Якскласти опис справ - Студопедія

Архів починається з опису. Ця проста істина завдає чимало клопоту секретарям та спеціалістам ДОП, які стикаються з передачею документів до архіву. Надіслати бухгалтерські, кадрові та ін документи на заслужений відпочинок на архівне зберігання під силу далеко не кожному рядовому співробітнику. Але не варто передчасно опускати руки та хапатися за голову. Існують загальні принципи та правила складання описів, дотримуючись яких ви зможете з впевненістю взяти ще одну вершину на полі офісних завдань.

Що таке опис і для чого він потрібний

Уявіть, що ви зібралися у відпустку, але ні квитків, ні паспортів при вас не було. Відпустка скасовується, а разом із нею – і всі мрії про безтурботне життя. Творче глянувши на проблему передачі документів на архівне зберігання, стає ясно, що опис справ – таке посвідчення особи документів, як і паспорт громадянина РФ. Без неї жоден папір не залишить звичне місце в офісі – принаймні легальним способом. І, що не менш важливо: якщо згодом вам знадобиться архівний документ (а це трапляється постійно), ви навряд чи зможете відшукати його у своїй паперовій комірці, яка так і не доросла до статусу архіву.

Говорячи простою мовою, без опису немає архіву, а без архіву немає порядку в документах та у справах. На жаль, досі керівники низки організацій не усвідомлюють той факт, що без належного обліку та опису документів, тобто складання описів, неможливе створення повноцінної інформаційно-пошукової системи, яка здатна впоратися і з оперативними, і з довгостроковими потребами управління. За цими, на перший погляд, голосними словами ховаються банальні ситуації, коли співробітники кричать про те, що справи в архів вони давно здали, але при цьому самомуархіві від нього і слід простиг. Хто правий, хто винен? Без наявності здаткового опису, що оформляється під час передачі документів до архіву, докопатися до правди практично неможливо.

На які документи складаються описи

Перед тим як приступати до нового для вас архівного завдання, важливо знати, що, як правило, описи справ складаються при передачі справ до архіву (або ділянку роботи організації, що його замінює) кожним структурним підрозділом організації: бухгалтерія готує свої здавальні описи, співробітники кадрового відділу - свої і т.д. За підсумками опису справ структурних підрозділів у архіві організації створюються зведені розділи описів справ організації.

Складання опису знадобиться для документів постійного та тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. а також для справ з особового складу та специфічних видів документів. характерних лише для цієї організації: медичні карти, судові та слідчі справи, наукові звіти з тем і т. д. Зауважте, що останні дві групи (документи з особового складу та специфічні документи) мають бути включені до окремих описів.

Зазвичай на відносини з терміном зберігання менше 10 років описи не складаються, оскільки їх треба здавати в архів. Вони перебувають у структурних підрозділах, у яких було заведено і завершено діловодством, доти, доки закінчиться термін їх зберігання і втрати практичного значення. Після цього вони виділяються до знищення згідно з відповідним актом. Зазначимо, що в деяких випадках за рішенням керівництва компанії справи тимчасового зберігання (менше 10 років) можуть бути передані до архіву, наприклад, через брак місця у структурному підрозділі.

З чого почати: номенклатура справ – ваше рятувальне коло

Очевидно, що ключовим моментом у складанні описів справє правильне визначення термінів (постійного та тимчасового) зберігання документів. Якщо у вашому структурному підрозділі ведеться номенклатура справ, вважайте, що вам пощастило, оскільки за основу складання опису справ структурного підрозділу (чи ділянки роботи) береться номенклатура справ цього структурного підрозділу. При цьому згідно з нормативними вимогами документи підлягають передачі до архіву не пізніше трьох років після завершення їх у діловодстві. Це означає, що у році на архівне зберігання потрібно передати документи за , і роки. Документи за попередні періоди (наприклад, 2009 рік) у цьому випадку вважатимуться заборгованістю.

У практиці підготовки описів нерідко трапляється так, що документ з номенклатури не було знайдено. Для вирішення цієї проблеми структурний підрозділ спільно з експертною комісією організації вживає заходів щодо його розшуку. У ситуації, коли розшук не приніс очікуваних результатів, необхідно скласти акт (довідку) про відсутність справи та разом із описом передати її (її) до архіву.

