Надсилаємо знак згори! або Як ввічливо нагадати адресату про його зобов’язання
Ділове спілкування передбачає постійне балансування між тактовністю та наполегливістю, жорсткістю та повагою до партнера. Ділова листування — це різновид комунікації й те водночас метод на партнера чи клиента.
Нерідко виникають такі питання: "Як вчинити, якщо партнер не виконує своїх зобов'язань?", "Як нагадати про подію, яка важлива для Вас, але при цьому не здатися занадто нав'язливою?"
Приводів для написання нагадувань може бути багато і вони можуть бути як приємними, так і не дуже. Найчастіше нагадують:
про усні домовленості;
про зобов'язання, прописані в діловій документації (борг, строки оплати, строки поставки тощо);
про умови, прописані у діловій документації.
Головною метою таких листів є інформування та нагадування, в деяких випадках прохання, пов'язане із загальними інтересами. Звичайно, не можна говорити про універсальний шаблон написання листів-нагадувань, але виділимо найбільш характерні складові таких листів.
2. Озвучуємо проблему та її наслідки.
4. Цитуємо пункти, що цікавлять нас.
5. Нагадуємо про терміни.
6. Просимо виконати умови договору у зазначені строки.
7. Інформуємо про основні наслідки, які наслідуватимуть за невиконанням зобов'язань.
8. Нагадуємо про добрі сторони співробітництва і висловлюємо сподівання усунення неприємного тимчасового явища.
9. Сподіваємось на подальшу плідну співпрацю.
При написанні нагадувань мова ділового листа пропонує такі шаблонні фрази:
Повідомляємо Вас ...
Звертаємо Вашу увагу…
Вважаємо за необхідне нагадати Вам…
Вважаємо за необхідне повідомити Вас…
наПрактиці трапляється так, що доводиться нагадувати про щось не один, а кілька разів. У таких випадках доречно вживати жорсткіші формулювання:
Лист-нагадування бажано оформляти на фірмовому бланку організації. Це надає листу більш офіційний тон і сприяє серйозному і відповідальному діалогу. Крім того, лист-нагадування, виконаний на фірмовому бланку організації, може бути і юридичним документом — «Ми ж нагадали Вам, навіть якщо ви забули, а потім нарікайте на себе».
Успіхів Вам і виконавчих партнерів і компаньйонів!