Як уникнути помилок у заявках на участь у закупівлях, аукціонах, торгах, тендерів з 44-ФЗ

Помилки можуть призвести до відхилення заявок та розірвання виграних контрактів. Тому важливо знати, які бувають помилки, та звернути увагу на найпоширеніші.

Виконуйте рекомендації замовника в оформленні заявки

Замовник не має права встановлювати обов'язкові вимоги до оформлення заявки, але може включати рекомендації щодо її заповнення. Їхнє знання зніме частину питань під час підготовки документів.

Зверніть увагу на формулювання згоди учасника на постачання товарів та оформлення інформації про характеристики товару та товарний знак.

Неправильне подання згоди та помилки в описі конкретних характеристик — найпоширеніші причини відхилення заявок.

Дізнайтесь вимоги законодавства та замовника

Вимоги до заявки прописані у 44-ФЗ, причому замовник має право вказати власні в рамках законодавства. Він може змінювати вимоги, тому обов'язково слідкуйте за змінами документації.

Прикріпіть банківську гарантію, якщо вибрали її як забезпечення заявки у конкурсі.

  • Прикріпіть виписку з ЄДРЮЛ, копії установчих документів, довіреності, ліцензії та інші документи, які потрібні у заявці. Окремо у вільній формі декларується приналежність до малого бізнесу та відповідність єдиним вимогам до учасників торгів:
  • компанія не перебуває у процесі ліквідації та не призупинила діяльність,
  • у компанії немає недоїмок з податків і зборів,
  • компанія не знаходиться в реєстрі несумлінних постачальників (якщо замовник вказав таку вимогу у своїй закупівельній документації),
  • у керівника, головного бухгалтера, членів виконавчого органу немає судимостей щодоекономічним злочинам,
  • ІПН засновників, колегіального органу, особи, яка виконує функції одноосібного виконавчого органу учасника закупівлі,

    • Самостійно готувати таку декларацію потрібно лише у паперовому конкурсі, в електронних закупівлях декларації автоматично формуються засобами торговельного майданчика. Якщо потрібно готувати декларацію самостійно, скористайтесь нашим шаблоном. Важливо: написане має бути правдою. Бажання приховати чи прикрасити факти може призвести до втраченого контракту, а в найгіршому випадку — до попадання до Реєстру несумлінних постачальників чи фінансових втрат.

    Замовник може відхилити заявку за невідповідність вимогам законодавства про держзакупівлі або надання недостовірної інформації. Відхилення заявки можна оскаржити у ФАС.

    Слідкуйте за термінами та змінами у повідомленні

    Грамотне планування – важлива умова для отримання держконтрактів.

    • Залишіть час на підготовку документів: терміни подання заявок для різних способів закупівлі різняться
    • Якщо надсилаєте пакет документів поштою, закладайте час на доставку
    • Якщо вирішили взяти участь у електронній процедурі, отримайте сертифікат електронного підпису

    Закон не забороняє замовнику змінювати умови закупівлі у конкурсній документації. Якщо це сталося, перевірте відповідність своєї заявки новим вимогам або подайте нову, відкликавши застарілу.

    Якщо закупівля передбачає забезпечення заявки, подбайте про те, щоб потрібну суму вчасно було переказано замовнику або на спецрахунок. Забезпечення заявки на участь у паперовому конкурсі можна подати у вигляді банківської гарантії. Отримувати банківську гарантію через інтернет швидше та зручніше, ніж у паперовому вигляді. Для її оформлення потрібенкваліфікований сертифікат електронного підпису.

    Поширені помилки під час подання заявки на участь у конкурсі

    помилок
    Порушено порядок надання документів у заявці. У заявці на участь у конкурсі документи потрібно подати в тому самому порядку, який ви вказали у формі «Опис документів». Усі додаткові додатки мають бути надані лише після всіх обов'язкових документів, перерахованих у конкурсній документації. У заявці для участі в аукціоні важливо у першій частині прикріплювати всі документи, що належать до товарів, робіт та послуг, а в другій частині – до організації постачальника.

    Подано «порожню» згоду. У першій частині заявки постачальник підписує згоду виконання поставки чи робіт. Якщо укладається договір на послуги та роботи, то досить просто погодитись на прописані в контракті умови. Якщо йдеться про товар, то пропишіть всі його характеристики: конкретні параметри, матеріали, торгові марки (за наявності) і т.д. Особливо уважно поставтеся до них, якщо постачаєте еквівалент товару.

    Ціна контракту у заявці вказана без ПДВ. В електронних аукціонах та запитах котирувань перемагає учасник із мінімальною ціновою пропозицією. Це важлива перевага, тому всі податки, мита та витрати на страхування, які виконавець повинен сплачувати відповідно до умов держконтракту, мають бути включені до розцінок та загальної ціни заявки, поданої учасником. Якщо постачальник не є платником ПДВ, він може вказувати ціну без виділення ПДВ з ціни. Деякі замовники наполягають на виділенні ПДВ із ціни контракту, незалежно від того, на якій системі оподаткування перебуває учасник. Цю вимогу можна оскаржити у ФАС, проте правозастосовна практика відрізняється урізних регіонах: ФАС може стати і бік постачальника, і бік замовника.

    суперечливі відомості в заявці. Якщо дані у виписці з ЄДРЮЛ не відповідають відомостям в установчих документах, це ще не причина відхилити заявку. Якщо це викликано об'єктивними причинами (змінився склад засновників учасника або була допущена помилка) та злий намір не встановлено, замовник повинен прийняти таку заявку.

    Неповна інформація у виписці з ЄДРЮЛ. Буває, що учасник прикріпив до заявки копію ліцензії, а у поданій їм виписці з ЄДРЮЛ немає інформації про неї. Це не може спричинити відхилення заявки, тому що виписка з ЄДРЮЛ є лише підтвердженням того, що учасник зареєстрований як юридична особа. А відповідність учасника до вимог законодавства підтверджується копією ліцензії, а не відомостями про неї з ЄДРЮЛ.

    Технічна помилка в ІПН. При наданні відомостей учасник вказав у заявці ІПН, що містить ненавмисну ​​помилку. Вона не створює перешкод для ідентифікації учасника, тому замовник не повинен відхиляти таку заявку. Інформацію про ІПН та найменування учасника можна переглянути в установчих та інших документах, поданих у складі заявки.

    Якщо ви подаєте заявку вперше, дайте прочитати її досвідченішому учаснику або зверніться за допомогою до професіоналів.

    Однак не завжди зрозуміло, що саме вважається недостовірною інформацією. У яких ситуаціях ФАС частіше постає на бік учасника?