Перевезення працівників до місця роботи - облік витрат при доставці працівників

Способи доставки співробітників

Деякі організації довозять своїх співробітників від місця проживання (збору) до місця роботи та назад.

Щоб доставити співробітників на роботу та назад, організація може використовувати:

власні автомобілі;

орендовані автомобілі.

Крім того, організація може скористатися послугами транспортних компаній.

Доставка за вахтовим методом

Бухоблік

У бухобліку витрати на доставку співробітників до місця роботи та назад відобразіть на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» (у торгових організаціях – на рахунку 44 «Витрати на продаж»).

Залежно від способу, яким організація доставляє працівників на роботу та назад, у бухобліку виконайте проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 10 (02, 70, 68, 69. )

- Відбито витрати на доставку співробітників власним автотранспортом;

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76, 73)

– відображено витрати на доставку працівників залученим (орендованим) транспортом.

ПДФО та страхові внески: вахтовий метод

Вартість доставки працівників до місця роботи, що працюють вахтовим методом, від місця знаходження організації (пункту збору) до вахтового селища і не оподатковується:

Ситуація: чи потрібно включити вартість доставки працівників від місця проживання до пункту збору та назад до їх доходів та утримати з них ПДФО? Організація використовує вахтовий метод робіт.

Рада: є аргументи, що дозволяють організації не утримувати ПДФО з вартості доставки працівників від місця проживання до пункту збору та назад. Вони полягають у наступному.

Щоб підтвердитиобґрунтованість компенсації витрат на проїзд від місця проживання до пункту збору (і назад) та відсутність у працівників доходів при її отриманні:

зафіксуйте виплату такої компенсації у внутрішніх документах організації (наприклад, у колективному договорі);

організуйте проїзд співробітників економічним транспортом (при використанні громадського транспорту необхідно, щоб проїзний документ був разовим та індивідуальним – це підтвердить його використання лише у службових цілях, а не для особистих потреб).

Ситуація: чи потрібно утримати ПДФО із вартості перевезення співробітників від місця проживання до місця вахти та назад? Співробітники мають можливість діставатися місця вахти самостійно. Пункт збору організація не утворює.

Якщо співробітники мають можливість самостійно дістатися місця вахти (вахтове селище не є місцем обмеженої транспортної доступності), то оплата проїзду роботодавцем визнається доходом співробітника в натуральній формі (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Пояснюється це так.

Виходячи з цього, якщо організація сплатить такі витрати, то незалежно від застосовуваної системи оподаткування з компенсації слід утримати ПДФО.

Рада: є аргументи, що дозволяють організації не утримувати ПДФО з вартості доставки робітників від місця проживання до місця вахти незалежно від того, мають вони можливість дістатися самостійно чи ні. Вони полягають у наступному.

Щоб підтвердити обґрунтованість компенсації витрат на проїзд від місця проживання до місця вахти та відсутність у працівників доходів під час її отримання:

зафіксуйте виплату такої компенсації у внутрішніх документах організації. Наприклад, у колективному договорі можна прописатинаступне: «Роботодавець зобов'язується компенсувати вартість проїзду співробітника від місця проживання до місця вахти (назад) у розмірі фактично здійснених витрат на проїзд залізничним транспортом найкоротшим шляхом у плацкартному вагоні поїзда. Вартість проїзду компенсується за умови пред'явлення співробітником залізничного квитка»;

організуйте проїзд співробітників економічним транспортом (наприклад, плацкартний вагон поїзда).

ПДФО та страхові внески: невахтовий метод

Ситуація: чи потрібно утримати ПДФО із вартості доставки працівників до місця роботи та назад? Організація вахтовий спосіб не використовує, але доставку персоналу організує з допомогою власні кошти.

Відповідь на це питання залежить від того, чи можуть співробітники самостійно діставатися місця роботи і назад громадським транспортом чи ні.

Ситуація: чи потрібно нарахувати страхові внески на вартість доставки працівників до місця роботи та назад за рахунок коштів організації? Організація не використовує вахтовий метод.

Відповідь це питання залежить від цього, обумовлена чи ні перевезення співробітників до місця роботи і навпаки технологічними особливостями виробництва.

ОСНО: вахтовий метод

Аналогічний порядок застосовується й у випадках, коли працівники працюють у польових (експедиційних) умовах.

Приклад відображення у бухобліку та при оподаткуванні витрат на доставку співробітників до місця роботи та назад. Роботи ведуться вахтовим методом. Організація застосовує загальну систему оподаткування

В обліку організації бухгалтер зробив такі записи:

Дебет 26 Кредит 76 - 100 000 руб. (118 000 руб. - 18000 руб.) - Нарахована плата за оренду автобуса для доставки співробітників, які працюютьвахтовим методом;

Дебет 19 Кредит 76 - 18 000 руб. – враховано вхідний ПДВ з орендної плати;

Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19 - 18 000 руб. – прийнято до відрахування ПДВ за витратами, пов'язаними з виробництвом та реалізацією продукції.

Чи можна врахувати витрати, пов'язані з наймом житла, при розрахунку податку на прибуток? Організація застосовує вахтовий метод. Під час доставки до місця роботи працівники ночують у орендованому приміщенні.

ОСНО: невахтовий метод

За загальним правилом витрати на оплату проїзду співробітників, які не працюють вахтовим методом, до місця роботи і назад не враховуються при розрахунку податку на прибуток (п. 26 ст. 270 НК РФ).

З цього правила є виняток. Так, витрати на перевезення робітників можна включити до складу витрат при оподаткуванні прибутку, якщо вони:

обумовлені технологічними особливостями виробництва;

передбачені трудовими (колективними) договорами.

