KPI (Ключові показники ефективності) - що таке, як розробити та впровадити, розрахувати, приклади

Кожне підприємство прагне успіху своєї діяльності. При цьому неймовірно важливо виконувати постійні виміри ефективності та результативності роботи. Визначати ключові показники виконання норм підприємства чи компанії зручно з допомогою KPI. Дуже важливо розуміти, як правильно запровадити такі коефіцієнти і що з їхньою допомогою можна розрахувати.

Що таке показник ефективності KPI та як його використовувати

Показник KPI або (Key Performance Indicator) – у перекладі з англійської – це ключові показники виконання роботи. Проте українською найчастіше перекладають як ключові показники ефективності. Інакше висловлюючись, КПЕ — це система кількісних індикаторів, які відбивають продуктивність діяльності співробітника чи підприємства у цілому. Завдяки KPI порівняння професійних якостей співробітників стає об'єктивнішим.

Чому у вашій компанії необхідно розробити КіПіАй

Ключові показники ефективності за допомогою спеціальної системи оцінок дозволяють визначити ефективність певних дій та можливість досягнення стратегічних чи тактичних цілей підприємства. За допомогою KPI можна контролювати роботу співробітників (від кур'єра до головного інженера), стежити за етапами виконання певних завдань, а також розробити ефективну систему оплати праці на основі проведеного аналізу та отриманих оцінок.

Якщо користуватися економіко-фінансовою термінологією, KPI - це математична залежність результату роботи від засобів і способів її виконання, а також якості та кількості використовуваних ресурсів. цілі і чи в правильному напрямку рухаємося.

Які основні завдання підрахунку Key Performance Indicator

За допомогою показників КПЕ можна виміряти характеристики діяльності співробітника чи колективу загалом. Зверніть увагу, що базові KPI є однаковими для різних галузей економіки: їх можна використовувати в комерційних банках, будівництві, постачанні, складському господарстві, митних органах та інших підрозділах держслужби.

Досягнення практичного результату

Корисний ефект або так званий ККД - коефіцієнт корисної дії по відношенню до поставлених завдань. Ми зможемо дізнатися, наскільки дії, що вживаються, є ефективними і доцільними щодо мети, яку ми хочемо досягти. Наприклад, збільшення чистого виторгу чи обсягу продажу, мінімізація витрат за виробництві тощо.

Негативні фактори, проблеми

Небажані результати, що виникають у період руху до максимуму корисної ефективності, призводять до непотрібних чи шкідливих процесів. Часто вони супроводжують бажані результати співробітника або всього підприємства. Наприклад: зменшення вільного часу для працівника, підвищений стресовий стан або плинність кадрів для підприємства тощо.

Оплата праці, преміювання та інші витрати

Витрати завжди потрібно розраховувати. Це будь-які витрати, які витрачаються виконання поставлених цілей, чи це матеріальні чи нематеріальні ресурси. Ставлення бажаного результату до понесених витрат переважно визначає його доцільність.

Відео: виплата заробітної плати та щомісячної премії залежно від типу KPI

Порівняння загального часу, витраченого створення системи

Час можна було б зарахувати до витрат. Але не завжди відношення бажаного результату до обсягу витраченого часу матиме значеннянедоцільність поставленого завдання. Обов'язково потрібно враховувати, скільки часу витрачається досягнення тих чи інших завдань. Це допоможе нам KPI. Тому що за допомогою них ми можемо дізнатися про ефективність наших дій.

Аналіз плюсів та мінусів використання KPI

Будь-яке аналізування діяльності підприємства може мати як позитивний, а й негативний ефект. Таке зазвичай трапляється за некоректності використання оціночних показників чи непідготовленості системи до їх впровадження.

Існують поширені помилки та обмеження, що уповільнюють ефективність впровадження системи KPI. Тут ми перерахуємо певні ситуації, коли безглуздо застосовувати цей метод.

Цілі та стратегія підприємства не визначені

Якщо не можна назвати конкретну мету роботи, аналіз KPI застосовувати нелогічно, оскільки щодо оціночних показників нічого очікувати точки, від якої можна відштовхнутися. У ситуації невизначеності просто неможливо отримати релевантні та точні дані.

Навпаки, постановка виразних та досяжних цілей дає так званий інтегральний ефект. Правильно вмотивовані співробітники перевиконують виробничий план, компанія отримує більше прибутку, що дозволяє виплачувати пристойні бонуси не лише «продажникам», а й співробітникам допоміжних служб. Це, у свою чергу, стимулює персонал задіяти внутрішні резерви та працювати ще продуктивніше.

Відсутність контролю за веденням бізнес-процесів з виробництва

За відсутності складеної чіткої структури виконання бізнес-процесів вкрай складно буде досягти хороших результатів. Це не означає, що перед впровадженням системи KPI потрібно повністю реорганізувати всі процеси. Достатньо створити простий, але чіткий покроковий план діяльностіта розписати перелік обов'язків кожного співробітника. А використання показників KPI допоможе оцінити та одночасно вдосконалити план.

Слабкий рівень управлінського обліку в організації

Аналіз показників KPI потребує достатнього рівня управлінського обліку для впровадження нових методів контролю та оцінки показників ефективності. Якщо ланка управлінського обліку слабка чи зовсім відсутня, то використання KPI немає сенсу, оскільки результати дорівнюватимуть нулю.

