На порозі податкова перевірка, а у Вас втрачені документи Вихід є!
Нині наш ритм життя неминуче пришвидшується. Не дивно, що ми починаємо не встигати, забувати, а часом втрачати важливу інформацію. Подібна ситуація може торкнутися і документів, які періодично губляться внаслідок переїздів, пожеж, і просто через недбалість співробітників. Як наслідок – компанія несе додаткові витрати у вигляді штрафів та донарахованих податків.
Відповідно, при податковій перевірці інспектор «не посоромиться» запитати з Вас весь необхідний перелік документів, і якщо Ви пошлетесь на форс-мажор і відмовитеся їх надати, то, безумовно, будуть потрібні докази, що підтверджують Вашу невинність.
Наведемо приклад, коли компанія, пославшись на пожежу, відмовилася надати рахунки-фактури та акти, та їх відсутність обійшлася у велику суму у розмірі 10 млн. руб.
Щоб уникнути подібної ситуації, ми пропонуємо використовувати три докази, які допоможуть зберегти не тільки гроші, але і нерви.
Доказ 1. «Усьому виною непередбачувані обставини».
Засновник організації, про яку ми говорили вище, стверджував, що з бази даних на комп'ютері пропала інформація за період часу, що запитується податковою службою, але для вищої інстанції ця причина не виявилася вагомою, оскільки компанія не повідомила про зникнення паперів у поліцію.
Рада.Одразу після виявлення зникнення зверніться до поліції. Якщо папери згоріли, запитуйте довідку про пожежу в МНС. Документи зі слідчих органів та Міністерства з надзвичайних ситуацій – вагомий доказ у суді на користь Вашої організації.
Запам'ятайте, що подібна довідка повинна містити: точні відомості про потерпілого,який втратив документи, найменування цих паперів, та період зникнення.
Приклад.Компанія втратила в суді 70 млн руб. через неуважність. У довідці МНС про пожежу була груба помилка, яка не врятувала компанію від донарахувань податків – у документі було написано, що в будівлі, що згоріла, була інша організація.
Доказ 2: "Відновити не вдалося".Суди завжди неохоче, а часом і критично оцінюють спроби відновити рахунки-фактури або інші цінні документи.
Рада.Призначте відповідальну людину, яка запросить у контрагентів копії втрачених документів. Одним із доказів спроби відновити папери для вас стануть: поштові квитанції листів та надіслані контрагенту запити, а також листування з ним. Найкращий доказ невинності компанії в втрати документів – надати у вищі інстанції дублікати знищених паперів. Скоріш за все, з Вас знімуть претензії.
Пам'ятайте: копії рахунків-фактур за фактом будуть завірені лише тоді, коли керівник контрагента, поставивши свій підпис і дату завірення, печатку та штамп – «Копія вірна».
Приклад.Власник організації надав копії рахунків-фактур в обґрунтування суми ПДВ за поставлені товари. Податківці відмовилися приймати копії, але суд став на бік бізнесмена.
Автоматизувати документообіг на будь-якому підприємстві досить легко. Доведіть, що компанія не несе відповідальності за втрату документів. Головні аргументи, які можна навести, використовуючи цю модель свого захисту – документи не можна надати з кількох об'єктивних причин, при цьому показати, що організація вжила всіх необхідних заходів, щоб загублені документи були відновлені.
Доказ 3: «Втрачені документи,але знайдено акти».
Рада.Створіть внутрішню раду зі свого заступника, головного бухгалтера і, наприклад, начальника охорони. Корпоративна рада проведе ревізію, встановить зниклі документи та причини їх зникнення, де буде докладно описано, коли і внаслідок яких обставин було втрачено цінні папери. Додатковий аргумент на захист Вашої позиції – проведення опису зниклих паперів.
Приклад.Під час перевірки одного реально існуючого заводу податкова інспекція не дорахувалася рахунків-фактур на 3,5 млн руб. Але в суді було доведено, що цінні папери було втрачено під час пожежі в будівлі. Було складено акт і довідку про втрату паперів (з підписами генерального директора та головного бухгалтера) через пожежу в будівлі, де зберігаються первинні документи з бухгалтерії, було написано заяву до поліції та листа до податкової інспекції.
Якщо папери зникли з електронної бази, нехай організація, яка встановлювала потрібну програму, відновить її. Щоб довести, що Ваша організація орендувала приміщення, яке згодом згоріло, надайте платежі з оренди приміщення, господарських потреб тощо. Доручіть Вашим співробітникам скласти докладний документ, який доводитиме, що суми зі втрачених рахунків-фактур відповідають оборотам по рахунках компанії.
Ми щиро бажаємо, щоб ці аргументи не були актуальними для Вашої компанії, тому найголовніша порада – виявивши зникнення паперів, одразу постарайтеся зробити все можливе для їх відновлення!