Номенклатура справ відділу кадрів навіщо потрібна як складається
- Ірина Соколова
У невеликих фірмах документообіг може бути настільки малий, що для його обліку не потрібна ні окрема людина, ні регламентація. У великих компаніях вести діловодство «на коліні» неможливо. Маса паперів, що стосуються різних аспектів діяльності, потребує впорядкування та сортування за терміном зберігання. Документи з персоналу підлягають суворому обліку та архівуванню. Вони можуть знадобитися як у поточній роботі, так і через кілька років для уточнення зафіксованих у них даних. Номенклатура справ відділу кадрів систематизує документацію з особового складу та значно полегшує її пошук.
Навіщо кадровикам номенклатура справ?
У фірмах з чисельністю персоналу в кілька осіб, відсутністю плинності та мінімальною кількістю паперової роботи вести кадрові відносини можна не розробляючи складну систему. Але згідно із законом всі папери, що стосуються співробітників і містять персональні дані, повинні зберігати енну кількість років, а роботодавець зобов'язаний створити для цього необхідні умови.
Поточні документи знаходяться у відділі кадрів, старі - залишаються у компанії до закінчення «терміну придатності». При закритті фірми вони підлягають «переселенню» в архів. У будь-якому випадку, угруповання та зберігання повинні бути організовані так, щоб потрібні папери були швидко і без проблем.
Навіть якщо документів щонайменше, при передачі архіваріусу їх все одно доведеться якось упорядковувати. Доцільно зробити це одразу. В організації немає номенклатури – потрібно її створити та затвердити, незалежно від обсягу кадрового документообігу.
Порядок формування номенклатури справ
Усі кадрові документи фірми можнарозсортувати за групами: розпорядження з особового складу, трудові угоди, посадові інструкції тощо. Ці групи називаються первинними комплексами, чи звичніше – справами. Щоб правильно сформувати документи компанії у папки, має бути розписаний порядок – які папери до якої групи будуть визначатися. Для цього і існує номенклатура: у ній встановлюється повний перелік справ, їх склад та час зберігання.
Якщо організація тільки розпочала роботу, співробітникам, відповідальним за документообіг, необхідно формувати справи поки що без номенклатури, але з прицілом на її майбутнє створення. До кінця першого року діяльності фірми у кожному підрозділі вже складеться своя практика обліку та зберігання документів. Її можна взяти за основу під час підготовки номенклатури.
Перелік справ кадрової служби – частина номенклатури всієї організації. Спочатку документи систематизуються з кожного підрозділу, потім зводяться у єдину таблицю.
Форма складання номенклатури справ кадрової служби
Оформлення документа включає:
- повне та скорочене найменування організації;
- назва "Номенклатура справ на ХХХХ рік";
- Дата складання;
- стверджуюча віза керівника з датою;
- наприкінці - прізвища та підписи укладача (діловода, архіваріуса) та необхідні погодження.
Змістовна частина є таблицею з 5 стовпцями:
| № п/п | Назва | Зміст |
| 1 | Індекс | діловодний індекс, що включає код підрозділу, в якому сформовано папку, та її порядковий номер |
| 2 | Заголовок | заголовки розділів усередині справи розташовуються в залежності від важливості тих, що входять до нихдокументів: організаційно-розпорядчі, планово-звітні, інші, у порядку зменшення термінів зберігання |
| 3 | Кількість одиниць зберігання | вказується кількість папок, томів у ній; заповнюється після закінчення року, коли всі справи сформовані та їх обсяг точно відомий. |
| 4 | Строк зберігання з номерами статей переліку, що регламентує | Період обов'язкового зберігання справи проставляється відповідно до Переліку типових управлінських документів, затвердженого Мінкультом, з посиланням на номер статті |
| 5 | Примітка | ставляться необхідні відмітки: про знищення справ, передачу в архів і т.д. |
Зміст кадрової номенклатури справ
До номенклатури справ служби персоналу включаються документи:
- формуються кадровиками;
- вступники до них з інших підрозділів, від керівників, співробітників фірми;
- облікові форми, передбачені ведення кадрового діловодства (реєстраційні журнали, бази даних, картотеки).
До типового списку документації, що ведеться у відділах персоналу, входять:
- Нормативні акти організації щодо працівників: правила трудового розпорядку, посадові інструкції, положення про систему матеріальної мотивації, про захист особистих даних і т.д.
- Розпорядчі акти з особового складу.
