Казка про втрачений час - інтерв’ю Гліба Архангельського журналу Директор, Новини, Організація
З практики українського тайм-менеджменту
Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу пив дерево зовсім тупою пилкою. Чоловік запитав його: Шановний, чому б вам не наточити свою пилку? У мене немає часу точити пилку я повинен пиляти! Простогнав дроворуб.
Гліб Олексійович, якщо чесно, поєднання «український тайм-менеджмент» що називається з порога викликає тривогу. Ну, звідки, скажіть, у голові української людини взятися секундоміру та лічильнику грошей, як, наприклад, у німця?
А в мене, якщо чесно, викликає тривогу наше українське самоприниження у плані організації часу та праці. На семінарах я наводжу графік Боярської думи як приклад грамотного управління робочим ритмом. У 20-ті роки XX ст. Саме нашій країні широку діяльність вели Ліга «Час», Інститут праці, та інші організації, впроваджували методи ефективної роботи у масштабах країни. Причому низка розробок, які не втратили актуальності досі, настільки вразила класика наукового менеджменту Ф.Гілбрета, що він на одній із міжнародних конференцій заявив: «українські глибше за нас входять до наукової організації праці».
Саме в нашій країні найширший відгук викликала відома книга Данила Граніна «Це дивне життя», в якій було описано долю українського вченого Любищева, який у молодості поставив собі велику мету життя та понад 50 років вів хронометраж, бюджетування часу. У книзі було поставлено світоглядні питання про взаємини людини та Часу. І нарешті, саме в Україні вже понад три роки діє неформальна громадська організація «Тайм-менеджерська спільнота», яка не має аналогів у світі, в якій реальні «наші» людиділяться реальним досвідом організації часу в «наших» умовах широкої української душі та загального «бездоріжжя та розгильдяйства».
Тому я не вважаю, що українці менш схильні до організації праці. Інша річ, що суто психологічно ми більш інтуїтивний, емоційний народ, ніж самі німці, тому методи організації має бути дещо іншими. Інтуїтивні, хаотичні люди та народи нічим не гірші за пунктуальні та педантичні. Вони теж можуть ставити цілі і ефективно їх досягати просто технології ціледосягнення будуть відрізнятися.
Розкажіть про сутність Вашої технології ТМ. Як зробити, щоб не довелося шкодувати про невикористані можливості, як у казці про втрачений час.
Є кілька ключових напрямків, у яких варто попрацювати над особистим часом. Перше і найголовніше - особисті цілі та цінності. Більшість людей немає чітко сформульованих цілей, живе «від зарплати до зарплати» і «з 9 до 18». Як тільки ви ставите питання про цілі, про те, чого хотілося б досягти в житті ¦ ви по-новому дивіться на витрати свого часу, і відразу розумієте, де воно витрачається марно, на справи, що є для вас «нав'язаними» зовнішнім оточенням, не відповідні вашим цілям.
Друге - аналіз витрат часу, хронометраж. Якщо ми хочемо раціонально витрачати гроші, потрібно деякий час, а краще постійно, вести облік витрат та аналізувати їхню доцільність. Сам факт такого обліку дисциплінує та допомагає знайти резерви. Те ж саме з часом ? спробуйте 3-4 тижні протягом дня записувати, на що витрачається ваш найвідновніший ресурс, і ви негайно знайдете поклади і запаси часу, який витрачається не так добре, як вам хотілося б ? на «поглиначі часу», непотрібні вам справи, неприємних вам людей, нав'язанівам зовнішнім оточенням хибні, «не рідні» для вас цілі.
І нарешті, планування завдань та управління пріоритетами. Це в жодному разі не «розписування себе за хвилинами». Зазвичай буває достатньо списку справ, "to-do list", без жорстких прив'язок до часу. Цей список обов'язково має бути «матеріальним» на аркуші паперу, в Outlook і т.п. Дуже корисно відзначити в ньому головне і розпочати роботу саме з найважливіших, пріоритетних завдань. Через деякий час це гранично просте планування і розстановка пріоритетів перетворяться у вас на звичку, «як чистити зуби вранці», дія, що зрозуміла, не вимагає якихось зусиль. Після цього можна освоювати складніші форми управління завданнями, якщо вони будуть потрібні.
Один знайомий керівник після відвідування Вашого бізнес-семінару в Єкатеринбурзі завів і веде Календарик-Пінарик, причому, щиро вважає, що він сильно його рятує ...
¦ Природно, це відмінний ТМ інструмент, який не раз доказав свою користь. Напевно, головна його принада - що для ведення не потрібно ніяких зусиль. Робота з пінариком займає 30 секунд вранці і 30 секунд увечері, тому я називаю його швидкорозчинною ефективністю для лінивих. Спробуйте зробити те саме, і переконайтеся, скільки невикористаних ресурсів Вам вдасться реалізувати.
Пінарик був винайдений учасником Тайм-менеджерської спільноти Дмитром Литваком, віце-президентом московського відділення Інституту проектного менеджменту. Суть цього інструменту наступного.
Ви друкуєте і ставите собі на робочий стіл невеликий календарик-пінарик (від слова «пинати»). На відміну від звичайного календарика: над графіком поточного року зображено список цифр ? роки від вашого народження приблизно до поточного; під графіком від поточного де-небудь до2030-2050, залежно від вашого віку та рівня оптимізму. Завівши пінарик, ви берете олівець і з толком, з почуттям, з розстановкою, один за одним викреслюєте прожиті роки. Можна з ліричними спогадами. Потім таким же чином викреслюєте прожиті дні поточного року. Пінарик готовий до вживання.
