Класифікація автоматизованих систем діловодства та електронного документообігу -

САДЕД (системи автоматизації діловодства та електронного документообігу)як системи, що дозволяють автоматизувати основні процедури діловодства підприємства, охоплюють процеси створення, обробки, тиражування, передачі, зберігання документів, контролю їх виконання та колективної роботи над документами та призначені для ефективного управління сучасним підприємством Зі зростанням підприємства, отже, і чисельності його персоналу, питання ефективності документаційного забезпечення управління стає дедалі актуальним.

За рахунок поліпшення ведення діловодства та прискорення документообігу відбувається зростання ефективності управління в організації та, як показує практика, скорочення витрат на зберігання, тиражування, передачу документів. Те, що системи Садед затребувані, очевидно. Але, у зв'язку з різноманітним пропозицією над ринком СЕД, виникає питання, яку систему вибрати, що вони відрізняються друг від друга, і класифікації цих систем. Системи, класифіковані за низкою критеріїв: за функціоналом, виробником, використовуваним технологіям тощо, дозволяють розібратися в цьому різноманітті та підібрати найбільш підходящу систему для конкретної організації.

Оскільки СЕД знаходять дедалі активніше застосування, то постає проблема аналізу як ринку пропозиції, і ринку споживання СЕД.

Ринок СЕД почав формуватися близько 20 років тому. На даний момент ринок систем СЕД знаходиться у стадії, що передує бурхливому зростанню. Безперечно, саме електронний документообіг буде одним із найшвидше зростаючих сегментів ІТ-галузі в Україні. Зараз на ринку працює понад 20 ІТ-компаній, що представляють понад 20різних систем, як власного виробництва, і західні розробки. Усього ж у світі є понад 100 систем електронного документообігу, які знаходять постійних замовників у різних галузях.

Надалі, у найближчі два-три роки, ринок СЕД переживатиме досить швидке зростання (близько 100% на рік), але вже через три-чотири роки відбудеться його відносне наповнення, втім, зростання і після цього не припиниться, тільки буде менш бурхливим , ніж у 2008-20010 роках (близько 60% на рік). Ті потенційні користувачі СЕД, які на даному етапі мають сумніви щодо доцільності автоматизації, повинні забезпечити зростання ринку протягом цих двох років на рівні 90-130%. Надалі темпи зростання дещо сповільниться у зв'язку з первинним насиченням ринку. Ринок систем електронного документообігу в Україні. Аналітичний звіт – М.: РосБізнесКонсалтинг, 2010, с. 10

На даний момент системи, що існують на ринку, ґрунтуючись на технологіях, що лежать в їх основі, можна умовно розділити на три групи:

I. Системи західного виробництва (русифіковані версії). Середовища розробок. (Documentum 4i компанії Documentum, DOCS Open фірми Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорації IBM, DocuLive концерну Siemens тощо)

II. українські системи, в основі яких лежить Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компанії "Інтер-Траст", "БОСС-Референт" розробка фірми "Ай-Ті" (зараз належить дочірній компанії "Аплана"), "Ескадо" від "Інтерпроком ЛАН", "Попелюшка" Науково-технологічного центру Інституту розвитку Москви та ін.).

III. Повністю українські розробки. Системи, розроблені українськими фірмами на базі промислових СУБД ("СПРАВА" компанії "Електронні офісні системи", LanDocs від ланіт, OPTIMA-WorkFlowвиробництва групи компаній "Оптіма" (UpScale Soft), "Кодекс" Центру комп'ютерних розробок, Гран Док компанії Граніт, DocsVision від однойменної компанії "DocsVision" та ін.)

1.Спеціалізовані системи автоматизації діловодства та електронного документообігу (САДЕД).Системи призначені для вирішення широкого кола діловодних завдань у вітчизняних організаціях. Це системи, створені українськими фірмами-розробниками.

2.Системи автоматизації документообігу (управління документами, (СУД), Document Management systems).Передбачається, що кожен документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління документами забезпечують ефективне зберігання та обробку цих даних.

3.Системи управління потоком робіт (Workflow systems).Це системи, що дозволяють автоматизувати складні багатокрокові алгоритми роботи з документами в організації. Кожен тип документа, зокрема, може мати специфічні алгоритми обробки та маршрути руху, причому на кожному кроці функції обробки та подальший маршрут можуть у загальному випадку залежати від передісторії документа та поточних подій. Прикладом такої системи є, наприклад, Optima-Workflow.

6. Системи управління знаннями (СУЗ, Knowledge Management systems)

7. Системи керування пристроями для зберігання інформації (storage management system).

