Класифікатори AlibiSoft
Класифікатори є виражені у певних символах рівні організаційно-територіальної структури компанії, її видів діяльності, товарно-матеріальних цінностей чи послуг, контрагентів, бухгалтерських та управлінських рахунків з субрахунками кількох рівнів, партнерів-контрагентів.
У стандартному блокноті група функцій класифікатори займають логічно першу позицію. З них починається робота із системою. Мається на увазі саме стандартний блокнот, тому що користувач може досить легко видозмінити його, і зробити таким, який йому більш зручним. У системі міститься ціла група класифікаторів, що описують нормативно-довідкову інформацію, до якої система постійно звертається в процесі роботи.
Заповнення класифікаторів
Якщо класифікатори створені, робота почалася, і певний обсяг даних вже внесений до бази, зміна класифікатора, що називається, загрожує. Все заплутується, користувач отримує не ту інформацію, яка йому потрібна, тому що до змін під нинішнім кодом обладнання могли рахуватися канцтовари. Ми невипадково говорили про бажаність продумати зручні класифікатори заздалегідь. Однак все передбачити заздалегідь просто неможливо, тому доповнення (що простіше) та зміни у класифікаторах практично є неминучими. Однак це дуже відповідальна процедура, яку слід не менш ретельно продумати. Для того, щоб у системі залишилася докладна персоніфікована історія змін класифікаторів, а також для того, щоб можна було в довідниках автоматично замінити старі коди на нові в системі існує специфічна група функцій «Протоколи змін класифікаторів». На малюнку зображено таблицю протоколу зміни класифікатора ТМЦ ,нижній частині якої дано коротка інструкція про те, що потрібно зробити, щоб змінений код групи ТМЦ поширився на всі номенклатурні позиції, що входять до цієї групи. Після цього з'явиться повідомлення про кількість змін.
"Техніка" (або процедура натискання кнопок) при внесенні даних до класифікаторів та їх редагуванні дещо відрізняється від процедури при виконанні переважної більшості інших функцій. Це з специфікою класифікаторів, у яких необхідно враховувати підпорядкованість (вкладеність рівнів). Крім того, процедура побудована так, що її можна здійснити, тільки усвідомлюючи те, що ти робиш, що важливо, коли запис робиться раз і назавжди (або майже назавжди).
Отже, у вас є повне уявлення про те, як має виглядати майбутній класифікатор, залишилося подбати про те, щоб він виглядав і в системі Alibi.
Клацнувши мишею по рядку головного меню Класифікатори, ми «розвертаємо» цю групу функцій і бачимо перелік всіх класифікаторів, передбачених у системі, про кожне з яких вже говорилося. Те, що рядки, що відкрилися, не виділені жирним шрифтом, говорить про те, що далі нічого розгортатися не буде - це і є функції, що працюють в системі.
Перший раз клацнувши мишею по рядку з назвою того класифікатора, який ви вирішили почати заповнювати, ви отримаєте повідомлення:
Відкривається таблиця класифікатора, тільки замість готового класифікатора в ній лише один запис саме такого змісту: «Перший запис». Щоб її змінити, потрібно, перебуваючи курсором на цьому записі в лівій частині таблиці, натиснути праву кнопку миші, і з меню
При цьому у верхній частині таблиці з'являється рядокредагування
в яку ми і будемо вносити запис із клавіатури.
Курсор блимає перед літерою Z, яка поки що замінює символ коду того запису, який зараз редагуватиметься. Якби в описі формату класифікатора на цьому (першому) рівні було передбачено два знаки, можна було б встановити двозначний код. В даному випадку ми можемо присвоїти нашому запису будь-який однозначний код, наприклад 1. У наступному осередку замість тексту «перший запис» напишемо наше найменування класу, наприклад, «Товари», якщо це класифікатор ТМЦ . Потім потрібно затвердити свій запис за допомогою кнопки (підказка про призначення цієї, як і будь-якої іншої, кнопки з'являється, коли по ній рухається курсор). Рядок редагування зникає, а перший запис набуває того виду, який потрібен.
Знову з'являється рядок редагування, в якому скопійовано запис, на якому ми знаходились, викликаючи меню. Система не дозволить привласнити новому класу код, який вже є в довіднику, повертаючи користувача на вихідні позиції доти, поки на місце символу Z він не поставить щось крім одиниці (у нашому прикладі). Поставимо код 2 та найменування класу «Матеріали». Як і в попередньому прикладі, затвердимо запис. Щоб внести до класифікатора групи всередині вже наявного класу, наприклад, розбити матеріали на ПММ, сировину та інші, які у свою чергу розділимо на канцтовари та господарське приладдя. Для цього, натиснувши праву кнопку миші, перебуваючи на рядку батька («Матеріали»), виберемо функцію «додати підлегле ». У цьому рядку редагування перший символ коду новому класу вже присвоєно, це код батька (у прикладі 2). В іншому процедура нічим не відрізняється від описаної. Після затвердження підпорядкованого записукласифікатор набуває вигляду дерева. Щоб слідом за ПММ внести в класифікатор сировину, можна знову зробити це як додавання підлеглого до матеріалів, так і додавання рівноправного до ПММ. Якщо ви щось наплутали, можна не затверджувати запис і повернутися на вихідні позиції за допомогою кнопки «скасувати зміни». У результаті класифікатор з нашого прикладу набуде вигляду як на малюнку:
Слід зазначити, що затвердження кожного запису окремо ще означає остаточного затвердження внесених до класифікатора змін. У роботі з такими основними довідниками системи, як класифікатори, закладено принцип «Сім разів відміряй». Щоб затвердити зміни, слід або клацнути за повідомленням «Змінено!», після чого підтвердити, що ви готові затвердити ВСІ внесені зміни, або просто спробувати вийти з таблиці, натиснувши , і знову ж таки в діалоговому вікні, що з'явилося, підтвердити своє рішення.