Основні правила ведення діловодства та документообігу

Документаційне забезпечення в установі є основною діяльністю. Метою документообігу є здійснення управління інформацією після прийняття управлінських рішень. Інформація буває різною, вона може полягати у повідомленнях електронною поштою, у документах, які прийшли з іншого структурного підрозділу, розпорядження керівництва та інше. До такої інформації можуть належати накази, розпорядження, повідомлення про зміни в установі. Інформація, яка надходить до закладу, обробляється, потім оформляється відповідно до вимог стандартів, які можуть бути закріплені в інструкціях або положеннях з документування.

Взагалі,документ - це інформація, яка записана на матеріальному носії з реквізитами, які дозволяють її розпізнати. Існує багатоаспектна класифікація документів. Усі документи поділяються на такі потоки документів:

Вхідні документи - це документи, які надходять із вищих органів управління, з підвідомчих організацій, з інших підрозділів, з інших організацій, і, звісно, від громадян. До таких документів можуть належати накази, розпорядження, листи, скарги громадян та інші. Вхідні документи зазвичай реєструються та записуються до журналу вхідних документів.

Вихідні документи - це документи, які відправляються з установи. До таких документів можуть належати накази, розпорядження підвідомчим організаціям, звіти, наприклад, вищим органам управління, листи та інші. Вихідні як і вхідні реєструються і записуються до журналу вихідних документів.

Внутрішні документи - це документи, які з установи не виходять. До таких документів можуть належати наказ, розпорядженняначальника підлеглого, пояснювальні записки, доповідні та інші.

У цій роботі розглянуто класифікацію документів залежно від потоків документів. Нижче буде проаналізовано різновиди кожного з потоків.

Спочатку буде розглянуто таку класифікацію вхідних документів:

документи, що не потребують відповіді;
документи, які потребують відповіді;
документи, що надходять з підвідомчих установ та організацій;

Тепер слід проаналізувати вихідні документи. До класифікації вихідних документів належать такі складові:

відповіді звернення громадян;
відповіді на вхідні документи, надіслані з інших установ.

Останній потік документів, який ще класифіковано- це внутрішні документи. До внутрішніх документів належать такі різновиди:

За формою пред'явлення можна розглянути таку класифікацію:

на електронних носіях, зокрема листи, які надсилаються електронною поштою;
на паперових носіях;
документи, які надсилають з електронним цифровим підписом. Електронний цифровий підпис дозволяє перевірити, чи належить підпис власнику сертифіката ключа.

За термінами розгляду та виконання документи можна класифікувати на такі частини:

Регламентні документи – це документи, які мають бути виконані у визначений термін.

Нерегламентні документи – це документи, які не мають термінів розгляду та виконання.

Наступна класифікація документів у сфері виконання:

Залежно від структури бувають такі документи:

За ступенем допуску до документів бувають такі документи:

документи з грифомобмеження доступу.

Залежно від походження бувають такі документи:

службові чи офіційні документи;

Службові чи офіційні документи - це документи, складені фізичною чи юридичною особою у порядку, що відбивають інтереси установи.

Особисті документи – документи, що відображають інтереси певної особи. Їх ще називають іменними документами.

За юридичною силою бувають такі документи:

Копія документів - це документи, в яких міститься повна інформація оригінального документа та його вид, але цей вид документів не має юридичної сили.

Відпустка документів – копія документа, яка виготовлена під копірку при оформленні оригінального документа та яка залишається в установі.

Завірені копії – копії, які мають юридичну силу.

Дублікати - це повторні екземпляри оригінального документа, які мають таку ж юридичну чинність, як оригінальний документ.

Виписки - це частина документа, засвідчена посадовою особою та печаткою, в якому зазначено документ, з якого його було виписано.

За формою викладу бувають такі документи:

Індивідуальні документи - це документи, що викладаються у довільній формі.

Трафаретні документи - документи, у яких структура та частина змісту заздалегідь були готові, інші частини заповнюються під час складання.

Типові документи - це документи, що описують певні явища та процеси. До таких належать типові інструкції.

Зразкові документи - документи, що використовуються при складанні документів за аналогічними документами.

Уніфіковані документи - це документи, що входять до будь-якої уніфікованої системи.

затермінам виконання бувають такі документи:

без зазначення терміну виконання;

За термінами зберігання бувають такі документи:

документи тимчасового зберігання (до 10 років);
документи постійного зберігання;
документи довгострокового зберігання (понад 10 років).

