Наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок

Належна організація роботи

За загальним правилом вся відповідальність за відповідну організацію роботи з обліку, зберігання та оформлення документів суворої звітності покладається на керівника. Також законодавець встановлює, що всередині організації за збереження та облік книг, їх своєчасне та достовірне оформлення повинен відповідати певний співробітник. Відповідний наказ на відповідального за ведення трудових книжок видається керівником.

Порядок призначення відповідального за облік та заповнення трудових книжок.

При функціонуванні розгалуженої мережі структурних підрозділів для підприємства, зазвичай, працює кадрова служба. Даний відділ займається комплектуванням організації кадрами, оформленням всієї документації щодо прийому та звільнення співробітників. Зазначені папери зберігаються у відділі кадрів підприємства міста і видаються на руки власнику лише у разі звільнення.

Але незважаючи на присутність спеціального структурного підрозділу з метою дотримання вимог законодавства, керівнику підприємства слід видати наказ про призначення відповідального за трудові книжки.

Зразок розпорядження

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мелодія»

1. Призначити відповідальною особою за ведення, облік та видачу трудових книжок начальника відділу кадрів Іванову К.Б.
2. Контроль виконання залишаю за собою.

Генеральний директор Соломін А.Б. Соломін

Відсутність на робочому місці кадровика

На практиці часто трапляються ситуації, коли призначений наказом відповідальний за ведення трудових книжок відсутній на робочому місці через:

• відрядження>
• відпустки>
• тимчасової непрацездатності>
• звільнення>
• іншої поважної причини.

У разі виникнення зазначених обставин, повноваження необхідно офіційно передати іншому співробітнику. Під час оформлення зазначеної передачі повноважень також має бути оформлений новий наказ про відповідальних за ведення трудових книжок. Сама передача паперів має відбуватися за актом.

Приступаючи до роботи, новому кадровому працівникові необхідно:

1. Прийняти за відповідним актом документи співробітників, які зберігаються у кадровій службі.
2. Перевірити збереження та правильність заповнення книги обліку руху книг та вкладок у них>
3. Перевірити збереження та наявність відповідних паперів>
4. Перевірити запас бланків>
5. При виявленні фактів недостачі або відсутності окремих документів необхідно з'ясувати причини їхньої відсутності.
6. Для розшуку зниклих документів створюється комісія. Результати роботи комісії оформлюються актом, у якому описуються проведені заходи та зроблені висновки.

Відповідальність

На роботодавця покладається обов'язок організувати належним чином роботу підприємства у цьому напрямі. Уповноважена особа відповідає за своєчасність, правильність та достовірність внесення відомостей.

---