Як вибрати приміщення під офіс, як правильно підібрати приміщення під офіс, як знайти та зняти
Вибираючи своє перше приміщення для офісу, багатьом дуже важко визначитися із запропонованими варіантами. На початку підприємницької діяльності бізнесмени хочуть мати «ідеальний офіс». У фразу «ідеальний офіс» кожен вкладає свій зміст та вимоги. При цьому складність вибору полягає в тому, що ці вимоги не мають конкретики. Пропонуємо всебічно розглянути вимоги ідеального офісу та відповісти на кілька питань, які допоможуть визначитися з вибором.
1. Наскільки вам потрібне приміщення для офісу?
Донедавна офісом називали приміщення чи будівлю, де працює штат компанії, а також місце, де обслуговують клієнтів, зберігають та обробляють документи. Але на сьогоднішній день - це ще й приміщення, де працюють службовці, менеджери і т.д. Тобто працівники, які за допомогою інтелекту створюють той чи інший продукт.
З того, який у вас офіс, клієнти матимуть уявлення про саму компанію, тому до вибору приміщення під офіс слід поставитися з усією відповідальністю.
Класика – всілякі агенції, невеликі конторки та все те, що вміщується в одному чи кількох кабінетах.
Нині з'явилася тенденція відкриття інтернет-магазинів та офіс-складів – для них приміщення необхідне у вигляді виставкового залу, а товар представлений як зразок.
Такий тип офісів, як open space, де відбуваються постійні дзвінки, гул принтерів, розмови та переміщення колег, що відноситься до більших організацій; мабуть, описувати не будемо.
Якщо вид діяльності вашої фірми передбачає організацію робочих місць для працівників розумової праці, вам не обійтися без офісного приміщення. Для розрахунку мінімально необхідної площі звернемося до санітарно-епідеміологічним правилам та нормативам СаНПіН 2.2.2/2.4.1340-03, де сказано, що на одного працівника необхідно 4,5 кв. м плюс додайте кілька метрів для проходів. Для представників керівної ланки розраховується значно більше – 35-40 кв. м. Для приміщення секретаря можна виділити на 15 кв. метрів більше, оскільки йому доводиться працювати з різноманітною офісною технікою, а також потрібно приймати відвідувачів. Для роботи з архівами працівникам виділяють відповідно до норм до 30 квадратних метрів офісної площі. Також не забудьте про наявність у приміщенні шаф, меблів, оргтехніки та місця для гардеробу. Розміщення санвузла – на ваш розсуд, як у самому офісі, так і можливе його розташування на поверсі.
У тому випадку, якщо профіль вашого бізнесу пов'язаний з торгівлею, медициною або наданням послуг у сфері розваг та дозвілля, до розрахунків та вимог до площі застосовуються інші санітарні норми.
2. Чи потрібний вам офіс як такий?
Парадокс полягає в тому, що велику частину цієї роботи можна виконати в домашніх умовах. У наш час практично у кожному будинку є комп'ютер, не кажучи вже про тих, хто професійно займається своєю справою. Вони мають вдома безлімітний Інтернет, і комп'ютерну техніку, оснащену всіма необхідними програмами. Вам як роботодавцю необхідно буде вкласти величезні суми в оснащення офісу, а співробітники вбивають дорогоцінний час (те, що в сучасному світі – найдорожчий) на пересування з дому на роботу. Навіщо витрачати цей час?
Якщо ваш бізнес дозволяє працівникам виконувати роботу віддалено, це може принести хорошу економію: або взагалі відмовитися від офісного приміщення, або знайти невелике приміщення для мінімальної кількості працівників.
3. У якій частині міста ви бачите свійофіс?
Для мегаполісів це одне з найважливіших питань. У центральних частинах міста, де зосереджена основна частина офісів, ціни на нерухомість набагато вищі, ніж на околицях. Тим не менш, вихід все ж таки можна знайти. У разі лімітованого бюджету та необхідності розташування офісу в елітному районі придивіться до пропозицій нерухомості в цокольних поверхах або розгляньте варіанти приміщень вище першого поверху. У цьому випадку це може заощадити фінанси.
Офіс необхідно шукати, виходячи із зручної транспортної розв'язки. Адже як вам, так і персоналу фірми (а також клієнтам) доведеться діставатися місця роботи. Офіс вибирайте так, щоб до нього було зручно діставатись на всіх видах транспорту. Найчастіше зручність розташування офісу багато що вирішує, адже в сучасному світі клієнти поспішають і просто не хочуть витрачати час на дорогу, навіть якщо фірма, розташована далеко від ділового центру, надає дешеві послуги.
Хтось із співробітників (та й ви самі) приїжджатиме в офіс на автомобілі, тому бажано наявність зручних місць для паркування. Це робиться заради співробітників: вони не повинні витрачати зайвий час на вимушені піші прогулянки від паркінгу до місця роботи – це часто може дратувати, коли йти доводиться через двори.
