Наказ про передачу справ при звільненні як скласти, зразок

Коли пустіє робоче місце, покладені на його колишнього власника функції передаються новому співробітнику. Щоб максимально точно визначити межі перехідної відповідальності та посадові обов'язки та не переривати при цьому робочий процес, складається наказ про передачу справ під час звільнення. Як його скласти та що вказати, розповімо у статті.

Для яких посад потрібен наказ про передачу справ

Передача справ вважається формальністю, якої організації не завжди дотримуються. Однак є низка посад, при звільненні з яких офіційне розпорядження необхідне:

Директор. Ця людина має найбільшу відповідальність. У його руках установчі документи, печатки, ліцензії, договори, доручення. Щоб уникнути спірних ситуацій у майбутньому, чітко позначити перелік справ і паперів, що передаються, випускається відповідний наказ.
Головний бухгалтер. Він є відповідальним за збереження всіх бухгалтерських документів, регістрів та звітностей. Необхідність передачі справ головного бухгалтера прописано у ч. 4 гл. 4 Федерального закону №402-ФЗ.
Працівник відділу кадрів. Кадрова документація - цінні папери, передача яких обов'язково проводиться шляхом опису та складання акта приймання-передачі від колишнього кадровика до нового.
Начальник відділу. У руках людини, яка обіймає цю посаду, знаходиться відповідальність за вирішення всіх питань, що безпосередньо стосуються виробництва та підлеглого персоналу.
Працівник, який несе матеріальну відповідальність. Це може бути головний касир, завідувач складу.

Наказ про передачу справ співробітника незалежно від посади оформляється до фактичного розірвання трудового договору, оскільки потімпрацівник не повинен приходити на колишнє робоче місце та займатися вже чужими справами.

Структура наказу про передачу справ

Порядок передачі справ від одного працівника до іншого має бути передбачено внутрішніми документами організації. Жоден нормативний акт не регламентує необхідність видання відповідного наказу, тому жорстких вимог до його структури також немає. Зразковий зразок можна побачити тут і тут.

Щоб документ був інформативним та корисним у майбутньому, можна дотримуватися наступної структури:

У шапці назва організації, місто, дата, номер наказу.
Назва наказу: про прийом-передачу справ. Тут можна уточнити посаду.
Причина видання наказу (звільнення, переведення на іншу посаду).
ПІБ передавальної справи та приймаючого.
Період, відведений передачі справ.
Місце, відведене цей процес (кабінет, конференц-зал, приймальня тощо.).
ПІБ відповідального за проведення процедури та складання акта приймання-передачі особи. Як правило, цією людиною виступає один із заступників керівника, співробітники, які беруть участь у передачі справ, або той із них, що залишається в компанії.
Дата, на яку має бути надано акт приймання-передачі справ з описом усіх документів.
Додаткові вказівки. Це може бути проведення аудиторської перевірки, інвентаризації, аналіз показників.
ПІБ генерального директора, підпис.
Відмітка про ознайомлення з наказом усіх згаданих у ньому осіб: ПІБ та підписи.

Наказ завжди підписує поточний керівник організації, навіть у тому випадку, коли він сам залишає посаду та передає справи. Залежно від специфіки діяльності компанії, в текст можуть бути внесені позначки та уточнення.

Спори та претензії, що виникають в результаті звільнення, можна врегулювати не лише державними нормативними актами, а й внутрішніми документами підприємства. Наказ про передачу справ – це документ, що чітко визначає рамки переданої та одержуваної відповідальності, що вказує терміни, які можуть бути пізніше використані для вирішення проблем.