Що робити, якщо номенклатури справ в організації немає. Відсутність обліку документів та справ, особливо на рівні номенклатур справ та здавачів справ, досі є системним недоліком у діловодстві багатьох організацій. Для вас це означає проведення попередніх робіт до початку безпосереднього складання опису, який формується на основі справ, підготовлених та оформлених для передачі на архівне зберігання. І тут інформація для опису переписуються з обкладинки справи. Графи заповнюються у точній відповідності до тих відомостей, які винесені на обкладинку справи. Фахівці архівної справи також рекомендують керуватись положеннями посадових інструкцій працівників.

У визначенні термінів зберігання документів,необхідні для написання описів, вам також допоможуть:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури України від 25.08. м. № 558
Відомчі або галузеві переліки документів із зазначенням термінів зберігання (за їх наявності для вашої сфери діяльності)
Безкоштовний сервіс «Архівіст Онлайн». який здійснює пошук термінів зберігання заданого вами документа за трьома переліками типової документації.

Загальні правила складання опису

З погляду архівної практики, у правильній компанії кожен структурний підрозділ регулярно обзаводиться так званим описом справ структурного підрозділу, згідно з яким документи надходять на зберігання до архіву. Вона ще називається здатковим описом і має низку особливостей складання.

Правило 1. До статті опису справ структурного підрозділу обов'язково включаються такі елементи:

порядковий номер справи (частини, томи)
індекс справи (проставляється відповідно до номенклатури справ організації)
заголовок справи (при передачі справи до архіву організації може бути уточнений)
кількість аркушів у справі (томі)
термін зберігання справи
примітка (у примітці зазначаються всі особливості заведеної справи та документів до неї включених, їх місцезнаходження).

Правило 2. Здавальний опис складається у двох примірниках: один залишається у відділі, інший – в архіві. Основою заповнення граф опису служить інформація на обкладинках справ. Якщо дані є неповними, тоді укладач вивчає номенклатуру справ.

Правило 3. Кожна справа у описіотримує свій самостійний номер. Якщо справа поділяється на кілька томів, то кожен том потрібно вносити під самостійним новим номером. Іншими словами, один рядок у описі – для кожного тому (або частини).

Правило 4. У здавальному описі не прийнято повторювати однакові заголовки. Перший раз заголовок відтворюється повністю, потім частина, що повторюється, замінюється на «Те ж». Однак на початку нового аркуша опису заголовок завжди вказується повністю.

Правило 5. Пропущені номери залишаються в описі на той випадок, якщо справа в обов'язковому порядку була заведена, але з якихось причин знаходиться у тимчасовому користуванні, реставрації та ін.

Правило 6. Літерний номер проставляється у тих випадках, якщо в описі не залишилося вільних номерів, але виявився комплекс документів (справа), який обов'язково має бути включений до опису справ структурного підрозділу.

Правило 7. Наприкінці опису за останньою описовою статтею робиться підсумковий запис. У ній цифрами та прописом вказується кількість справ, а також перший та останній номери справ за описом, особливості нумерації (пропущені та літерні номери).

Правило 8. При передачі документів до архіву в обох примірниках опису вноситься відмітка про наявність кожної справи (у графі «Примітка») та вказується кількість переданих справ (цифрами та прописом). Наприкінці виноситься дата і ставляться підписи осіб, відповідальних за передачу та прийом. Фінальний штрих - начальник організації затверджує всі екземпляри опису.

Як ми вже зазначали раніше, на основі опису справ структурних підрозділів в архіві складаються зведені розділи описів (постійних, тимчасових та за особовим складом) справ організації.

Опис справ постійного зберігання

До зведеного опису справ постійного терміну зберігання включаються заголовки справ постійного терміну зберігання, що утворилися в діяльності всіх структурних підрозділів організації, протягом періоду, за який складаються описи справ. Серед правил складання цього виду описів можна назвати такі.

Правило 1. Заголовки оформляються аналогічно до здаткового опису, і в більшості випадків вони відповідають заголовкам за номенклатурою справ. Заголовки справ, що включають документи за кілька років, містяться в описі за датою заведення справи. Нумерація здійснюється у валовому порядку, починаючи з першого розділу опису.

