Організація обліку матеріалів, Документальне оформлення надходження та витрачання матеріалів
Документальне оформлення надходження та витрачання матеріалів.
Для обліку руху матеріалів застосовується типова облікова документація, що відповідає вимогам основних положень обліку матеріалів і пристосована для автоматизованої обробки інформації. Кількість екземплярів документів, що виписуються, та їх документообіг встановлюються залежно від характеру підприємств, особливостей організації виробництва, матеріально-технічного постачання та від системи організації обліку. Кількість екземплярів має бути мінімальною: при використанні ЕОМ - один екземпляр, а при ручній обробці - не більше двох.
Надходження матеріалів на підприємство контролює насамперед відділ постачання, який стежить за виконанням постачальниками договірних зобов'язань, пред'являє їм претензії щодо якості та недоліків матеріалів, розшукує вантажі, якщо вони вчасно не прибули на підприємство.
Матеріали на склад від місцевих та іногородніх постачальників доставляє експедитор відділу постачання. Приймаючи вантажі від транспортних організацій (залізниці, пристані), експедитор приділяє особливу увагу стану тари, пломб, а у разі їх пошкоджень вимагає перевірки та здачі вантажу. Якщо виявиться нестача або псування вантажу, складається комерційний акт на право пред'явлення претензій до транспортної організації або постачальника.
У момент здачі експедитором матеріалів на склад матеріально відповідальна особа (завідувач складом, комірник) перевіряє відповідність кількості, якості та асортименту документів постачальника, що надійшли. Одні з них відображають кількість відправленого вантажу (специфікації, виска, накладні), інші - якість (сертифікати, посвідчення тощо). Відповідно до показниківдокументів фактичної наявності матеріально відповідальна особа виписує прибутковий ордер (ф. № М-4, М-3, див. Додаток №1).
Розрізняють документи однорядкові, виписані окрему номенклатурну позицію матеріалів, і багаторядкові -- кілька номенклатурних позицій матеріалів одночасно.
У разі ручної обробки рекомендується застосовувати однорядкові документи, при автоматизації - багаторядкові. Прибуткові ордери ф. № М-З (однорядковий) та ф. № М-4 (багаторядковий) необхідні кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять на підприємство від постачальників або з переробки.
Для скорочення кількості первинних документів дозволяється і бездокументне оформлення матеріалів, що надійшли. Якщо розбіжностей ні в кількості, ні в якості вантажу, що прибув, з документами постачальника немає, то на документах постачальника (платіжних вимогах) проставляється і заповнюється спеціальний штамп з основними реквізитами прибуткового ордера.
У разі централізованої доставки матеріалів автотранспортом зі складу постачальник виписує товарно-транспортну накладну (ф. № М-5 та М-6, див. додаток №1) у чотирьох примірниках: а) покупцю - для оприбуткування матеріалів замість прибуткового ордера; б) постачальнику - Для списання цінностей; в) нарахування заробітної плати водіям автотранспорту; г) для пред'явлення до банку на оплату.
Акт про приймання матеріалів (ф. № М-7, див. додаток №1) застосовується для оформлення матеріальних цінностей, що надійшли, без платіжних документів і у разі розбіжностей (кількісних та якісних) з даними супровідних документів. Акт складається комісією з обов'язковою участю представника постачальника або представника незацікавленої організації, завідувача складу та представника відділу постачанняпідприємства. Комісія призначається керівником підприємства. Складається акт у двох примірниках: перший - передається в бухгалтерію підприємства як основу для бухгалтерських записів на рахунках та розрахунку сум нестач або надлишків; другий - надходить у відділ постачання для пред'явлення претензій постачальнику або повідомлення йому про подання платіжної вимоги на надлишки. Наявність акта виключає витяг прибуткового ордера.
Прибуткові документи складаються у день надходження матеріалів. Прибуткові ордери, накладні та акти містять основні реквізити: найменування постачальника, найменування матеріалів, їх сорт, розмір, кількість, ціну, суму, підписи осіб, які прийняли та здали матеріали.
Крім перерахованих документів, складаються накладні (ф. № М-12, М-13) при внутрішньому переміщенні матеріалів зі складу на склад або при здачі цехами на склад невикористаних зекономлених матеріалів або цінних відходів виробництва, відходів від браку продукції, ліквідації основних засобів, від вибуття з експлуатації малоцінних та швидкозношуваних предметів. Матеріально відповідальні особи, які здають матеріали, виписують накладні у двох примірниках: один цеху для списання матеріалів, інший складу - для їхнього оприбуткування.
Лімітно-забірна карта (ф. № М-8, М-9, див. додаток №1) виписується відділом постачання на одну або кілька позицій (видів матеріалів), що належать до певного коду виробничих витрат (замовлення). Розрахунок потреби необхідного обсягу та виду матеріальних цінностей цеху для виконання виробничої програми здійснює планово-виробничий відділ. Ліміт витрачання та відпуску матеріалів при цьому скорочується на кількість цінностей цього виду, що залишилися в цехах на початок місяця. Виписуються картки у двох примірниках: один -цеху, інший - складу. При відпустці цінностей зі складу комірник розписується у лімітно-забірній карті цеху, а представник одержувача - у лімітно-забірній карті складу. В обох картах після кожної відпустки виводиться залишок невикористаного ліміту. Після використання ліміту та після закінчення місяця лімітно-забірні карти здаються до бухгалтерії підприємства. На підставі їх оформляється відпустка матеріалів та здійснюється поточний контроль за дотриманням встановлених лімітів їхньої відпустки на виробничі потреби.
За лімітно-забірною карткою ведеться також облік матеріалів, не використаних у виробництві (повернення). При цьому жодних додаткових документів не складається.
З метою скорочення кількості лімітно-забірних карток можливе застосування поквартальних карток з відривними місячними талонами. Якщо лімітно-забірні картки використовуються при постійній, систематичній відпустці матеріалів, то для оформлення їх одноразової відпустки на господарські та інші потреби застосовується вимога (ф. № М-10 та М-11, див. додаток №1) . Виписується вимога у двох примірниках цехами, відділами, споживачами матеріалів: один залишається в одержувача з розпискою матеріально відповідальної особи складу, другий - у завідувача складу (комірника) з розпискою одержувача.
Накладні (ф. № М-14 та М-15, див. додаток №1) застосовуються для обліку та оформлення відпустки матеріалів на бік або господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території. Виписуються вони відділом збуту у трьох примірниках виходячи з нарядів чи договорів. Під час перевезення автотранспортом матеріалів, відпущених набік, виписується товарно-транспортна накладна.
Таким чином, прихід, витрата, списання, переміщення матеріалів в організації обов'язково маєсупроводжуватися спеціальними та правильно оформленими документами, які дозволяють вести безпосередній контроль за їх пересуванням.