Основні способи конкурентних закупівель - LW1400 Документаційне забезпечення конкурсних заявок

Спосіб запиту котирувань використовується для придбання стандартних (серійних) товарів, робіт і послуг, для яких існує ринок. У світовій закупівельній практиці запит котирувань називається також shopping, закупівля з полиці, запит прайс-листів.

Оскільки при запиті котирувань йдеться про закупівлю серійної продукції, що є в наявності, на ринку, як правило, представлена велика кількість постачальників, які її пропонують. Тому котирування запитуються не менше ніж у трьох компаній. Вибір постачальника має здійснюватися лише з порівняння цін. Іноді деякі фахівці із закупівель намагаються враховувати інші параметри - умови доставки, додаткові послуги тощо. Однак це є методичною помилкою: для подібних випадків передбачаються інші способи, в першу чергу - запит пропозицій.

Основною перевагою способу запиту котирувань є його оперативність - всю процедуру закупівель в ідеалі можна провести за день. Як правило, в результаті запиту котирувань вдається досягти незначного рівня економії коштів замовника.

При запиті котирувань замовник, провівши дослідження ринку, визначає перелік постачальників, що пропонують продукцію, що його цікавить. Потім постачальникам розсилається запит ціни на котирування (див. Приклад 2.1.).

приклад 2.1. Форма запиту ціни котирування

Кожному постачальнику дозволяється давати лише одне цінове котирування і не дозволяється змінювати своє котирування. Переговори між замовником та постачальником під час запиту котирувань не проводяться.

Іноді постачальнику також надсилається форма, в якій він повинен подавати свою заявку на котирування. Використання стандартної формидоцільно насамперед, коли одним запитом закуповується великий асортимент продукції, оскільки подані у єдиному вигляді заявки у разі зручніше зіставляти.

приклад 2.3. Форма котирувальної заявки

Правда до об'єднання в одне котирування широкого асортименту продукції треба підходити обережно – не у кожного постачальника буває одночасно в наявності все, що передбачається до закупівлі, а порівнювати можна лише еквівалентні пропозиції. Тобто. якщо запитується єдина котирування на 15 різних продуктів, то замовник повинен одержати25 і порівняти не менше трьох заявок, в яких присутні всі 15 позицій. І тим більше, в одному запиті котирувань не можна закуповувати продукцію різних асортиментних груп, наприклад, картриджі для принтерів та електрочайники.

Зловживати формалізацією також не варто – деякі дуже вигідні постачальники можуть не захотіти «возиться» із заповненням форм. Хоча самому замовнику зі стандартними формами працювати набагато простіше (див. приклад 2.3.).

Ще один важливий момент проведення запиту на котирування - сумісність заявок. Іноді при запиті котирувань запитують не конкретну модель (артикул, марку тощо), а перелік необхідних замовнику технічних характеристик, як і робиться під час проведення конкурсів. Буває, що це справді виправдано, але найчастіше у замовника можуть виникнути складності зі зіставленням заявок, тому що обирати потрібно найкраще за ціною.

При використанні стандартної форми обов'язковість надання інформації в такому вигляді повинна бути чітко прописана в запиті ціни на котирування. Для визначення переможця замовник зазвичай створює котирувальну комісію26, яка оцінює пропозиції постачальників з погляду відповідності їх вимогам, викладеним у запиті котирувань.

Переможцем визнається постачальник, який запропонував найнижчу котирування, що відповідає вимогам замовника. Йому надсилається повідомлення про визнання котирувальної заявки, що виграла. Інші претендентам сповіщаються про відхилення їхніх заявок. Оскільки в ході запиту котирувань закуповується серійна продукція, процес оцінки заявок на котирування не повинен затягуватися. Зазвичай він, з урахуванням усіх погоджень, не виходить за межі 3-5 днів.

Для документування закупівлі замовник оформлює протокол запиту котирувань, до якого додаються всі заявки на котирування.

Запит котирувань найчастіше використовується при придбанні серійної продукції, пропозиція якої на ринку вже встояла, при відносно невеликих обсягах закупівель, оскільки при великих закупівлях ефективність процедури котирування знижується. Тому зазвичай встановлюється порогове значення, вище за яке закупівля навіть стандартної продукції «з полиці», має проводитися вже на відкритому конкурсі. Багато фахівців, відповідальних за закупівлі, дуже не люблять проводити конкурси, тому в нормативному документі замовника, який регламентує закупівлі, має бути прямо прописана неприпустимість розбиття їх на окремі договори (запити котирувань), щоб уникнути проведення конкурсу.