Вище розглянуто повну класифікацію документів [3].

Розглянуті вище документи, їх рух і називається документообігом.

У технологічному ланцюжку обробки та руху документів виділяються такі етапи [4]:

прийом та первинна обробка вступників до організації документів;
попередній розгляд та розподіл документів;
виконання документів, їх складання, узгодження, оформлення;
відправка або направлення у справу.

Тепер доцільно розглянути кожен етап докладніше.

Прийом та первинна обробка вступників до організації документів виконується співробітниками діловодства. Електронні листи зазвичай надходять кожному співробітнику, і тому виконується обробка як співробітниками діловодства, а й окремими співробітниками.

Реєстрація документів відіграє важливу роль. Цей етап потрібен, щоб будь-який документ не було втрачено і щоб простежити виконання цього документа.

Контроль виконання – є наступним етапом. Він має на увазі контроль за своєчасністю та якісним виконанням документів.

Інформаційно-довідкова робота має на увазі місце знаходження документа, у кого цей документ і в яких документах знаходиться інформація з будь-якого питання.

Виконання документів, їх складання, погодження та оформлення є передостанньою стадією обробки документів.

Відправлення або направлення у справу є останніметапом. Після того, як документ виконано, дивляться термін документа та відправляють із підшитими документами з цього питання у справу.

Вище було розглянуто класифікацію документів. У зв'язку з цим виділяються такі види документообігу [3]:

Зовнішній документообіг - це документообіг, у якому документи надходять з інших установ.

Внутрішній документообіг - це документообіг, у якому рух документів відбувається лише з цій установі.

Залежно від типу організації виділяються такі документообіги [3]:

централізований - це документообіг, у якому існує єдина система реєстрації та обліку документів;
децентралізований - це документообіг, у якому немає єдиної системи реєстрації та обліку документів;
змішаний - це документообіг, у якому мають місце і децентралізований і централізований документообіги. Такий вид документообігу застосовується на великих підприємствах, де відбувається великий обсяг документів.

Оформлення документів відповідно до стандартів є основною частиною листування з іншими організаціями, установами, підприємствами. Саме діловодство призначене для правильного написання документів різних видів у різні місця прийому. Існують такі державні стандарти оформлення документів:

ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення;
ДСТУ ISO 15489-1-2007. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги;
ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартів зінформації, бібліотечної та видавничої справи. Опис баз даних та машиночитаних інформаційних масивів. Склад та позначення характеристик.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення передбачає терміни та визначення в галузі архівної справи та діловодства. Терміни та визначення, які записані в даному державному стандарті, повинні відображатися у всіх видах документації та літератури з діловодства та архівної справи [5].

ГОСТ Р ІСО 15489-1-2007. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги поширюється на управління документами у всіх організаціях. Він поширює свій вплив на всі формати документів та на всі носії. У стандарті містяться положення про процеси, пов'язані з документами установи, положення про відповідальність, процедури, політику, у ньому знаходяться методичні рекомендації щодо впровадження та проектування систем управління документом [6].

Діловодство у створенні чи установі - це потік інформації, який має бути оформлений, врахований і зарегламентований.

Кожна діяльність має як переваги, так і недоліки.

До переваг діловодства відноситься, насамперед, оперативний доступ до необхідних документів. Оперативний доступ до необхідних документів визначає організацію як добре організовану структуровану організацію, з якою легко співпрацювати. Існують такі переваги діловодства:

ефективність управління рухом документів;
зберігання документів по одному виду діяльності у єдиному місці;
формування архіву документів

У діловодстваіснують як переваги, і недоліки. Тепер доцільно розглянути такі недоліки діловодства [9]:

застаріла база нормативних документів, що регламентують діяльність документаційного забезпечення та ведення діловодства;
слабка систематизація у підходах до реалізації типових процедур, яка дозволяє швидко виконувати чи створювати документи;
недостатня оснащеність сучасними засобами комп'ютерної техніки підрозділів, які пов'язані з організаційно-кадровою роботою;
недостатня чи відсутність єдиної комунікативно-транспортної мережі, що об'єднує сховища документів різних підрозділів організації чи установи;
застосування недостатньо відповідних норм електронних технологій, що наводять на різних операціях документа (створення, обробки, зберігання та контролю виконання) до використання неправильних рішень;
слабка ефективність системи контролю та оперативного реагування за змінною нормативною базою документаційного забезпечення.

Далі буде розглянуто правове регулювання діловодства та документообігу в Україні. Розглянуть закони.