Цей порядок встановлено пунктом 26 статті 270 Податкового кодексу РФ.

Отже, якщо доставка співробітників працювати і обумовлена технологічними особливостями виробництва, то витрати на таку доставку можна врахувати у складі витрат за оплату праці, за умови що це передбачено трудовим (колективним) договором.

Ситуація: як з метою оподаткування прибутку довести, що витрати на доставку працівників до місця роботи і обернені обумовлені технологічними особливостями виробництва?

Таким обґрунтуванням можуть бути, наприклад:

віддаленість організації від населених пунктів;

використання організацією багатозмінного (безперервного, нічного) режиму роботи.

Організація (узокрема, через шкідливість виробництва) може бути далеко за межами населених пунктів. Наслідком цього може бути відсутність маршрутів громадського транспорту між місцями постійного проживання працівників та місцезнаходженням організації. Відповідно, у такій ситуації прибути на роботу громадським транспортом працівники просто не зможуть.

При багатозмінному режимі час роботи громадського транспорту може збігатися з часом, якого ряду співробітників слід з'явитися працювати. І, якщо людина працює вночі або рано вранці, вона також не матиме можливості дістатися громадським транспортом.

Тому, якщо організація в силу технологічних особливостей працює в безперервному (нічному) режимі або знаходиться за межами населених пунктів, витрати на доставку працівників до місця роботи та назад можна врахувати при оподаткуванні прибутку.

Також слід зазначити, що умова оплати проїзду працівників має бути передбачена трудовим (колективним) договором.

Вирахування ПДВ при оплаті проїзних квитків

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування вхідний ПДВ під час оплати працівникам, які працюють вахтовим методом, вартості проїзних квитків? Співробітники прямують до місця роботи самостійно.

Відповідь на це питання залежить від того, як організовано оплату вартості проїзних квитків:

організація самостійно набуває квитків (у т. ч. через підзвітну особу);

організація компенсує працівникові вартість придбаних ним квитків.

УСН

Податкову базу організацій на спрощенці, які сплачують єдиний податок з доходів, витрати, пов'язані з перевезенням співробітників до місця роботи та назад, не зменшать (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Організації, якісплачують єдиний податок з різниці між доходами та витратами, можуть врахувати такі витрати. Якщо вони доставляють співробітників власним транспортом – за підпунктом 12 пункту 1 статті 346.16 Податкового кодексу РФ, якщо орендованим транспортом – за підпунктом 4 пункту 1 статті 346.16 таки Податкового кодексу РФ.

Ситуація: чи можна при спрощенні врахувати оплату послуг за договором, укладеним із транспортною компанією для доставки співробітників до місця роботи та назад?

Якщо такі витрати передбачені колективним (трудовим) договором, їх можна включити до складу витрат на оплату праці (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Головна умова: факт доставки має бути документально підтверджено, а відповідні витрати – економічно обґрунтовані (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальним підтвердженням можуть бути:

договір, укладений із транспортною компанією;
акт виконаних робіт;
проїзні квитки працівників;
інші документи.

ЕНВД

Об'єктом оподаткування ЕНВД є поставлений дохід (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Тому на розрахунок податкової бази витрати, пов'язані з доставкою працівників до місця роботи та назад, не впливають.

ОСНО та ЕНВД

Витрати, які стосуються діяльності організації на ЕНВД, при розрахунку прибуток не враховуються (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Тому суму витрат на доставку співробітників, які одночасно зайняті у діяльності, що оподатковується ЕНВД, та у діяльності на загальній системі оподаткування, потрібно розподілити.

Витрати на доставку співробітників, зайнятих тільки в одному виді діяльності організації, розподіляти не потрібно.

Суму вхідного ПДВ, виділену у рахунку-фактурі перевізника (якщо для доставки працівниківвикористовується залучений транспорт), також потрібно розподілити. Розподіл зробіть пропорційно частці операцій, що оподатковуються ПДВ. Частку операцій, що оподатковуються ПДВ, визначте виходячи з вартості відвантажених товарів (робіт, послуг, майнових прав) у загальному обсязі відвантаження за податковий період. Такий порядок передбачено у пункті 4 статті 170 Податкового кодексу РФ.

Приклад розподілу витрат на доставку працівників до місця роботи та назад. Організація застосовує загальну систему оподаткування та сплачує ЕНВД

ТОВ «Торгівельна фірма "Гермес"» продає товари оптом та в роздріб. За оптовими операціями організація застосовує загальну систему оподаткування. Роздрібна торгівля переведена на ЕНВД. Податок з прибутку «Гермес» нараховує щомісяця.

В обліковій політиці організації сказано, що витрати, що належать до кількох видів діяльності, розподіляються пропорційно долі доходів, отриманих від різних видів діяльності за кожний місяць звітного (податкового) періоду.

з оптової торгівлі (не враховуючи ПДВ) – 12 000 000 крб.;
по роздрібній торгівлі - 4000000 руб.

Щоб розподілити плату за оренду автобуса між витратами з різних видів діяльності організації, бухгалтер «Гермеса» зіставив прибутки від оптової торгівлі із загальним обсягом прибутків.

Частка витрат на доставку співробітників, яку можна врахувати при розрахунку податку на прибуток, дорівнює: (118 000 руб. - 18 000 руб.) × 0,75 = 75 000 руб.

Частка витрат на доставку співробітників, яку потрібно віднести до діяльності організації, що оподатковується ЕНВД, становить: 118 000 руб. - 18 000 руб. - 75 000 руб. = 25000 руб.

Суму ПДВ, яку можна прийняти до вирахування, бухгалтер «Гермеса» зможе визначити за підсумками І кварталу.