Комісія з оприбуткування основних засобів

Початок фінансового року – це можливість організувати роботу бухгалтерської служби якнайкраще. Окрім Положення про облікову політику, керівництву організацій усіх форм власності слід подбати про юридичне обґрунтування функціонування різних внутрішніх комісій. І одна з них – Комісія з оприбуткування основних засобів або Комісія з надходження основних засобів. Як не дивно, але про такий орган компанії дуже мало інформації. Тому давайте знайомитись ближче.

Порядок формування

Комісія з оприбуткування (надходження) основних засобів (далі – Комісія) створюється окремим наказом керівника підприємства, де чітко персоналізується її склад:

Кількість людей визначається потребами компанії та залежить від:

Організаційна структура підприємства;
наявність віддалених структурних підрозділів;
Чисельності персоналу;
Кількості та структури основних засобів;
Частоти руху необоротних активів.

На чолі Комісії перебуває голова. До його обов'язків входить:

Здійснення загального керівництва;
Розподіл обов'язків та роздача доручень окремим членами;
Забезпечення колегіальності обговорення питань (особливо складних та спірних);
Підпис протоколів засідання Комісії.

Секретар документує роботу Комісії шляхом проведення протоколів. У державних та муніципальних установах протоколи щодо надходження активів є невід'ємною частиною плану закупівель.

Увага! Якщо дозволяє штат, то головою Комісії краще не призначати керівника підприємства. Це позбавить зайвих питань з боку податкових та інших контролюючих органів, оскільки керівник організаціїзатверджує Акт прийому-передачі основних засобів. Краще, коли за складання акта відповідає одна людина (глава Комісії), а за її затвердження – зовсім інша (керівник підприємства).

Визначення складу

Членами Комісії є працівники підприємства. До складу обов'язково включаються:

Працівники бухгалтерії, які знають правила документування, оцінки та обліку основних засобів;
Експерти – технічні фахівці (інженери, будівельники, енергетики, механіки, наладчики тощо), спеціальні знання та досвід яких допоможуть оцінити фізико-технічну придатність об'єкта для подальшого використання.

Допускається у наказі запровадження до складу експертів за видами діяльності, який буде присутній у особливих випадках. Наприклад, «Під час введення в експлуатацію об'єктів комп'ютерної / обчислювальної техніки залучати до роботи програміста Маркіна А. І.». У разі відсутності на підприємстві потрібного експерта, в особливих випадках можливе залучення на основі господарського договору стороннього експерта:

Профільного спеціаліста (фізична особа);
Спеціалізованої організації (юридична особа).

Так, якщо підприємство має справу з високоточним, надскладним чи експериментальним обладнанням, то для його маркування можливе включення до складу Комісії представника наукового об'єднання чи спеціалізованої держструктури

Для зміни складу необхідний окремий указ керівника фірми з нормативним обґрунтуванням.

Якщо фізична особа-підприємець не має найманих працівників, то у створенні Комісії немає сенсу. В інших випадках рекомендується її створити, навіть якщо членами будуть не фахівці вузького профілю (наприклад, бухгалтер, прибиральниця та сторож).

Врахуйте: експертом не може виступати особа, відповідальна за збереження матеріальних цінностей.

Повноваження та обов'язки

Мета цього органу внутрішнього контролю – прийняття колегіального рішення про постановку на баланс підприємства та передачу на відповідальне оберігання матеріально-відповідальній особі рухомого та нерухомого майна.

При надходженні нового майна до компетентності Комісії входить прийняття таких рішень:

Чи належить конкретне майно до основних засобів виходячи з облікової політики підприємства?
Чи можна зробити висновок, що об'єкт, що надходить, технічно справний, повністю укомплектований і придатний для подальшої експлуатації?
Чи має основний засіб ознаки, за якими його слід вважати особливо цінним майном?
Чи супроводжується конкретний актив усіма необхідними первинними документами від постачальника (підрядника)?
Який термін корисного використання необхідно встановити для конкретного об'єкта?
До якої групи аналітичного обліку буде належати актив і який код за ОКОФ йому потрібно привласнити?
Яка первісна вартість придбаних чи створених власними силами основних засобів?
Якою є справедлива ринкова вартість необоротних активів, які були виявлені як надлишки під час інвентаризації, а також вартість об'єктів, отриманих безоплатно?
До якого структурного підрозділу направляється актив?
Хто зі співробітників підприємства буде призначений матеріально відповідальною особою за збереження майна, що надійшло?

Також ця Комісія розглядатиме доцільність та обґрунтованість зміни вартості основних засобів та строку їх корисного використання. Така потребаможе виникнути при зміні облікової політики чи початкових технічних показників функціонування об'єкта (зокрема у разі реконструкції, модернізації чи добудови).

Порада: нанесення інвентарного номера на основний засіб слід зробити у присутності уповноваженого члена Комісії та матеріально відповідальної особи, щоб у майбутньому уникнути суперечок та непорозумінь.

Регламент роботи

Комісія з оприбуткування основних засобів діє постійно. Регламент роботи регулюється Положенням Комісії. Періодичність засідання – щонайменше один раз на місяць. Час розгляду документів на оприбуткування довгострокових активів встановлюється залежно від графіка документообігу. Рекомендується, щоб термін прийняття рішень щодо кожного об'єкта не перевищував 14 днів.

Для визнання рішення правомочним потрібна присутність 2/3 загальної кількості членів. За відсутності голови засідання не може відбутися.

Особливості інтерпретації голосування:

Рішення вважається ухваленим, якщо за нього проголосує більше половини присутніх;
Якщо думки членів Комісії поділяються порівну, то голос голови вважається вирішальним;
У разі незгоди голови з рішенням більшості його особлива думка може бути відображена в протоколі, але не може змінити прийняте рішення, прийняте більшістю

Практична рекомендація: щоб спростити створення розпорядчої документації, можна створити єдиний документ «Положення про Комісію з надходження, вибуття та інвентаризації нефінансових активів». У ньому можна в окремих пунктах розписати склад, порядок формування та повноваження кожної з трьох перерахованих комісій, які контролюватимуть безпеку тарух як оборотних, і внеоборотных активів.

І пам'ятайте: що детальніше будуть розписані правила для всіх учасників, то легше бухгалтеру обґрунтовувати свої дії. Делегувати повноваження – це розділяти відповідальність за ухвалення рішень. Це мудро.