На допомогу - Оформлення документів особистої справи працівника довідка-об’єктивка
ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ОСОБИСТОГО СПРАВИ РОБОТНИКА: ДОВІДКА-ОБ'ЄКТИВКА
Одним із документів, які включаються до складу особистої справи працівника на етапах формування та ведення є довідка-об'єктивка.
Форму довідки-об'єктивки нормативними правовими актами не встановлено. Зазвичай у ній відбиваються такі відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; місце роботи та посада на момент складання довідки; рік народження; місце народження; освіта; що закінчив (коли); спеціальність за освітою; наявність державних нагород; чи є депутатом; наявність наукового ступеня; робота у минулому.
Довідка-об'єктивка оформляється на трафаретному бланку (примітка) (шаблон довідки може бути встановлений на комп'ютері), підписується керівником із проставленням дати та засвідчується печаткою наймача (за наявності – гербовою печаткою). Якщо перший екземпляр довідки-об'єктивки спрямовується за межі організації, в особисту справу працівника підшивається її копія, засвідчена в установленому порядку. Копії можуть бути виготовлені рукописним, машинописним способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії (ксерокса). При виготовленні копії рукописним чи машинописним способом вона має бути засвідчена або нотаріально, або кадровою службою організації (фахівцем з кадрів). В останньому випадку відмітка про засвідчення копії оформляється таким чином: пишеться слово «Вірно», потім вказується посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище), дата завірення копії. Наприклад:
Начальник відділу кадрів Підпис Н.М.Дятлова
Довідка-об'єктивка не є обов'язковим документом особистої справи. Спеціально складати цей документ з метою включення до особистої справи працівника не потрібно.
Приклад оформлення довідки-об'єктивки наведено у додатку (постійна інформація виділена жирним шрифтом).
Примітка. Трафаретний документ – документ, що має заздалегідь надрукований стандартний текст.
Андрій Рибаков, директор Білоукраїнського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, кандидат історичних наук
Приклад оформлення довідки-об'єктивки