Компенсація за використання особистого транспорту - у службових цілях, 2019, ПММ

У повсякденному житті наявність власного транспорту є життєвою необхідністю будь-якої людини.

Не всі компанії мають можливість надати своїм працівникам службовий транспорт, незважаючи на те, що запропоновані вакансії мають роз'їзний характер роботи. Багато компаній виходять із становища, запрошуючи працювати співробітників із власним автотранспортом.

Слово закону

У менеджерів з продажу, торгових представників, виїзних фахівців з обслуговування клієнтів кінцевий результат функціональних обов'язків, що виконуються, безпосередньо залежить від їх здатності швидко переміщатися від одного місця призначення до іншого. У такій ситуації власний автомобіль, який використовується як службовий транспорт, перетворюється на виробничу необхідність.

Що відшкодовують?

Співробітнику під час використання ним особистого автотранспорту відповідно до вказівок статті 188 Трудового кодексу України для виконання своїх службових обов'язків роботодавець має виплатити компенсацію. Але між роботодавцем та співробітником має бути укладена угода на її використання.

Відповідно до вказівок кодексу про працю умови здійснення виплат, їх розмір необхідно обумовити в досягнутій сторонами угоді, де вказати конкретну суму компенсації та строки здійснення оплати.

Згідно з вказівками правових актів оплачуються витрати :

амортизаційні;
на купівлю бензину, мастильних матеріалів;
здійснення технічного обслуговування;
Виробництво поточного ремонту.

Компенсаційні виплати за експлуатацію співробітником особистогоавтомобіля прийнято встановлювати в твердій сумі, яка підлягає щомісячній оплаті. Вона видається за фактично відпрацьований період часу, з якого виключаються дні перебування у трудовій відпустці, на лікарняному листку внаслідок хвороби.

Умови використання автомобіля

Особистий автотранспорт співробітника може бути використаний у службових цілях роботодавцем, якщо досягнуто взаємної згоди між сторонами. Відповідно до вказівок статті 642 Цивільного кодексу України документально оформляється угода як договір оренди автотранспорту на визначений термін.

У ньому наголошується, що орендодавець віддає у розпорядження на тимчасове володіння та користування орендарю автомобіль без водія за певну плату та без надання послуг з управління ним.

У трудовому кодексі наводиться роз'яснення щодо умов використання особистого автотранспорту у службових цілях. На підставі статті 188 видається наказ зразок, який компанія може розробити у довільній формі.

Нормативні акти

Регламентують використання співробітниками свого особистого автотранспорту документи, зазначені нижче. Вони встановлені нормативи з експлуатації автотранспорту. Вони визначають мети використання, основним у тому числі підвищення досягнення особистої ефективності у праці. Чинне положення про компенсацію було розроблено на підставі вказівок українських законодавчих актів.

У їх число входять:

За загальноприйнятими правилами статті 188 кодексу про працю, розмір компенсації має бути встановлений угодою, яку укладає співробітник зі своїм роботодавцем.

Але при здійсненні виплати за рахунок коштів, що виділяються з бюджету окремих установ, необхіднокеруватись вказівками наказу Міністерства фінансів України за номером 16н.

Як отримати лікарняний листок у поліклініці і не тільки? Дивіться у статті.

Компенсація за використання особистого транспорту з службовою метою — 2019

Будь-яка компанія незалежно від правово-організаційної форми зобов'язана здійснити оплату компенсацій за експлуатацію автотранспорту співробітника, якщо він використовує його для своєчасного виконання покладених на нього посадових обов'язків.

Попередній договір чи за фактом?

Оплата компенсації здійснюється на підставі укладеного договору між роботодавцем та співробітником за фактично понесені ним витрати.

Щоб отримати компенсацію використання особистого автомобіля співробітник представляє у бухгалтерію компанії документи, до яких входить:

копія технічного паспорта автотранспорту, засвідчена нотаріусом;
офіційні папери, що обґрунтовують витрати, встановлені правилами з бухгалтерського обліку. Наприклад, чек на купівлю паливно-мастильних матеріалів, акт на виконання поточних ремонтних робіт.

Документальне оформлення

Компанія, яка користується особистим автотранспортом співробітника для виконання службових обов'язків, може оформити як:

трудового договору із співробітником, за яким зобов'язується оплачувати компенсацію за використання автомобіля;
договору оренди автомобіля або передачу його на довгострокове використання;
угоди надання транспортних послуг.