Щоранку, приступаючи до роботи, закреслюйте половину дня, що настав. Увечері друга половина. Тримайте пінарик на видному місці, заглядайте в нього частіше, особливо в нижню сходинку. Можна десь поблизу прописати ваші стратегічні цілі і співвідносити реальний ресурс часу з процесом їх досягнення. Більше двох-трьох тижнів такого життя не витримує ніхто: коли час «матеріалізовано», коли щодня своїми руками ви відзначаєте його хід, з'являється стимул як слід задуматися про проблему «найбільшого ресурсу», і почати щось робити в цьому напрямку.
Гліб, а що Ви розумієте під поглиначами часу, і як з ними боротися?
Як боротися із поглиначами? Перший крок - їх виявлення, для чого найбільш корисний хронометраж. Візьміть записи витрат часу за день, і виділіть червоним ті справи, на які ви витратили більше часу, ніж хотілося б. Це можуть бути непродуктивні відволікання та переривання; спілкування з нецікавими для вас людьми; виконання роботи, яка не відповідає вашим цілям і не сприяє вашому розвитку.
Після того, як ворог виявлено, корисно почати відстежувати динаміку зміни часу на конкретний поглинач. Наприклад, у понеділок показник «нав'язані справи» становив 1 годину 15 хв., у вівторок – 45 хв., у середу – 1 годину, і т.д. Цікаво, що сам факт ведення такого обліку, особливо якщо ви малюєте наочну діаграму зміни показника, допомагає«вирулити» цей показник у потрібний бік.
І нарешті, можна винаходити методи боротьби з вашим «улюбленим» поглиначем. Наприклад, домовитися з колегами про право «відгороджуватися» від них на деякий час червоним прапорцем, щоб захистити пріоритетну роботу від зовнішніх переривань. Важливо винаходити методи собі, а чи не брати готові, оскільки поглиначі в кожного свої. Наприклад, один із моїх клієнтів, директор дизайнерської агенції, питав: «Я дві години на день п'ю каву, це поглинач чи ні?». Коли почали розбиратися докладніше, виявилося, що він п'є після зустрічей із клієнтами, продумуючи концепцію фірмового стилю, яку далі віддає своїм дизайнерам для реалізації. Тобто для нього ці «дві години на каві» не поглинач, а щонайменше пріоритетний робочий час.
Так, особистий тайм-менеджмент це здорово, а як налагодити управління, управлінський облік, щоб економити час у масштабі компанії?
¦ Тут є два основні підходи: «зверху», від систем, і «знизу», від людей. Підхід «згори» - це управління проектами, TQM, регулярний менеджмент, і т.д. Таких технологій, що оптимізують у тому числі й тимчасовий ресурс компанії, безліч, і до тайм-менеджменту вони не належать.
Тайм-менеджмент з'являється під час роботи «знизу», від людей. Коли людина спочатку зацікавлюється ефективному керуванні своїм особистим ресурсом часу. Адже хоча цей час і «продано» роботодавцю, але це, як і раніше, непоправний ресурс життя людини. Після цього у співробітнику компанії досить швидко прокидається розуміння, що його найцінніший і непоправний ресурс безповоротно витрачається через навколишнє безладдя - відсутність посадових інструкцій, нормального корпоративного планування, і т.п. Ми називаємо це «тайм-менеджерськоюбацилою» Коли тема особистого часу, «заражаючи» людей, поширюється на все навколишнє, і «прищеплює» корпоративній культурі компанії почуття ефективності, прагнення постійно розвивати і вдосконалювати діяльність.
Два ці підходи, природно, взаємодоповнюючі. Причому «обцілювання» співробітників компанії темою особистого часу дуже корисне як «розпушення ґрунту» перед заходами щодо налагодження порядку «згори». Зрозумівши і відчувши у собі значення організації та планування, людина набагато спокійніше і конструктивно сприймає новації у цій галузі, які від керівництва. Тепер для нього впровадження управління проектами, або корпоративної інформаційної системи, або системи менеджменту якості - не «благотність начальства», а цілком зрозумілий і природний крок розвитку.
Глібе Олексійовичу, Ви говорили про цілі та цілепокладання а які Ваші цілі, навіщо Ви витрачаєте стільки часу на Тайм-менеджерську спільноту та інші громадські активності?
Якщо коротко, бо мені хочеться жити в суспільстві високорозвинених людей з усвідомленими життєвими цілями та осмисленими цінностями, а не «гвинтиками», які думають лише про зарплату. Тому ми не просто продаємо бізнес-семінари, ми ставимо питання про поширення культури ставлення до часу на рівні суспільства в цілому. Потрібне загальне розуміння цінності часу, загальнообов'язкова етика ставлення до часу іншої людини. Саме тому ми вже два роки проводимо програми навчання тайм-менеджменту у різних ВНЗ, а з осені 2003 р. розпочали пілотні проекти ТМ-курсів у школах Москви та Петербурга. Я вважаю, що налагоджувати стосунки з Часом людини треба вивчати з дитинства. Це допоможе йому стати не тільки ефективною і успішною, а й щасливою людиною, яка не даремно витратила свій час.життя.
Інтерактивне інтерв'ю за підсумками спільного проекту журналу «Директор» і регіонального партнера Г.Архангельського компанії «GreenStreet» взяла Ольга Скоробогатова.
Дізнатися ще більше про тайм-менеджмент Ви зможете з книг Гліба Архангельського. Отримати БЕЗКОШТОВНО!
Про сайт Про компанію Школа Робота 2.0 Всі статті Карта Пошук Контакти