Картки по ЄСП, ПДФО, індивідуальні, 1-ПДФО
Під час проведення камеральних чи виїзних перевірок разом із іншими документами податківці запитують індивідуальні картки з ЕСН. А коли ревізія стосується обчислення та утримання податку на доходи фізичних осіб, вони потребують форми 1-ПДФО. І якщо виявиться, що фірма не оформляє названі документи, то інспектори вважають це грубим порушенням правил обліку доходів та витрат об'єктів оподаткування та нараховують штрафи. Чи мають рацію ревізори?
Врахуємо дохід співробітника - складемо 1-ПДФО
Але найчастіше, через різні обставини, фірми ігнорують вимогу законодавства і податкові картки не заповнюють. Це невелике порушення може залишатися непоміченим до першої податкової перевірки. Ось тоді похибка стає очевидною. Виявивши, що фірма знехтувала своїми обов'язками, інспектори звинуватить її у грубому порушенні правил обліку доходів та витрат та нарахують штраф за статтею 120 Податкового кодексу.
Якщо організації у ситуації вирішують посперечатися з інспекторами, їм вдається відстояти своє право. Саме так вчинила одна якутська фірма.
Під час перевірки ревізори виявили, що організація не має карток 1-ПДФО, і в результаті нарахували їй штраф на підставі статті 120 Податкового кодексу. Фірма відмовилася заплатити його добровільно, тож інспектори звернулися до арбітрів.
Грубим порушенням правил обліку доходів та витрат вважається відсутність первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухобліку. А також систематичне несвоєчасне та неправильне відображення на рахунках бухгалтерського облікукоштів, матеріальних цінностей.
Враховуючи викладене, суд дійшов такого висновку. Податкові картки не належать до тих документів, за яких можна оштрафувати за статтею 120 Податкового кодексу.
Інспектори не люблять творчості
Не менш спірна ситуація виникає і з індивідуальними картками щодо ЄСП.
Форма індивідуальної картки, зазначена у додатку № 1 до наказу № САЭ-3-05/443, призначена для фірм, які застосовують загальноприйняту систему оподаткування. Організації-«спецрежимники» враховують нараховані виплати, суми ЄСП та пенсійних внесків за формою згідно з додатком 2. Якщо ж підприємство поєднує ЕНВД або УСН із загальноприйнятою системою сплати податків, то воно заповнює картки згідно з додатками 1, 2. При цьому у додатку 2 заповнення всі розділи.
Хоча індивідуальні картки і затверджені податковою службою, проте вони мають рекомендаційний характер. Тобто організація може вносити свої корективи в зразок (у вигляді додавання, об'єднання або виділення окремих граф), виходячи з практичної доцільності або вести облік в іншій формі.
На жаль, про необов'язковий характер цих форм забувають самі інспектори. І тим фірмам, які не використовують розроблену податківцями картку, доводиться звертатися до суду.
Так, у пітерської компанії під час проведення перевірки контролери запросили картки щодо ЄСП. А коли вони замість звичної форми отримали таблиці, цей факт розцінили як невиконання офіційної вимоги і притягнули фірму до відповідальності, передбаченої статтею 126 Податкового кодексу (50 рублів за кожен непредставлений документ). Оскільки штат фірми був великим, то сума штрафу виявилася значною.
Відповідно до статті 9 Закону, первиннимиє виправдувальні документи, що підтверджують господарську діяльність організації. "Первинка" приймається до обліку, якщо складена за зразком, що міститься в альбомах уніфікованих форм. А якщо документи оформлені за непередбаченим зразком, вони повинні містити обов'язкові реквізити. Картки обліку ЄСП так само, як і податкові картки 1-ПДФО, не відповідають прийнятим стандартам і не містять реквізитів, встановлених статтею 9 Закону, отже не є первинними документами. Також їх не можна назвати і типовими бухгалтерськими регістрів.