Насправді переважно трапляються випадки укладання договору про оренду автотранспорту, який оформляється у письмовій формах. За умовами договору орендар маєпідтримувати у належному стані орендований автотранспорт, здійснюючи своєчасно поточний, капітальний ремонт.

Орендар покриває витрати на:

У деяких компаніях обходяться внутрішнім наказом керівника, відповідно до якого працівнику здійснюють компенсаційні виплати.

У ньому зазначено, що роботодавець зобов'язується оплачувати:

компенсацію за зношування автотранспорту, тобто амортизаційні витрати, що виникли внаслідок його експлуатації;
витрати, пов'язані безпосередньо з експлуатацією автотранспорту.

Уніфікованої затвердженої законодавчими актами форми наказу немає.

Виплата: суми та строки

До обов'язків відповідального за здійснення обліку робочого часу керівника входить виробництво запису в табель відпрацьованих співробітником днів, коли він використовував особистий автомобіль.

Компенсації за використання особистого автотранспорту встановлюється у розмірах :

за легкові автомобілі виплачується400 рублів за кожен відпрацьований день, але вона не повинна перевищувати8000 рублів на місяць;
за мотоцикли за кожен день відпрацювання складає200 рублів, при цьому на місяць він не повинен перевищити4000 рублів.

Нарахування компенсаційних виплат у бухгалтерському обліку заноситься до статті рахунку 73, де записуються інші операції під час роботи з персоналом. У ньому необхідно записати розмір компенсації, що підлягає видачу. Виплата компенсації здійснюється на підставі довідки, що оформляється безпосереднім керівником. У ньому відображається кількість відпрацьованих днів. Вона засвідчується начальником структурного підрозділу, де працює працівник.

Довідка-розрахунок складається розрахунковим бухгалтером компанії до 3 числа місяця, який слідує за звітним місяцем. Вона подається щомісяця в займає роботою з персоналом підрозділ для видання наказу про здійснення виплати компенсації. Виплата компенсації за використання особистого автотранспорту здійснюється одночасно з видачею заробітної плати за графіком компанії.

Пам'ятка бухгалтеру

На підставі статті 252 податкового кодексу до витрат, що підлягають оподаткуванню, належать витрати платника податків для провадження господарської діяльності. Вони мають бути обґрунтовані, підтверджені документально. До них також віднесено збитки відповідно до положення статті 265, які зазнав платник податків у ході економічної діяльності.

При встановленні у договорі оренди автотранспорту орендної плати, вираженої конкретної сумою, вона підлягає оподаткуванню як податку з доходу фізичної особи у вигляді 13 %.

Що стосується компенсації, що виплачується за використання автотранспорту співробітника на користь роботодавця, то відповідно до статті 217 Податкового кодексу Україна вона не оподатковується.

Але це правило діє виключно у випадках, коли виплати здійснюються у межах затверджених чинними законодавчими актами нормах.

Податок на прибуток

Правовими актами встановлено норми витрат, куди мають орієнтуватися компанії під час здійснення компенсаційних виплат, якщо використовується автотранспорт співробітника. При відрахуванні накладеного на прибуток підприємства податку зазначені виплати зараховують до інших витрат відповідно до вказівок статті 264 ПК, які безпосередньо стосуються виробництва та реалізації продукції.

Норми відповідно до постанови про оподаткуванняза сумою виплачуваної щомісячної компенсації встановлено залежно від типу автотранспорту, основних технічних показників двигуна.

Наприклад, при перевищує 2000 куб. см робочому обсязі двигуна сплачується 1500 рублів, якщо він менший за зазначений, то - 1200 рублів.

Що потрібно, щоб відкрити автомийку? Дізнайтесь тут.

Оформлення трудового договору за сумісництвом є обов'язковим! Дивіться зразок.

А саме:

Вони зазначається, що має здійснюватися нарахування страхових внесків попри всі види компенсаційних платежів, які виплачуються співробітнику у виконанні функціональних обов'язків.

Вони не належать відповідно до постанови № 92 до об'єктів оподаткування.

На додаток до вищесказаного необхідно відзначити, що встановлення характеру роботи для окремих посад є прерогативою роботодавця. Він визначає критерії, порядок нарахування компенсацій, їх розмір, умови відшкодування витрат. Отже працівник повинен звернути особливу увагу на оформлення використання особистого автотранспорту. Причому він має висловити свою думку щодо розміру компенсацій.