Переваги та особливості організації архіву електронних документів у хмарі, E-arch система

Організація архіву електронних документів для великих компаній відіграє істотну роль. Більшість середніх та малих організацій також зацікавлені у створенні свого корпоративного сховища документів.

Це може бути локальний архів, що характеризується простотою зберігання електронних документів, які ви просто складаєте у папку комп'ютера. За наявності локальної мережі штатний адміністратор для всіх уповноважених співробітників створить спеціальну мережеву папку ЕД та налаштує права доступу до неї. На гарантії безпеки та надійності при подібному вигляді зберігання ЕД практично не можна розраховувати, оскільки доступність та вразливість інформації, що міститься у подібному архіві, дуже висока.

зберігання документів в електронній формі

Можна скористатися надійнішим способом вирішення цієї проблеми та звернутися до системи електронного документообігу (СЕД). Банки електронних документів спочатку створювалися потреб внутрішнього обміну. Однак незабаром стало зрозуміло, що організація електронного архіву доречна і виправдана також для зберігання зовнішніх документів. СЕД дозволяє керувати документами, успішно зберігати інформацію в базі даних, надавати швидкий доступ до файлів архіву, причому така система не тільки є банком документів та подій підприємства, а й зберігає зв'язки, керує доступом та безпекою.

На сьогоднішній день найбільш перспективним і особливо популярним є зберігання електронних документів «в хмарі». Цей спосіб є надійним і зручним зберіганням бази архіву на серверах всесвітньої мережі Інтернет, куди завжди можна як залити, так і завантажити свої файли. Причому у хмарі інформація захищенакраще, ніж у локальній мережі самої компанії.

Послуга зберігання документів у хмарі наділена трьома основними перевагами:

практично необмежений обсяг пам'яті;
можливість створення резервних копій;
розрахований на багато користувачів доступ з розмежованими правами.

Обсяг пам'яті, що надається, залежить від фінансових можливостей споживача. Зручно те, що обсяг архівної пам'яті хмари можна розширити в будь-який час, так і зменшити відповідно до поточних потреб.

Особливості організації електронного архіву у хмарі

Приорганізації електронного архіву розміщення у хмарі є ідеальним варіантом. Керівництво низки організацій вважає, що зберігання електронних документів безпосередньо на жорсткому диску ПК буде достатнім, а то й найнадійнішим. Як правило, у веденні такого архіву не передбачається навіть регулярне збереження резервних копій для того, що при необхідності завжди можна скопіювати всю інформацію на портативні носії. Практика показує, що подібний підхід далеко не кращий, адже заздалегідь передбачити момент збою ПК, відключення електроенергії та інші форс-мажори неможливо. Система «висне» зазвичай саме у той момент, коли цього ніхто не чекав, а отже, не готувався. Як показує практика, простіше і вигідніше розміщувати файли в хмарі і при цьому спокійно змінювати своє місцезнаходження, працювати з архівом без прив'язки до носія інформації, знати, напевно, що невразливі до впливу людського чи технічного факторів. У користувача або кола довірених співробітників з'являється виняткова можливість доступу, причому у будь-якій точці планети та у будь-який час, звичайно ж, за наявності виходу в Інтернет. У сховищі хмари дуже зручно триматирезервні копії та за необхідності обмінюватися потрібною та корисною інформацією. Для цього достатньо скопіювати посилання і потрібний файл завантажиться або «прилетить» до вашого партнера.

При формуванні архіву та подальшій роботі з ним, щоб унеможливити втрату нововнесеної інформації або поточних коригувань, достатньо внести базу даних у хмару, після чого регулярно оновлювати. Хмарних сховищ у сучасному віртуальному просторі існує безліч, кожне зі своїми можливостями, але всі вони схожі між собою в частині зберігання та обробки інформації. Зазначимо, що в основі хмарного зберігання лежить схема, при якій користувачу немає сенсу знати, де безпосередньо розміщуються дані, можливо, вони лежать на різних серверах, розкиданих по всій планеті. Користувач цим не повинен бути стурбований. Для нього важливіше бачити та використовувати сховище як простий накопичувач у межах своїх потреб. Існує можливість вбудувати хмарний диск у комп'ютерну систему користувача і далі розглядати його як локальний том.

Кожен сервіс по-своєму цікавий пропонованими функціями, і не так просто визначитися з вибором «своїх хмар». Розглянемо деякі з них:

S3 Browser - утиліта, призначена для зберігання особистих архівів.

iCloud – сервер, орієнтований на налаштування автономної синхронізації з розташованими на жорсткому диску ПК локальними папками, призначений для любителів продукції Apple. Безкоштовний дисковий простір складає 5 Гбайт. Сервіс інтегрований у програми, підтримує функцію автоматизації та можливість створювати паралельно з основним архівом резервні копії.

Dropbox – застосуємо як файлообмінник, синхронізує файли, доступний і через веб-інтерфейс, і черезклієнта. Відмінна риса – користувач працює з файлами, немов вони розташовуються на власному жорсткому диску, всі зміни обов'язково відбуваються дубльовано у хмарному середовищі. Дискова пам'ять на безкоштовній основі всього 2 Гбайт, але цього багатьом достатньо і для роботи, і для особистих цілей.

GoogleDocs – хмарний сервіс, що використовується більшістю користувачів для ведення обігу документів. Об'єм дискової пам'яті невеликий, є можливість збільшення за незначну плату.

SugarSync - є альтернативою Dropbox, дисковий простір велике - причому, 5 Гбайт безкоштовно, характеризується вигідною реферальною системою. Система працює однаково і з мобільними пристроями та зі стаціонарними комп'ютерами.

LiveSkyDrive – орієнтований на користувачів Windows і максимально їм зручний. Ресурс доступний одразу при реєстрації. При цьому надається 25 Гб дискової пам'яті. Файли створюються/редагуються у форматі MS Office.

ZumoDrive – характеризується формуванням у системі клієнтської програми як окремого тома. Безкоштовної реєстрації надається лише 1 Гбайт дискової пам'яті.

зберігання електронних документів в архіві

Існує ще маса зручних хмарних сховищ з різним набором характеристик, отже, вибір залежить безпосередньо від потреб організації та особистих уподобань користувача.

Найчастіше можлива оренда сервера з оплатою на виплат, причому в цьому випадку клієнт платить за послуги та обсяги, якими безпосередньо користується.

Серед мінусів хмарного зберігання можна відзначити:

обмежені можливості кастомізації;
якість та зручність залежить від швидкості Інтернету та доступності провайдера.

Слід зазначити, що швидкість останнім часом не є актуальною проблемою, оскільки мобільний Інтернет неймовірно пришвидшується останнім часом. Відповідно, для повноцінної роботи цього достатньо.

Плюси цієї технології дуже очевидні, що підтверджується зростаючою популярністю організації архіву електронних документів у хмарі.