Управління системою по висхідній ієрархії або «знизу нагору»

Чи можна розробити систему KPI «знизу вгору» або по висхідній ієрархії? Можна: це навіть простіше та швидше у виконанні. Однак у такому разі ефект буде зворотним. І замість того, щоб протистояти розсіюванню цілей, він породжуватиме їхнє розпорошення. Ні про який благополуччя компанії в цьому випадку не може йтися. Тим більше, про доцільність такого впровадження системи KPI.

Розробка системи коефіцієнтів під ключ

Попри бажання багатьох власників бізнесу та підприємств, системи KPI не можуть продаватися у вигляді «коробкового продукту». У їхньому впровадженні повинні брати участь якомога більше співробітників компанії і, перш за все, її перша особа. Саме генеральний директор чи керівник підприємства повинен постійно мотивувати та контролювати своїх заступників, а також виявляти інтерес до просування у проекті.

Скільки оцінок покласти в основу підрахунку

Існує думка, що контрольних показників багато не буває. Повірте, у випадку з KPI все навпаки. Якщо показників для оцінки занадто багато — більше семи, то доводиться розподіляти увагу через необхідність прагнення контролювати всі або більшість із них, що не призводить до чіткого та цілеспрямованого результату вспробі наздогнати всього відразу.

Рівно зворотна ситуація, коли система містить дуже мало показників KPI, як правило, менше трьох. Швидше за все, вони не зможуть охопити всі необхідні підприємству результати діяльності працівника та роботи всього підприємства.

Це ряд основних поширених помилок у коректності чи доцільності використання систем KPI. Звичайно ж, існує низка інших спільних та приватних ситуацій.

Відео: КПЕ на транспорті - як порахувати збалансовану кількість показників

Щоб уникнути або знизити ймовірність виникнення перелічених вище помилок, необхідно чітко розуміти, які показники KPI доречно застосовувати у тому чи іншому випадку. KPI бувають певних видів:

фінансово-нефінансові;
кількісно-якісні;
індивідуально-командні;
абсолютно-відносні;
стратегічно-оператичні;
функціонально-проектні;
результативності-ефективності.

Для отримання найбільш точних і коректних результатів впровадження KPI кожен вид оцінювання, що використовується, повинен бути врівноваженим.

Відео: грейдування, метод нарахування бонусів та інші способи мотивації професіоналів

Щоб грамотно впровадити KPI у систему підприємства, необхідно розуміти, як розраховувати дані показники. У таблиці представлені найпоширеніші KPI та система їх розрахунку.

Таблиця: використання системи ключових показників ефективності персоналу

Ключові показники ефективності	Система вимірювання/розрахунку
Комерційні показники
Виторг	Відношення факту виручки до плану виторгу
Прибуток	Відношення факту прибутку до плану прибутку
Дебіторська заборгованість (ДЗ)	Відношення факту до плану
Некомерційні (якісні) показники
Своєчасність подання звітів	Відношення фактичної дати звітності до планової дати подання звіту
Виконання плану відвідувань клієнтів	Відношення факту до плану
"Плинність кадрів	Відношення фактичного відсотка «плинності» до планового відсотка «плинності»
Число залучених нових клієнтів	Відношення фактичної кількості залучених клієнтів до планової кількості залучених клієнтів
Інші показники	План факт

Що має на увазі під собою побудову «правильної» системи

Планування роботи з впровадження системи KPI починається з визначення того, які показники входитимуть до формули для розрахунку бонусів. При цьому необхідно дотримуватися наведених нижче вимог:

кожен показник має бути чітко визначений;
показники та планові зобов'язання мають бути досяжні: цілі — реалістичними, але водночас є стимулом прагнення найкращих результатів;
показник повинен бути у компетенції тих людей, які оцінюються;
показник повинен мати певний зміст;
показники можуть бути загальними для всієї компанії, тобто «прив'язані» до мети компанії, та конкретними для кожного відділу, тобто «прив'язані» до цілей відділів.

Відео: сутність KPI та алгоритм його виконання

Конкретні кейси впровадження

Щоб розібратися, як швидко та грамотно впровадити систему коефіцієнтів на своєму підприємстві, логічно вивчити досвід колег,яким вдалося досягти у цій справі значних результатів.

Досвід впровадження програми аудиту користувачів в інтернет-магазині

Після впровадження додаткового модуля фінансової аналітики та системи KPI зростання продажів збільшилося на 26%, середній чек — на 22%, а кількість up-sell та cross-sell продажів — на 42%.

Що компанії дало такий сильний прорив? Грамотний підхід до показників та правильна мотивація співробітників. Усі працівники об'єднувалися в єдину рейтингову систему з оцінкою різних параметрів.

Таблиця: введені параметри визначення результативності продажів

Ф. І. О. співробітника

Середній чек

Середній відсоток маржинальності в угоді

up-sell продаж

Cross-sell продаж

Вартість залучення клієнта

LTV (Повторна покупка)

Як винагорода працівника залежить від якості обслуговування

Кожен співробітник відділу продажу мав фіксовану (незначну) ставку заробітної плати + 10% від чистого прибутку закритих ним угод.Залежно від зростання показника середнього чека зростала загальна сума прибутку, а відсоток маржинальності визначався середнім значенням та кількістю всіх покупок.

Кожен співробітник був не тільки зацікавлений у максимальній конверсії відвідувачів у покупців, а й у up-sell продажі (реалізації більш дорогої та функціональної моделі), оскільки відсоток маржинальності на дорогі товари завжди зростає разом із ціною в арифметичній прогресії. Продавець також мав підставу здійснити кілька Cross-sell продажів (реалізації додаткових або супутніх товарів) для підвищення середнього чека.