П’ять головних помилок в управлінні запасами
Сьогодні вже не треба доводити те, що запасами потрібно керувати. Управління запасами – один із найпотужніших інструментів збільшення доходу компанії. Це аксіома.
Багато компаній використовують різні методи та моделі управління запасами. Але питань як краще це зробити, і як покращити існуючу систему управління запасами не поменшало. Це з тим, що у процесі управління запасами допускаються помилки, які дозволяють отримати необхідні результати
Ситуація, коли в інформаційна система компанії показує в залишках, припустимо, 10 коробок з французьким парфумом, а фактично на полицях складу їх лише 4, це безлад у складському обліку. Не проводиться вчасно прихід товару, відвантаження зі складу, списання тощо. Останнім часом вже рідше трапляються важкі ситуації у складському обліку. Ця галузь логістики добре розвинена нашого часу. Багато компаній використовують сучасне складське обладнання, впроваджують розвинені системи керування складом. Але, як свідчить досвід спілкування з фахівцями з логістики, ці ситуації трапляються.
Чому ж правильний складський облік такий важливий в управлінні запасами? Складський облік – це основа, основа управління запасами. Немає сенсу використовувати складні формули та моделі управління запасами, якщо розрахунки будуть проводитись на основі невірних даних. Тобто «Сміття на вході – сміття на виході». Якщо на вході у вас будуть неправильні дані, результати будуть помилкові.
Складський облік має бути
Основна причина помилок у складському обліку – це відсутність кваліфікованих складських працівників – комірників. Досвідчені комірники і без сучасної інформаційної системи можуть вести та підтримувати складський облік в ідеальному стані.
Тому,Звичайно, відсутність кваліфікації, а також безвідповідальне ставлення до роботи є основною причиною помилок у складському обліку. У випадку, якщо ви знайшли потрібних співробітників, питання залишається тільки до продуктивності – скільки номенклатурних позицій може вести вручну один комірник.
Вести складський облік, а значить прихід товару від постачальників та відвантаження клієнтам, використовуючи паперові носії або невеликі «самописні» програми, може дозволити собі лише невелика фірма з невеликою кількістю товарних позицій та клієнтів. Як тільки компанія «виростає», їй потрібна єдина інформаційна система. Ведення складського обліку у корпоративній інформаційній системі – обов'язкова складова сучасної компанії.
Складський облік - це основа основного бізнес-процесу компанії - обслуговування клієнта, без нього не буде продажів, відвантажень товарів клієнтам. Тому і ведення складського обліку входить до базового функціоналу будь-якої інформаційної системи. На сьогоднішній день є доступні за вартістю інформаційні системи для ведення основних складських операцій.
Крім самої корпоративної інформаційної системи, якість ведення складського обліку впливають регламентовані правила введення документів у цю систему. Мається на увазі дисципліна введення документів до інформаційної системи, а також затверджений документообіг по всіх складських операціях.
Наприклад, документи мають бути введені в інформаційну систему одразу, як сталася подія, або протягом години тощо. Або документ, наприклад, «Прибуткова накладна», вводиться на підставі документа «замовлення постачальнику». Затверджений документообіг за складськими операціями має бути оформлений у вигляді інструкції, за якою працюють в інформаційній системі всі учасники складських процесів. Такірегламенти та інструкції дозволяють вести складський облік із мінімальними помилками.
Наступною поширеною помилкою у веденні складського обліку і те, що інвентаризації проводяться рідко. Хоча існують компанії, де інвентаризації взагалі не проводяться. Про важливість інвентаризацій та про те, як їх проводити написано багато.
Управління запасами має бути
Автор має на увазі використання різних стратегій в управлінні запасами, і використання методів і моделей управління запасами. Хочу наголосити, що управління – запасами, це наука, закони якої необхідно знати.
Управління запасами як самостійний науковий напрямок стало розвиватися на початку 20 років минулого століття. Поступове накопичення матеріалу призвело у 50-60 роки до формування теорії управління запасами, орієнтованої на оптимізацію рівня запасів у компанії. Різні оптимізаційні моделі управління запасами та планування широко використовували у радянській економіці 70-80 років.
У цей період з'явився девіз: «економіка має бути економною», і питанням оптимізації управління запасами приділялася велика увага. Наразі акцент управління запасами змістився у бік задоволення попиту, залишаючи за межею уваги зниження витрат. Але актуальність раціонального використання ресурсів не зменшився.
У використанні методів та моделей управління запасами немає стандартних схем. Вони індивідуальні для кожної компанії, і можуть змінюватися зі змінами в навколишньому середовищі та стратегіями розвитку. Але розміри капіталу, вкладеного в запаси, а також втрати, пов'язані з дефіцитами, вимагають пильної уваги та вивчення.
KPI управління запасами треба вимірювати
Третьою головною помилкою в управлінні запасами є те, щоКомпанії не використовують показники ефективності управління запасами. Чим же вони такі важливі ці показники?