Один із доступних видів транспорту, яким можуть скористатися персонал та клієнти, – громадський транспорт: тролейбус, автобус, маршрутне таксі. Тому розташування офісу краще вибирати так, щоб шлях від зупинки до місця роботи зайняв мінімум часу. В іншому випадку, якщо до офісу треба добиратися надто незручно, це може відштовхнути потенційних клієнтів, а в кращому випадку вони будуть незадоволені.
Також справа і з метро. Добре, коли від станції метро до офісу не більше десяти хвилинпішки, інакше більшість людей змушені будуть скористатися ще й наземним транспортом, що згодом спричинить додаткові витрати та викличе невдоволення як серед співробітників, так і клієнтів.
У великих містах нещодавно на ринку нерухомості все більше з'являється пропозицій для фірм з обмеженим бюджетом: починаючи зі стандартної оренди офісного приміщення до оренди робочого місця окремо на короткий час (день або кілька годин). При цьому місце, що орендується, здається з можливістю використання послуг секретаря, оргтехніки та доступу до мережі Інтернет. Але на жаль, поки що таку пропозицію можна зустріти лише у великих містах України.
4. Яким є ваш бюджет?
Залежно від того, скільки грошей ви маєте на старті, виникає питання про купівлю або оренду приміщення. Але що вам більш прийнятно?
Для початку багато хто знімає офіс: це дає можливість придивитися, виявити плюси і мінуси даного місця розташування і в разі потреби за короткий час переїхати в інше місце.
Оренда у бізнес-центрах – одна з найпростіших форм розвитку бізнесу. До того ж, орендуючи офіси в різних бізнес-центрах, можна робити бізнес «мобільнішим», а це також суттєвий плюс.
Недоліки оренди
Істотні витрати – один із головних недоліків оренди. Найбільш вдалим та затребуваним розташуванням офісів буде ділова частина міста. Логічно, що орендна плата у таких районах вища. В іншому випадку потрібно розглянути варіанти подалі від ділового району, але приплив клієнтів буде меншим.
Купівля приміщення, як і будь-яке придбання, має плюси та мінуси. Як плюси – це інвестиція у вигідну справу, тому що через інфляцію ціни на квадратні метри зростають постійно. Ще один плюс - зісвоїми квадратними метрами ви маєте право робити все, що завгодно. Але як мінус – на початку бізнесу ви вкладаєте величезні кошти, які могли б залучити для розвитку справи.
5. Чи необхідна допомога фахівця в пошуку приміщення?
Не виключено, що ви знаєте ринок комерційної нерухомості у своєму районі, і вам не потрібно звертатися до фахівця при виборі нерухомості. У такому разі потрібно лише проаналізувати всі пропозиції, зважити всі плюси та мінуси, далі – врегулювання паперових питань, і мрія про власний офіс реалізована.
Якщо вам все ж таки необхідна допомога фахівця, було б непогано звернутися в агентство, що працює довгий час на ринку нерухомості, до досвідченого ріелтора, який зможе чітко сформулювати вимоги до приміщення, допоможе накинути приблизний план розташування співробітників і використовуватиме такий план для пошуку найкращого для вас варіанти.
Оглядаючи різні варіанти приміщення під офіс, не полінуйтеся запросити незалежного фахівця. Зайшовши в нове приміщення, та ще з євроремонтом, за гарним облицюванням ви можете не побачити незначні та непомітні на перший погляд дрібниці. Зокрема, радіатори опалення закривають декоративними панелями, при цьому інформація, в якому вони стані, як вони обігріватимуть у зимовий час і скільки вам доведеться платити за тепло, від вас може вислизнути. Те саме стосується електропроводки (кількість та розташування електричних розеток, наскільки відповідає вашим потребам потужність проводки). І це лише частина нюансів, на які без досвідченого фахівця ви, можливо, не зверніть увагу.
Одне з найголовніших питань – документація. Купуючи або орендуючи приміщення, необхідно перевірити документи на законність, правильність тазакінченість оформлення, щоб згодом «дрібниця» не вилилася у проблему. Непоодинокі випадки, коли приміщення, що знаходиться на першому поверсі і має окремий вхід, здається підходящим варіантом, але на перевірку з'ясовується, що цей окремий вхід не узаконений.
У чому каверза? Для приміщення, що орендується, немає нічого страшного, переїхати з нього завжди можна. Але при покупці такої нерухомості всі наступні питання узаконення (як окремої вхідної групи, так і земельної ділянки під ганок) лягають виключно на ваші плечі. Добре, якщо це лише питання часу, але якщо дооформити самовільно зроблене перепланування не вдасться (інакше чому колишні власники не довели документацію до логічного кінця?) – то самобуд доведеться прибрати та, можливо, заплатити штраф.
У тому випадку, якщо ви не знаєте, де знайти спеціаліста даного профілю, звертайтесь до агентства, що спеціалізується на комерційній нерухомості.
Для розширення кругозору у питанні вибору приміщень можете в Інтернеті чи спецлітературі прочитати про класифікацію офісів. Але все це переважно стосується зарубіжних країн. Вам ця інформація не зашкодить, але особливо не допоможе. Знання ринку нерухомості свого регіону та порада досвідченого фахівця більше підходить у вирішенні вашого питання.