- Договірна документація: трудові договори, додаткові угоди до них.
- Облікові форми: особисті картки Т-2, списки працівників та їх особисті справи, журнали реєстрації наказів, трудових договорів, трудових книжок, книги обліку відряджень, відпусток та інші.
- Документи інформаційно-довідкового характеру: заяви, службові записки, пояснювальні, доповідні,на підставі яких видаються накази. Сюди ж – довідки, листування.
- Особисті документи персоналу: копії паспортів, дипломів та ін.
- Документи колегіальних органів: акти про дисциплінарні провини, протоколи атестаційних комісій тощо.
Цей перелік приблизний і дає орієнтир, які комплекси документів мають ходіння у діловодстві служби персоналу. Він може використовуватись як зразок номенклатури справ відділу кадрів.
Затверджена поточний рік таблиця перестав бути остаточної. Якщо під час діяльності у кадровій службі з'являються непередбачені документи, перелік справ можна доповнити та внести новий запис. Для таких випадків при складанні номенклатури в кожному розділі залишаються резервні номери.
Термін зберігання кадрових документів
Однією з цілей формування номенклатури справ є забезпечення зберігання документів відповідно до передбачених термінів. В одну справу поміщають документи з однаковим терміном, а при необхідності поєднати «різновікові» папери, період зберігання присвоюється максимальний із наявних у масиві.
Для кадрового діловодства встановлюються такі терміни зберігання:
Приставка «ЕПК» означає, що зазначений термін не є остаточним, і може бути продовжений рішенням експертно-перевірочної комісії – за документами, які мають особливу цінність. Позначка «ДМН» використовується для папок із документами, що мають практичне застосування. Вони перебувають у відділі персоналу до закінчення потреби, але не менше 1 року.
Строк зберігання нормативних актів визначається виходячи з їх важливості длякадровиків. Наприклад, Положення про відділ персоналу, як основний документ, що регламентує роботу підрозділу, колективний договір між роботодавцем та трудовим колективом підлягають безстроковому зберіганню до моменту ліквідації організації. У номенклатурі ставиться позначка "постійно".
Накази щодо основної діяльності фірми, надіслані кадровикам для зведення та застосування в роботі, формуються в окрему справу як «Копії» з позначкою ДМН, оскільки їхній основний облік та постійне зберігання ведеться службою діловодства підприємства.
Особливості роботи з номенклатурою справ у кадровому діловодстві
Кожна організація веде кадровий облік виходячи з практики, що склалася під час її діяльності. Відповідно, і номенклатура справ – документ адаптивний. Якщо для підприємства не діє колективний договір, не формуються особисті справи працівників, то включати в перелік справ зайве.
Проте є загальні правила, обов'язкові всім кадрових служб:
- Трудові договори можуть реєструватися як окремо, і у складі особових справ. У першому випадку ТД та угоди до них виділяються у номенклатурі справ в окремий масив. У другому – заголовок «трудові договори» у таблиці відсутня і входить у комплекс «особисті справи».
- Додаткові угоди є невід'ємною частиною ТД і не враховуються окремо.
- На великих підприємствах папки з трудовими договорами доцільно розбити на кілька томів: розподілити на прізвища працівників в алфавітному порядку.
- Договори звільнених у поточному році працівників вилучаються зі справи та поміщаються до папок з нечинними ТД за календарний рік. Склад томів цієї справи також за потребою можна розширювати.
- Особисті картки є суворо самостійниммасивом. Уніфікована форма Т-2 не включається ні до особистих справ, ні до інших первинних комплексів, оскільки це – основний обліковий документ у кадрах.
- Картотека може формуватися в алфавітному порядку по всій організації або розбиватися підрозділами.
- Закриті у поточному році картки переміщуються у справу «Особисті картки звільнених працівників».
- Усі розпорядження з особового складу що неспроможні бути у одному справі. Поділ на папки за терміном зберігання 75 та 5 років – обов'язковий. Якщо організації всі накази помилково об'єднані, при архівації їх необхідно рассортировать.
- Штатний розклад - одна з основ кадрової роботи, але в номенклатурі справ відділу персоналу він значиться як копія. «Штатка», оформлена на бланку Т-3, - не самостійна одиниця, а додаток до наказу з основної діяльності. Її оригінал враховується у зведеній номенклатурі справ. Кадровики можуть помістити документ до папки з копіями розпорядчо-нормативних актів, але зручніше виділити його в окремий комплекс. Туди ж включаються зміни у штаті.