Microsoft Word для технічного письменника

Михайло Острогорський, Катерина Потапова, 2004

1. Введення

Цей огляд містить низку приватних рекомендацій щодо оформлення документів у текстовому процесорі Microsoft Word. Ці рекомендації будуть корисні розробникам технічної документації, технічним письменникам, системним аналітикам, науковим співробітникам – усім, кому доводиться використовувати текстовий процесор для підготовки складно структурованих документів великого обсягу.

Огляд не претендує на всеосяжність. Його основне завдання полягає в тому, щоб застерегти читача від найпоширеніших помилок, які здійснюються під час оформлення документів. Крім того, в огляді показано, як можна домогтися відповідності документа, створеного в Microsoft Word, деяким специфічним вимогам ГОСТ.

Наведені рекомендації загалом спрямовані створення документів, які мають такими свойствами:

2. Рекомендації щодо іменування стилів

У цьому огляді пропонується такі правила іменування стилів:

  • Імена стилів мають бути лаконічними, але виразними. Прагніть до того, щоб призначення стилю було загалом зрозуміле за ім'ям без додаткових пояснень.
  • Набирайте імена стилів латинським шрифтом. Не використовуйте в іменах стилів символи національних алфавітів, навіть якщо версія Microsoft Word, яка ви використовуєте, це допускає.
  • Утворіть імена стилів від англійських слів та абревіатур. Наприклад, стиль для врізання краще назвати Inset, а не Vrezka.
  • Не використовуйте в іменах стилів пробіли. Пробіли можна просто пропускати або набирати натомість символи підкреслення.
  • Завжди використовуйте той самий принцип для створення імен стилів з кількох слів. Зазвичай частини імені пишуть або разом з великої літери (NoteImportant),або з малої через символ підкреслення (note_important).
  • Намагайтеся складати імена так, щоб при лексикографічному упорядкуванні близькі за функцією стилі були поруч. Наприклад, inset_note, inset_warning, не note та warning.
  • Назвіть стилі так, щоб вони чітко виділялися у списку стандартних стилів. Наприклад, кожне ім'я може починатися будь-яким префіксом, стандартним для проекту чи організації.

Документи Microsoft Word можуть оброблятися різноманітними утилітами виробництва третіх фірм. Це можуть бути, наприклад, конвертори для перетворення документів у HTML або WinHelp. Таке програмне забезпечення не завжди коректно опрацьовує прогалини, символи національних алфавітів та інші не зовсім "програмістські" деталі в іменах стилів.

3. Користуйтеся лише чистими стилями

Оформляйте текст лише стилями, не використовуючи на додаток до них форматування вручну. Якщо у вас виникла потреба оформити абзац або рядок нестандартним для документа способом, краще згаяйте час на створення додаткового спеціального стилю.

Приклад 1. До чого веде форматування вручну

Допустимо, всі абзаци основного тексту починаються з червоного рядка, але вам захотілося, щоб перші абзаци розділів червоного рядка не мали. Тоді ви берете і в кожному абзаці вручну робите нульовий відступ. До чого це призведе? По-перше, якщо потрібно повернути першим абзацям розділів відступ, цю роботу знову доведеться виконати вручну. По-друге, чи можете ви без експерименту впевнено сказати, що станеться з абзацними відступами виправлених абзаців, якщо ви зміните абзацний відступ на рівні стилю?

4. Створюйте загальний базовий стиль для кількох схожих стилів

Нерідко для подібних пофункції фрагментів тексту доводиться створювати схожі оформлення стилі, відрізняються одним-двома властивостями. Наприклад, для врізок типу "зауваження" і "рада" можуть бути створені стилі inset_note і inset_tip, які мають однакові властивості абзацу та шрифту, але різні рамки.

У подібних випадках доцільно створити додатковий стиль, що володіє всіма властивостями, що дублюються, а від нього утворити всі "родинні" стилі з характерними для них індивідуальними особливостями.

Використання базового стилю дозволяє:

  • Швидко створювати нові споріднені стилі. Якщо повернутись до наведеного прикладу, це можуть бути стилі для інших врізок: застереження, важливої ​​інформації, прикладів тощо.
  • Швидко змінювати властивості однотипних стилів, наприклад, встановити шрифт відразу для всіх типів врізок.

Базовий стиль може не застосовуватись у документі безпосередньо, а служити тільки для створення та автоматичного оновлення похідних стилів.

5. Створюйте символьні стилі для виділеного тексту

Часто потрібно так чи інакше змінити зображення, розмір або шрифт деяких слів у тексті (наприклад, виділити назви елементів інтерфейсу напівжирним зображенням). Для цього прийнято користуватись відповідними кнопками (наприклад, Напівжирний або Курсив) та комбінаціями клавіш.

Однак подібна практика спричиняє низку незручностей. Зокрема, якщо після написання тексту виникне необхідність змінити накреслення або розмір шрифту відразу для багатьох однотипних елементів, доведеться змінювати параметри кожного виділеного фрагмента вручну.

Тому зручніше створювати символьні стилі виділених елементів тексту. У такому разі при необхідності внести зміну в стиль ви змінюватимете його параметри лише один раз.

Відмітна ознака символьних стилів: вони не мають параметрів, властивих абзацу.

Для кожного символьного стилю можна встановити комбінацію клавіш. Таким чином, спроститься процес застосування символьних стилів.