NordStar - Вантажним агентам
Технологічна інструкція щодо надання звітності клієнтами з продажу вантажних перевезень
1. Область застосування
1.1. Технологічну інструкцію з надання звітності клієнтами з продажу вантажних перевезень розроблено з метою підвищення якості контролю та обліку продажу вантажних перевезень на рейсах АТ «АК «НордСтар».
1.2. Ця Технологічна інструкція застосовується клієнтами з продажу вантажних перевезень для подання звітності в АТ «АК «НордСтар».
1.3. Технологічна інструкція містить мінімальний обсяг інформації, необхідний формування та подання звітності.
1.4. Актуалізація Технологічної інструкції з надання звітності Клієнтами з продажу вантажних перевезень здійснюється за необхідності.
1.5. Ця Технологічна інструкція не може бути повністю або частково відтворена, тиражована і поширена без дозволу посадової особи, яка затвердила її.
2. Визначення та абревіатури
Угода на продаж вантажних перевезень– угода, укладена між Авіакомпанією та Клієнтом, згідно з якою Клієнт надає від імені Авіакомпанії послуги з бронювання, оформлення та продажу вантажоперевезення на повітряних лініях Авіакомпанії.
Клієнт– юридична особа або індивідуальний підприємець, уповноважені діяти від імені Авіакомпанії при оформленні, бронюванні та продажу повітряних перевезень вантажу на рейси Авіакомпанії на умовах укладеної з ним Угоди.
Бланки перевізних документів- бланки суворої звітності, затверджені, зареєстровані в установленому порядку та випущені в обіг Авіакомпанією.
Декада- термін, визначений 10-ма календарними днями (1-ядекада - з 01 по 10 число місяця включно, 2-а - з 11 по 20 число місяця включно, 3-я - з 21 до останнього дня місяця включно залежно від його тривалості).
Авіакомпанія- АТ «АК «НордСтар», що здійснює повітряне перевезення пасажирів, багажу, вантажів на підставі оформлених перевізних документів під товарним знаком «NordStar».
3. Загальні положення
3.1. Ця Технологічна інструкція визначає порядок формування та подання Клієнтом щодекадної звітності з продажу перевезень.
3.2. Для вирішення технічних питань, пов'язаних із формуванням та поданням звітності, звертатися до служби підтримки по e-mail: [email protected]
4. Правила подання звітності
4.2. Щодекадно, пізніше 5-го (п'ятого) календарного дня декади, наступної за звітної, Клієнт представляє Авіакомпанії паперову звітність нарочным чи почтом. Датою подання паперової звітності є дата вручення форм звітності представнику Авіакомпанії, або іншим відповідальним особам Авіакомпанії, або дата поштового штемпеля при надсиланні його поштою. Факт вручення форм звітності у паперовому вигляді підтверджується Актом приймання-передачі документів, штампом та датою приймання форм звітності у паперовому вигляді, проставленими представниками, іншими відповідальними особами Авіакомпанії на конверті або поштовим повідомленням про вручення. Форми звітності визначаються авіакомпанією.
4.3. До звіту Клієнта для щодекадного подання звітності включаються такі документи:
4.4. Щомісяця, у строк не пізніше 5-го (п'ятого) числа місяця наступного за звітним, Клієнт направляє Авіакомпанії у двох примірниках Акт звірки взаєморозрахунків за звітний місяць. Форма Акту звірки взаєморозрахунків представленау Додатку F (Форма № 6).
Авіакомпанія залишає за собою право заявляти Клієнту про свою незгоду із сумами, включеними ним до звітів. Узгоджені суми мають бути включені Клієнтом до чергового звіту.
Звіти, що надсилаються Авіакомпанії, повинні бути засвідчені підписами керівника та Головного бухгалтера Клієнта та скріплені печаткою Клієнта.
Звітність Клієнта, передбачена цією інструкцією, повинна включати звітність про діяльність Субагентів.
За порушення вимог до звітності на Клієнта накладаються штрафні санкції згідно з Угодою про продаж вантажних перевезень.
4.5. Авіакомпанія залишає за собою право заявити Клієнту про незгоду із сумами, включеними до звіту, виставивши претензію. Авіакомпанія також залишає за собою право після обробки польотних купонів та виявлення невідповідності контрольного купона польотному або відсутності контрольного купона за наявності польотного додатково дебетувати Клієнта.
5. Порядок формування звітності про продаж у форматі Excel
5.1. Звіт про продаж вантажних перевезень має надаватися у форматі Excel.
5.2. Клієнт не має права змінювати структуру шаблону Excel, а також редагувати в шаблоні назви аркушів, заголовків та полів.
5.3. При заповненні шаблону можна використовувати лише такі формати: формат дати "ДД.ММ.РРРР", у номері накладної можна вказувати лише цифри.
5.4. У шаблоні формату Excel міститься 8 аркушів "Summary", "Sale(ext.)", "Refund", "Canceled", "AWB usage", "Claim", "Names", "Sale".
5.5. Аркуш "Summary" містить зведені дані за звітний період. Даний лист друкується на 1 аркуші, за підписом відповідальних осіб та печаткою направляється до Авіакомпанії. Основні дані заповнюються автоматично.Самостійно необхідно заповнити "Код клієнта", "Найменування фірми", "Валюту звіту", "Початок періоду", "Закінчення періоду", "Залишок на початок періоду", "Перерахування" та "Сальдо на кінець звітного періоду".
5.6. Аркуш Sale(ext.) містить усі дані про продаж за звітний період. Усі поля необхідно заповнювати самостійно за винятком "Сума тарифу", "Сума", "Усього сума", "Сума до перерахування". «Код виду вантажу» заповнюється згідно з Додатком № J. Поле «Маршрут» заповнюється у форматі «код аеропорту вильоту»-«код аеропорту посадки». Код аеропорту вильоту і посадки заповнюється у відповідність до Додатку № K. Всі дані повинні повністю відповідати даним у вантажній авіанакладній.
5.7. Аркуш «Refund» містить дані щодо повернення за звітний період. Усі поля заповнюються вручну.
5.8. Аркуш «Canceled» містить дані щодо анульованих накладних за звітний період. Усі поля заповнюються вручну.
5.9. Аркуш «AWB usage» містить дані щодо руху БСО за звітний період. Заповнюються «Початковий номер» та «Останній номер» згідно з фактичним витрачанням БСО за звітний період.
5.10. Аркуш «Claim» містить дані щодо претензій, які врегульовані у звітному періоді.
5.11. Аркуш "Names" і "Sale" системні листи. Заповнювати не потрібно.