Накази з кадрів та основної діяльності в компанії
Наказ- в адміністративному праві вид акта управління, вольове владне офіційне розпорядження керівника, віддане в межах його посадових повноважень та обов'язкове для виконання підлеглими.
У державних компаніях правильність ведення документації (у тому числі і наказів з кадрів та основної діяльності) регламентується такими документами:
У кожній компанії є розпорядження керівника, пов'язані з діяльністю компанії та потребують офіційного оформлення. Зазвичай їх веде секретар компанії. Але коли до нас приходять органи контролю, вони запитують певні накази, які є обов'язковими в компанії. І тут криється великий ризик для компанії. Всі ми знаємо, що часто керівник видає накази, які суперечать чинному законодавству. Наприклад: як керівник я була змушена виходити працювати у святкові дні за графіком і це оплачувалося. Це називалося чергування. Але, як ми знаємо, ці дні мають бути сплачені у подвійному розмірі, що не відбувалося. Побачивши такий наказ, працівник трудової інспекції обов'язково перевірить у бухгалтерії нарахування за ці дні.
Крім того, ми підписуємо у керівника наказ про введення в дію штатного розпису, і копія цього наказу має залишитись у секретаря (якщо накази лежать у секретаріаті). Це пряме порушення Закону про персональні дані. Хочу загострити вашу увагу на тому, щонакази на підпис генерального директора (керівника) ми з вами носимо особисто(або начальник відділу кадрів). Ніколи не залишайте папку із наказами у секретаріаті «на підпис». Завжди чекайте на закінчення візування документів керівником і забирайте їх особисто. Я рекомендую у відділі кадрів (у відділі персоналу)завести окремі папки: для наказів по кадрах, для наказів з відпусток, для наказів по відрядженнях та накази з основної діяльності. Остання папка міститиме накази керівника щодо працівників та обов'язкові накази.
Які папки наказів формуватимемо?
1. Накази з особового складу (по кадрам):- про прийом на роботу, - про переведення на іншу роботу (переміщення) - про звільнення2. Накази про відрядження.3. Накази про надання відпустки4. Накази з основної діяльності компанії- про дисциплінарні стягнення, - про суміщення, - про заохочення, - про встановлення надбавки до окладу, - про зміну персональних даних працівника, - про присвоєння розрядів, класності, - про зміну умов праці, - обов'язкові накази.
Накази формуються за термінами зберігання. Накази по кадрах (прийом, переклад, звільнення) зберігаються в компанії50 або 75 років, накази з відпусток та відряджень -5 років. Потім складається акт і накази знищуються. Накази з кадрів, як ми вже говорили раніше, можуть вестись у вільній формі (з урахуванням обов'язкових реквізитів) або у формах, затверджених Держкомстатом. На мій погляд, ці накази досить зручні і не вимагають змін. Обов'язкові накази щодо основної діяльності я хотіла б розглянути докладніше. До речі, ці накази запитуються під час проведення будь-яких перевірок, тому, я рекомендую їх видати і зробити копію, поклавши в окрему папку, щоб не вимагати при необхідності з архіву.
Які ж це накази?
1. Наказ про затвердження форм документів.Зразок цього наказу можна подивитися нижче.
Навіть якщо ви в роботівикористовуєте уніфіковані форми документів, необхідно зафіксувати це у наказі. До цього наказу необхідно додати зразки всіх форм, про які йдеться. Або зразки форм, розроблених у компанії. До речі, цим наказом можна затвердити і форму трудового договору підприємства.
На наших заняттях студенти часто запитують: вивчивши матеріал курсу, зрозуміли, що договір вимагає доопрацювання. Чи можна перепідписати договори із працівниками заново?
Ні. Договір укладається один раз. Необхідні доповнення вносимо додатковою угодою, а ось із новоприйнятими працівниками можна укласти вже нові форми трудових договорів із внесеними поправками та затверджені наказом.
2. Наказ про введення в дію Локально-Нормативних актів. Цей наказ видається в перший день створення компанії. Але досі зустрічаються фірми, у яких Локально-нормативні акти не розроблені.
Тоді алгоритм дій буде таким:1.Наказ про те, що через 2 місяці (а якщо є профспілкова компанія, то через 3 місяці) набудуть чинності наступні Локально-Нормативні акти: - Правила внутрішнього трудового розпорядку - Положення про захист персональних даних - Положення про заробітну плату та преміювання.
Список актів можна продовжити, додавши при необхідності Положення про відрядження (Положення про атестацію), тобто ті, які необхідні для нормальної діяльності компанії.2.Знайомимо з цим наказом під розпис усіх співробітників компанії та забезпечуємо можливість ознайомлення з Актами.3.Через 2 місяці видаємо наказ про набуття чинності цих Локально-Нормативних актів і знову збираємо підписи про ознайомлення всіх працівників із цим наказом та окремо з Актами.
3. Наказпро введення в дію (про затвердження) Штатного розкладу.
Тут усе просто. Найімовірніше, ви вже робили цей наказ. Він дуже короткий за змістом і багато кадрівників-початківців починають «для солідності» додавати туди пункти про скасування попереднього Штатного розкладу, пункт про період дії і так далі. Як ми вже говорили на наших заняттях з кадрового діловодства, обов'язку вводити Штатний розклад із якоюсь періодичністю у роботодавця немає. Затверджуємо за необхідності. Додаток до Наказу - Штатний розклад.
4. Наказ про затвердження графіка відпусток.
Нагадаю, що наказ видається не пізніше ніж за 2 тижні до нового календарного року.
Якщо у організацію працевлаштовуються працівники після затвердження графіка, можна періодично виконувати Накази про затвердження доповнення до графіку відпусток. Цей документ має плановий характер, не є Локально-Нормативним актом і обов'язку у роботодавця знайомити працівників із графіком відпусток немає.
5. Наказ про призначення особи, відповідальної за облік, ведення та видачу трудових книжок.
Часто у компанії ігнорують цей наказ і за умовчанням відповідальним є генеральний директор. Він підписує трудові книжки. При звільненні працівника робиться запис у трудову книжку і засвідчує її відповідальна особа, призначене наказом. Найпоширеніша помилка у цьому наказі: не застерігається, хто виконує ці функції у разі відсутності менеджера з персоналу в офісі.
6. Наказ про призначення відповідального за обробку та зберігання персональних даних працівників.
Цей наказ необхідний у компанії, оскільки, згідно з нашим законодавством, всі персональнідані співробітників повинні бути суворо враховані та неможливі для доступу до випадкових осіб. Пам'ятаєте знаменитий фільм «Місце зустрічі змінити не можна»? Там був чудовий діалог між Жигловим та Шараповим, у якому Жиглов розповідав, що всі документи лежать у нього на столі у перевернутому вигляді. На жаль, не всі, хто приходить до нас у відділ персоналу, приходять у справі. Дехто приходить «по новини». Всі документи у відділі кадрів (персоналу) лежать у закритих шафах або сейфах.
