами, не марковані, їм не призначено місце, де їх можна буде легко знайти. Їх складно чи неможливо використати.
Я зазвичай не прошу людину «навести порядок», якщо вона спочатку не розуміє цього визначення у його точному значенні. Я прошу зробити ряд конкретних послідовних дій на робочому місці.
Перше - людина витягує всі папери звідусіль, включаючи ящики столу та шафи, де вони лежать не підшиті та нічим не помічені. На столі утворюється велика купа мотлоху.Друге - людина сортує папери, підшиваючи в швидкозшивачі папери одного типу. Якщо цього вимагає логіка – у календарному порядку. Сміття — окремий тип документів, у нього потрапляють усі застарілі, які не мають архівної цінності. Це треба перевірити, уточнивши в інших співробітників, яких «сміття» може ставитися.
Третє - сміття викидається. Ця дія називається «розхламлення».
Четверте — кожен скорозшивач та кожна папка, до якої помістили документи, позначаються та маркуються, щоб було зрозуміло, який тип документів у ній міститься.
П'яте — на першій сторінці обкладинки кожної папки або швидкозшивача прикріплюється листок із переліком документів (тільки якщо потрібно — наприклад, у папці «рахунки за період» з календарним методом підшивки такий перелік не потрібний, тому що все й без того зрозуміло).
Шосте — на столі у співробітника встановлюються три лотки (кошики) для паперу.
Підсумок :все папери або підшиті і марковані, або з ними працюють і вони знаходяться в лотках. Лотки використовуються строго за призначенням, немає нічого зайвого чи простроченого. Верхній та нижній лотки спорожняються щодня. У ящиках столу немає жодного паперу (ну, можливо, папки з архівом). Це – порядок.
Ось тепер можна наводити естетику. Якщо ви зробите так, щоб усі до одного співробітники підтримували на столах порядок, в організації буде менше хаосу, чи не так?
Тепер можна переходити власне до дії створення організації. Полягає воно ось у чому: керівник повинен почати знімати з себе функції рядових співробітників, які він виконує, та передавати їх іншим людям. За однією, ретельно підбираючи кандидатів. Зрештою, перевантаження не просто знизиться — воно зникне взагалі, запанує ефективність, і буде вам щастя.
Для початку потрібно визначити, яка функція забирає у вас найбільше часу. Потім описати всі необхідні дії щодо цієї функції, зібрати описи всіх кроків у цій справі в інших співробітників. Керівник робить повну добірку довідкової літератури (у достатньому, не завищеному обсязі) та матеріалів, які дійсно треба вивчити, щоб виконувати роботу на цій посаді. Потрібно також створити глосарій (словник) складних термінів. Прикладаються всі бланки, з якими має працювати виконавець із зразками їх заповнення та позначкою, звідки їх брати та кому віддавати.
Потім посаду підбирається співробітник. Він вивчає ці матеріали, проходить тренування (розробте йому завдання), потім працює під наглядом досвідченого співробітника доти, доки не буде очевидним йогокомпетентність. Після чого керівник залишає щасливого співробітника працювати, а сам знімає з себе так само посаду.
Це створює організацію.
Я насправді тут описав технологію, яка здатна зайняти вас на кілька місяців. Шкода, якщо хтось не оцінить її належним чином. Решті щасливчиків рекомендують використовувати цю статтю як інструкцію.
І моїм досвідом можна скористатися. Я радий їм поділитись.