Усі системи ґрунтуються на технологіях, що складають ринок засобів електронного управління документами (ЕУД). Консалтингова компанія IDC вирізняє шість типів технологій ЕУД.

Системи ЕУД, орієнтовані на бізнес-процеси, вони призначені для специфічних вертикальних та горизонтальних додатків,іноді орієнтовані використання у певної промисловості. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами та потоками робіт, управління контентом тощо.

Системи управління контентомзабезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів та об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації над вигляді документів, а менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками.

Системи керування образамиперетворюють інформацію з паперових носіїв у цифровий формат, як правило, це TIFF, після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі. Технологія застосовується під час сканування документів.

Системи управління потоками робіт (workflow)забезпечують систематичну маршрутизацію робіт будь-якого типу в рамках структурованих та неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються з метою прискорення бізнес-процесів, підвищення ефективності та ступеня контрольованості процесів в організації. Ринок систем електронного документообігу в Україні. Аналітичний звіт – М.: РосБізнесКонсалтинг, 2008, с. 33-39.

"Маркетингова" стихійна класифікація. Сучасна практика роботи виробників програмних засобів (ПС) породила розмиту, але інтуїтивно зрозумілу кожному фахівцю класифікацію останніх. Ця класифікація склалася стихійно, жодного більш-менш виразного класифікаційного принципу в її основі немає. Фактично вона є набором різновидів існуючих систем, які набули популярності завдяки зусиллям фахівців з маркетингу.відповідних компаній.

Деякі основні різновиди ПС, що становлять маркетингову класифікацію, та взаємозв'язки між ними схематично представлені на рис. 1.

автоматизованих

Рисунок 1. Маркетингова класифікація ПС

Хоча на наведеній схемі "гілки" дерева не перетинаються, насправді цей поділ дуже умовний. Справді, торгові та бухгалтерські системи зазвичай підтримують роботу з первинними документами (рахунками, накладними, рахунками-фактурами) і, отже, у якомусь сенсі є системами електронного документообігу. Система CRM може мати функції органайзера. Система розрахунку зарплати частково перетинається із бухгалтерською системою. Велика ж система класу ERP може включати всіх своїх "сусідів" за класифікацією.

Маркетингова класифікація дозволяє розширити сферу розгляду. А саме, перестати обмежуватися системами, що зараховуються до СЕД їх розробниками, та звернути увагу на системи сусідніх класів, спробувати трактувати їх як спеціалізовані СЕД. Острогорський М.Ю. Класифікація систем електронного документообігу. Проблеми та перспективи, 2009 ftp: //ftp. dol.ru/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10. doc

Як уже говорилося вище, на даний момент в Україні представлено понад 20 систем, багато з яких створювалися як системи автоматизованого діловодства. Але останнім часом намітилася тенденція до того, що системи автоматизації діловодства, поступово вдосконалюючи свій функціонал, стають повноцінними системами електронного документообігу. Також вже існуючі СЕД поступово йдуть від спеціалізації тільки на сховище даних або на workflow, починають створюватися універсальні системи документообігу, в яких однаково добрепредставлені всі складові системи документообігу.

Саме такі повномасштабні системи незабаром почнуть домінувати над ринком. Хоча, безсумнівно, збережеться певна спеціалізація, пов'язана скоріше об'єктом застосування самих СЕД. Вже зараз деякі системи знаходять своє застосування в державних органах (ЕОС) або в телекомунікаціях (ІнтерТраст).

Відомими основними гравцями цього ринку, окрім зазначених вище партнерів Lotus (АйТі (Бос-Референт), Інститут Розвитку Москви (Попелюшка), Інтерпроком Лан (Ескадо), (CompanyMedia) ІнтерТраст), є наступні компанії з відповідними продуктами: Ланіт (LanDocs) Оптима (Optima-Workflow), Електронні Офісні Системи (СПРАВА), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) та ряд інших постачальників.

Більшість перелічених вітчизняних систем діловодства та документообігу одночасно надають функції:

- Обробка та зберігання документів: реєстрація

- управління потоками робіт (передача документів між виконавцями)

- контроль виконавчої дисципліни

- Пошук документів з атрибутів та повнотекстовий пошук

- Робота із взаємопов'язаними документами

- Регламентація прав доступу

- Списання документів "у справу"

- Інтеграція із зовнішніми системами електронної пошти

Основна перевага вітчизняних систем діловодства та документообігу полягає в тому, що найкращі з цих систем чудово враховують вітчизняну специфіку та традиції роботи з документами. У них заздалегідь закладено відповідну бізнес-логіку роботи.