Параметри автоархівації
Автоархівація допомагає звільнити місце у поштовій скриньці або на сервері електронної пошти за рахунок автоматичного переміщення елементів до архіву. Залежно від параметрів функція автоархівації виконує одну або обидві з наведених нижче дій.
Переміщує елементи з вихідного розташування (зазвичай однієї з активних папок) до папки архіву.
Куди рухаються елементи?
Файл архіву – тип файлу даних Outlook (PST). Після першого запуску автоархівації файл архіву автоматично створюється у розташуванні C:\Користувачі\\Документи\Файли Outlook\archive.pst.
Де знаходяться папки, зазначені у цій статті?
Безповоротно видаляє файли після заданого проміжку часу.
Примітка: якщо ви вибрали видалення елементів, вони не архівуються. Якщо вибрано архівування елементів, їх неможливо видалити за допомогою функції автоархівації. Після архівації елементи можна видалити лише вручну.
Додаткові відомості про функцію автоархівації див. у статті Архівування старих елементів автоматично.
Строки зберігання елементів Outlook
Будь-який елемент Outlook із терміном зберігання, що минув, обробляється в ході найближчого сеансу автоархівації, якщо він спеціально не помічений як виключений. Терміни зберігання за промовчанням для кожної папки Outlook вказані в цій таблиці:
"Вхідні" та "Чернетки"
"Відправлені" та "Віддалені"
Примітка: для папок, що містять елементи того ж типу, що і Вхідні, Календар, Завдання, Нотатки або Щоденник, період зберігання за замовчуванням також становить шість місяців. Це може бути, наприклад, папка пошти, яку ви створили для отримання звітів про стан колеги, або папка контактів, створена вами для особистих контактів.
Визначення терміну зберігання елемента
Початок відліку терміну зберігання
Повідомлення електронної пошти
Зібрання, подія чи зустріч у календарі
Дата останньої зміни та збереження елемента (залежно від того, що сталося пізніше). Повторювані елементи не обробляються функцією автоархівації.
Дата завершення або останньої зміни та збереження завдання. Завдання, які не позначені як завершені, не обробляються функцією автоархівації. Завдання, призначені іншим користувачам, архівуються лише після позначки завершення.
Час останньої зміни та збереження нотатки.
Дата створення запису в щоденнику або його останньої зміни та збереження.
За промовчанням контакти не архівуються, але ви можете заархівувати їх вручну.
Параметри автоархівації
Нижче наведено параметри, які можна використовувати для налаштування автоархівації.
Щоб вимкнути автоархівацію, зніміть прапорець Автоархівація кожні n днів.
Запит перед автоархівацією. Встановіть цей прапорець, якщо ви бажаєте, щоб перед обробкою елементів Outlook з'являлося нагадування. Ви можете скасувати сеанс автоархівації, натиснувши кнопку Ні в повідомленні з нагадуванням.
Видалення прострочених елементів (лише папки електронної пошти). Цей параметр вимкнено за замовчуванням. Встановіть прапорець, щоб видалити повідомлення після закінчення терміну зберігання.
Архівувати чи видаляти старі елементи. Встановіть цей прапорець, якщо ви бажаєте задати або змінити наведені нижче параметри. Якщо його знято, автоархівація запускається з параметрами за промовчанням.
Показувати папку архіву у списку папок. Встановіть прапорець, щоб папка "Архів" відображалася разом з іншими робочими папками в області навігації. Якщо прапорець не встановлений, ви все одно можетевідкрити папку "Архів": відкрийте вкладку Файл, перейдіть на вкладку Відкрити та натисніть кнопку Відкрити файл даних Outlook.
Видаляти елементи старше. Вкажіть термін (щодня, тижні або місяць), після якого потрібно архівувати елементи. Ви можете вказати термін від дня до 60 місяців.
Переміщення старих елементів до папки. Виберіть цей параметр, щоб архівувати старі елементи, а не видаляти їх автоматично. У полі відображається стандартна папка. Щоб використати іншу папку, вкажіть шлях до неї в цьому полі або перейдіть до неї, натиснувши кнопку Огляд. Якщо вибрати цей параметр, вимкнено параметр Видалити старі елементи назавжди.
Видаляти старі елементи назавжди. Цей параметр дозволяє видаляти елементи зі строком зберігання. Ці елементи не переміщуються до іншої папки та не зберігаються в архіві. Якщо вибрати цей параметр, вимкнено параметр Переміщати старі елементи до папки.