Приклад. Перший розділ опису за 1995-1997 р.р. починаючи з №1 по № 15, тоді наступний розділ опису з 1998 починається з №16 заголовка справи. Цей № є постійним архівним № справи в описі, він проходить у всіх елементах науково-довідкового апарату та не підлягає зміні, крім проведення цільової експертизи справ та складання нового опису справ. У цьому випадку має складатися перекладна таблиця номерів старого та нового описів справ.

Правило 2. Опис справ для постійного зберігання створюється за стандартною формою у чотирьох примірниках. Ця форма передбачає оформлення титульного листа та підтитулу (за потреби), у якому списком вносяться зміни у назві та підпорядкованості організації.

Правило 3. Якщо опис складається вперше, до нього обов'язково робиться передмова. У передмову включаються відомості про організацію, дату її створення, функції, зміни в структурі за період, що охоплює опис справ, дається коротка характеристика змісту справ, повноти документів, наявність справ, що виходять за хронологічні рамки (документи попередників цієї організації, ліквідованих організацій), що увійшли до фондцієї організації вказується на особливості формування, описи та ін.

Правило 4. Зазвичай до розділу опису складається зміст. До змісту включаються передмова, список скорочень, назва підрозділів опису та дрібніших груп справ, включених до підрозділу, покажчики. Навпроти кожної назви, включеної до змісту, вказуються відповідні номери аркушів, а за необхідності можуть вказуватися конкретні номери окремих справ.

Правило 5. Якщо опис справ складний за своєю структурою, змістом, специфікою включених до неї справ, до неї складаються покажчики (тематичні, іменні, географічні), поняття, включені до покажчиків, повинні мати посилання на відповідні номери справ.

Правило 6. Якщо в описі присутні загальноприйняті скорочення, то обов'язковим елементом опису є список скорочених слів (абревіатур), які розташовуються в списку в алфавітному порядку.

Правило 7. Наприкінці кожного розділу опису складається підсумковий запис, де вказується кількість справ у описі, наявність пропущених та літерних номерів, наявність особливо цінних справ у описі (їх номери). Підсумковий запис підписується завідувачем архівом та укладачем із зазначенням дати складання опису. Заголовки нововиявлених справ в залежності від їх кількості можуть бути внесені до додаткового опису (додаток до опису) під окремими номерами наприкінці розділу або, якщо їх небагато, усередині підрозділів опису під літерними номерами. У цьому випадку складається новий підсумковий запис.

Правило 8. Листи річного розділу зведеного опису справ та довідкового апарату до нього нумеруються у валовому порядку, і складається лист-завірювач, у якому зазначається загальна кількість аркушів та особливості у нумерації. Завірювальний напис підписується укладачем розділу.

Опис справ з особового складу

При складанні описів справ за особовим складом слід мати на увазі такі особливості, які укладачі часто не враховують у своїй роботі. По-перше, в повному обсязі документи з особового складу виділяються на окремий опис. Документи з особового складу, яким типовими чи галузевими переліками встановлено постійний термін зберігання або встановлений внаслідок експертизи (особисті справи та інші документи керівників, видатних діячів науки, культури, громадських діячів тощо), включаються до опису справ постійного зберігання. По-друге, в організаціях з великим обсягом документів з особового складу можуть складатися кілька описів справ із особового складу (зокрема, на особові справи, трудові книжки тощо). По-третє, особові відносини (особисті картки) вносяться до опису справ лише після звільнення працівника.

Правило 1. Заголовки справ у розділі опису справ за особовим складом систематизуються за номінальною ознакою у наступній послідовності:

накази (розпорядження) з особового складу
списки особового складу
картки з обліку особового складу
особові рахунки та інші бухгалтерські документи, що підтверджують трудову винагороду
трудові договори та контракти (якщо не підшиті в особистій справі або за їх відсутності)
незатребувані трудові книжки, акти про нещасні випадки, пов'язані з трудовою діяльністю (акти про нещасні випадки зі смертельним наслідком є документами постійного терміну зберігання та містяться в описі справ постійного зберігання).

Джерела: delo-ved.ru, www.irbis.vegu.ru, www.ohranatruda.ru

Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком:

Вимкніть adBlock! і оновіть сторінку (F5)дуже потрібно