Особливо цінні документи
В Архівному фонді України документи за рівнем цінності поділяються на цінні, особливо цінні та унікальні.
Усі, віднесені до складу Архівного фонду України документи, незалежно від їх походження, виду носія, ступеня секретності, місця зберігання та форми власності, єцінними.
Особливо цінний документ - це документ Архівного фонду Укаїни, який має неминучу культурно-історичну та наукову цінність, особливу важливість для суспільства та держави та щодо якого встановлено особливий режим обліку, зберігання та використання.
Унікальний документ - це особливо цінний документ, що не має собі подібних за інформацією, що міститься в ньому, і (або) його зовнішніми ознаками, непоправний при втраті з точки зору його значення і (або) автографічність.
Має місце обмеження доступу до оригіналів особливо цінних, у тому числі унікальних документів, та до документів Архівного фонду України, які перебувають у незадовільному фізичному стані.
Існує наступний графік проведення планових перевірок наявності та стану справ у державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві української академії наук:
- унікальних документів – щорічно;
- особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (у державній бібліотеці - один раз на 5 років);
- аудіовізуальних та електронних документів – один раз на 5 років;
- кінодокументів – один раз на 2 роки.
Виявлення унікальних та особливо цінних документів проводиться у плановому порядку найбільш кваліфікованими фахівцями на підставі галузевих науково-методичних розробок та методичних посібників, підготовлених в архіві.
Визначення у складі Архівного фонду України унікальних таособливо цінних документів здійснюється відповідно до Регламенту Державного реєстру унікальних документів Архівного фонду України. Визначення унікальних та особливо цінних документів відбувається таким чином:
1) заповнення на кожен виявлений потенційно унікальний документ аркуша обліку та опису унікального документа;
2) розгляд експертно-методичною комісією (або іншим дорадчим органом) архіву поданих матеріалів;
3) подання пропозицій щодо включення виявлених потенційно унікальних документів Державного реєстру унікальних документів Архівного фонду України до відповідного уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи.
Визначення у складі Архівного фонду України особливо цінних документів здійснюється експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву, експертно-перевірочною комісією уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта України у сфері архівної справи, експертною фондово-закупівельною комісією державного або муніципального музею, експертною комісією державної чи муніципальної експертно-перевірочною комісією Архіву української академії наук та закріплюється обліковими документами архіву в установленому порядку.
При виявленні особливо цінних документів важливими вважаються такі критерії:
- значення установи, фондоутворювача;
- час створення документів;
- цінність, що міститься у документах інформації;
- юридична сила; справжність документів;
- наявність мистецьких, палеографічних особливостей документів.
Архів організації за погодженням та під безпосереднім керівництвом Архівного Фонду України проводить виявлення особливо цінних документів. Виявлення здійснюється внаступної послідовності:
1. виявлення фондів, частин фондів;
2. виявлення справ за описами;
Принципи проведення експертизи цінності:
1) Історизм. Дозволяє розглянути документ як продукт певної доби.
2) Всебічності. Розглядає документ із різних аспектів. Необхідно вивчити всі чинники, які впливають оцінку документа.
3) Комплексності. Документ оцінюється разом із іншими (кожен менш значимий як і комплексі).
Коли документ визнано особливо цінними, на справи, що містять такі документи, складаються описи, що розглядаються центральною експертною комісією організації, затверджуються експертно-перевірковою комісією Архівного фонду України, потім керівником організації.
Після затвердження описів у правому верхньому куті обкладинок справ, що містять особливо цінні документи, проставляється індекс "ОЦ".
Після затвердження описів всі особливо цінні відносини підлягають обліку.