Як і будь-які показники ефективності, вони показують, якому рівні перебуває той чи інший процес, у разі процес управління запасами. Адже те, що не вимірюється, неможливо покращити. Вимірювання ефективності допомагає нам визначити резерви та напрями покращення роботи з управління запасами.
До показників ефективності належать: 1. Ступінь задоволення замовлень (попиту) покупців. 2. Оборотність запасів. 3. ROI - рентабельність інвестицій у запаси.
Розглянемо перший із них –ступінь задоволення попиту покупців. Цей показник показує відсоток попиту, який може бути задоволений безпосередньо із запасу протягом встановленого періоду. Це показник доступності запасу в момент, коли він потрібний для покупця. Розраховується як ставлення відвантаженого товару до замовленого товару.
Показник розраховується у відсотках – 80%, 90% тощо.
Про що свідчить такий показник ступеня задоволення? Насамперед показник 80% показує, що 20% продажів втрачено, тому що був дефіцит товарів на складі в той момент, коли він знадобився клієнту. І 20% є резервом підвищення обсягу продажу та доходу компанії
Крім цього, потрібно враховувати, що дефіцити бувають відновними та непоправними. Відновний дефіцит - це коли клієнт замовив товар, його на складі немає, але він готовий почекати, і купить його, коли ми доставимо цей товар на склад.
Далі можлива така ситуація. Клієнт купив відсутній товару конкурента, але наступного разу він звернувся із замовленням до нашої компанії. В обох випадках, дефіцит є відновним. Але можливий варіант, коли клієнткупив відсутній товар у конкурента і більше до вас не повернувся. Адже статистика показує, що в більшості галузей економіки залучення нового клієнта коштує від семи до десяти разів дорожче, ніж утримання вже існуючого. Це означає, що втрата існуючого клієнта стає неприпустимою розкішшю.
Лояльні клієнти приносять компанії набагато більше прибутку, ніж нові. І якщо постійно не задовольняються замовлення клієнта, його лояльність важко зберегти фірмовим тижневиком чи запальничкою на Новий рік. За твердженням Іцхака Адізеса, основна мета бізнесу – клієнти. Чи не прибуток, а саме клієнти. Тому основну мету бізнесу потрібно і приділяти відповідну увагу.
Ось чому так важливо розуміти існуючий рівень задоволення попиту клієнтів, а також підтримувати високий рівень цього показника. Встановлювати ці показники краще за групами АВС і для товарів групи А він повинен бути вищим, ніж для товарів групи В і С.
У гонитві за задоволення попиту покупців не можна йти в іншу крайність - тримати велику кількість товару на складі. Адже запаси – це гроші й часто чималі. Тому задоволення попиту має бути обов'язково збалансовано іншими показниками ефективності управління запасами – оборотність та рентабельність інвестицій (ROI).
Другий показник ефективності управління запасами -оборотність запасів. У багатьох компаніях використовується цей показник роботи управління запасами та логістики загалом. Якщо ще хтось не використовує, необхідно вводити це у практику, тому що кожен додатковий обіг приносить додатковий прибуток. Але цей показник обов'язково потрібно використовувати в парі з показником задоволення попиту покупців, тому що за високої оборотностіможуть бути дефіцити складі, але це загалом компанії приносить більше втрат, оскільки впливає утримання клієнтів.
Рентабельність вкладень у запаси (ROI) є варіантом показника рентабельності інвестицій, який використовується при узагальнюючій оцінці ефективності бізнесу та вкладень у бізнес. Специфіка полягає в тому, що розглядається спеціальний вид рентабельності і не розглядаються витрати, які не залежать від прийнятих логістами рішень про закупівлю (йдеться про накладні витрати, основні засоби, дебіторську та кредиторську заборгованість тощо). Чим вище показник рентабельності інвестицій у запаси, тим краще.
KPIпрацівників + KPI ефективності
Для досягнення встановлених показників ефективності управління запасами у співробітників, які беруть участь у процесі управління запасами, має бути мотивація для досягнення цих показників. Матеріальна мотивація – один із найкращих інструментів для досягнення показників. Ряд іноземних досліджень показує тісний зв'язок між наявністю систем грошової мотивації персоналу та економічною ефективністю підприємств (прибутком, виручкою, продуктивністю праці тощо). Дослідження українських фахівців показують, що в Україні наявність коректно розробленої системи оцінки діяльності та мотивації в середньому підвищує рівень повернення на капітал приблизно на 4–6%.
Система KPI є найкращим базисом для формування системи мотивації персоналу. Її правильна технологія значно підвищує ефективність діяльності співробітників. У випадку з керуванням запасами важливо визначити тих співробітників, які беруть участь в управлінні запасами і в показники KPI цих співробітників включати ті показники ефективності управління запасами, які необхідно досягти впідприємства у цілому (див. таблицю).
Таблиця. Приклади встановлення KPI для співробітників, які беруть участь у управлінні запасами.