Як зазначалося вище, основним способом конкурентних закупівель є конкурс. Виникає питання: на підставі чого ми приймаємо рішення щодо вибору між конкурсом та запитом котирувань?

Перший критерій ми вже визначили: купується стандартна продукція. Другий – ціновий. У державних закупівлях використовується прив'язка до МРОТ (мінімальний розмір оплати праці). Однак, як правильно оцінити цей поріг? Чому не 2000 МРОТ чи 3000? Наскільки цей кордон універсальний? Спробуємо розрахувати,нижче за яку суму конкурсна процедура втрачає свою ефективність (див. Приклад 2.4.).

Приклад 2.4. Визначення верхнього порогу використання запиту котирувань

за рахунок проведення запиту котирувань середня економія коштів становить 5%;
за рахунок проведення конкурсу економія коштів складає 10%;
середня кількість робочих днів на місяць – 21, тривалість робочого дня – 8 годин;
заробітна плата співробітника (фахівця із закупівель, експерта, члена конкурсної комісії і т. д. (включаючи всі витрати на забезпечення його діяльності, від оренди приміщень до витратних матеріалів) становить 15 тис. рублів на місяць;
час на підготовку конкурсної документації, пошук учасників конкурсу, підготовку експертного висновку та робочих матеріалів – 3 тижні (15 робочих днів, 120 годин)
конкурсна комісія складається з 5 осіб, тривалість засідання – 1 година, для проведення конкурсу потрібні 3 засідання (затвердження конкурсної документації, розкриття заявок, визначення переможця). У засіданні бере участь спеціаліст із закупівель
до оцінки конкурсних заявок залучається 1 експерт. Його робота займає 2 робочі дні (16 годин)

Формула визначення нижнього порога запиту котирувань:

%%С%% – верхній поріг використання запиту котирувань

%%n%% – кількість фахівців замовника, задіяних у закупівлі

%%Z_i%% – витрати на роботу i-го спеціаліста27 (на місяць)

%%Т_i%% – кількість годин, витрачених i-тим фахівцем на закупівлю

%%W_i%% – кількість робочих годин у i-го спеціаліста на місяць (у середньому - 168) K – середня економія від проведення конкурсу (%, у середньому - 10)

%%S%% – середня економія від закупівлі запитом котирувань (%, у середньому - 5)

Якщо підставити вихідні дані з нашого припущення:

Час витрачений на закупівлю (людина/годин) = 120 (закупник) + 18 (комісія) + 16 (експерт) = 154

Вартість людина/години = 90 рублів

Витрати включають - зарплату, податки та інші відрахування, орендну плату, амортизацію устаткування, що використовується фахівцем, і т.д.

$$P =154\cdot90\cdot\frac= 277200$$

Таким чином, при наведених вище припущеннях, закупівля на суму меншу 277200 рублів при використанні конкурсу стає не вигідною.

Зрозуміло, даний розрахунок має оціночний характер і має коригуватися залежно від ситуації у конкретного замовника.

Логічно припустити, що існує і нижній поріг, досягаючи якого стає невигідним використання та способу запиту котирувань. І це справді так! Якщо керуватися вищевикладеними припущеннями, він становитиме 1800 рублів.

Серед порушень процедур запиту котирувань найчастіше зустрічаються:

невірний вибір учасників запиту: замість найкращих за ціною та якістю недобросовісний закупник може включити двох із високими цінами та одного, «свого» із середніми. На підставі такого «запиту котирувань» вибирається пропозиція, найкраща з трьох, але далеко не найкраща на ринку;
неправильна база для порівняння: при запиті котирувань слід порівнювати продукцію однакову за якістю та робочими показниками, вибираючи найдешевшу. Проте деякі закупники вибирають не за ціною, а за сукупністю показників, що є правильним для конкурсу, але некоректним для запиту котирувань;
іноді результати підтасовуються: у комплект документації на запит котирувань включаються фіктивні або застарілі котирувальні заявки, для того щоб на їх тлі закупити у «потрібного»постачальника. Це також іноді робиться у випадках, коли організатор закупівель не може залучити достатню кількість заявок.