Пам’ятка із заповнення паспорта архіву міського (районного) суду, Контент-платформа
«ДЕРЖАВНИЙ АРХІВАДМІНІСТРАТИВНИХ ОРГАНІВ
(ДБУСО «ГААОСО», ДААОСО)
щодо заповнення паспорта архіву міського (районного) суду
Порядок заповнення паспорта архіву (додаток 1)
При заповненні паспорта слід керуватися такими вказівками:
- паспорт архіву заповнюється у двох примірниках;
- Один екземпляр паспорта архіву залишається в організації, другий надсилається до ДААОСО.
Графа «Кому представляється»: ГБУСО «ГААОСО» (ДААОСО), вул. Леніна, 34, м. Єкатеринбург, 620051. Тел.: (343) 371-95-93.
Розділ 1. Загальні відомості:
Графа 101-1 «Кількість фондів»: проставити «1».
Графа 101-2 «Площа архівосховища»: загальний метраж приміщення архівосховища (сумарний метраж приміщень усіх архівосховищ) у квадратних метрах.
Графа 101-3 «Завантаженість архівосховища у %»: вказати наскільки архівосховище заповнене архівними документами.
Наприклад:повністю - 100%, наполовину - 50%, на третину - 30% і т.д.
Розділ 2. «Відомості про документи»:
Вносяться відомості про документи постійного зберігання та документи з особового складу.
Розділ заповнюється на підставі:
1. Є в архіві суду описів справ чи карток на справи;
2. Наявних у канцелярії чи архіві суду номенклатур справ;
3. За відсутності описів та номенклатур – шляхом підрахунку фактичної наявності справ у суді. У багатотомних справах кожен том вважається самостійною одиницею.
До паспорта архіву з 2008 року вносяться відомості про документацію постійного терміну зберігання – управлінської (ОРД,наряди), судової (цивільні та кримінальні справи) та за особовим складом по 2005 рік включно (надалі, у паспорті 2009 р. відомості мають надаватися по 2006 р., у 2010 р. – по 2007 р. тощо) .
Графа 201-1:вказати кількість справ постійного зберігання управлінської документації (ОРД, наряди).
Графа 202-1:вказати кількість справ за особовим складом.До документів з особового складу відносяться:
- накази та розпорядження голови суду з особового складу;
- особисті справи працівників апарату суду;
- особисті картки працівників апарату суду;
- документи (довідки, характеристики, копії трудових книжок) про подання суддів та працівників апарату суду до урядових, відомчих нагород та присвоєння почесних відомчих звань;
- документи (довідки, висновки, повідомлення) про надзвичайні події в суді.
Графа 203-1:вказати кількість цивільних справ постійного терміну зберігання.
Графа 204-1:вказати кількість справ постійного терміну зберігання.
Графа 201-2:вказати найранішу дату документів постійного терміну зберігання.
Графа 201-3:вказати найпізнішу дату справ постійного терміну зберігання (у паспорті на 2008 р. – 2005 р., на 2009 р. – 2006 р. тощо).
Графи 202-2, 203-2, 204-2; 202-3, 203-3, 204-3: заповнюються аналогічно.
Графи 201-4, 201-5, 201-6; 202-4, 202-5, 202-6; 204-4, 204-5, 204-6:заповнюються у тому випадку, якщо описи справ суду затверджено на ЕПК Управління архівами Свердловської області, але справи за даним описомне передано до ДААСО на зберігання.
Графа 201-7:заповнюється в тому випадку, якщо в архіві суду є справи (ОРД, наряди), що зберігаються понад 15 років – строкувідомчого зберігання.
Графи 202-7, 203-7, 204-7:заповнюються аналогічно, але термін відомчого зберігання судових документів та документів за особовим складом становить 75 років.
Графи 201-8, 202-8:заповнюються шляхом підрахунку кількості справ щорічно утворюються у відповідності з номенклатурою справ.
Графа 301:вказується прізвище, ім'я, по батькові, робочий телефон працівників, що відповідають за діловодство та архів у суді.
У розділі «Умови зберігання документів»слід наголосити на потрібних характеристиках, що відповідають умовам зберігання документів Вашої організації.
Паспрот архіву підписується головою суду, підпис розшифровується та засвідчується печаткою.
Протокол ЕМК ДААОСО
Кому видаєтьсяГААОСО
пр. Леніна, 34, м. Єкатеринбург, 620075
найменування звітуючої організації
Для міських (районних) судів