Помилки в описі вкладення, які не дозволять довести надсилання документів до інспекції
Статті по темі
Відсутність відбитка календарного штемпеля або приписка від руки до надрукованого тексту може призвести до того, що факт відправлення паперів компанії буде довести складно. При цьому нерідко у таких помилках винні працівники пошти. На які реквізити опису слід звернути увагу, щоби уникнути податкових претензій?
Незважаючи на популяризацію електронної взаємодії між компанією та інспекторами, багато компаній нерідко віддають перевагу послугам поштової служби. Наприклад, організація може надіслати до інспекції декларацію, копії документів або пояснення щодо невідповідностей у звітності у вигляді поштового відправлення з описом вкладення (п. 4 ст. 80 ПК України).
Помилки при складанні такого опису нерідко викликають суперечки із податківцями. Але практика показує, що все-таки здебільшого суди підтримують компанії.
По-перше, ні Поштові правила, ні Правила надання послуг поштового зв'язку, затверджені постановою Уряду України від 15.04.05 № 221, не забороняють відправнику використовувати власний опис вкладення. По-друге, на практиці арбітражні суди діходять висновку про те, що опис має доказову силу, якщо за формою та змістом він відповідає рекомендованій формі №107. Зокрема, містить найменування відправника, одержувача, а також відомості про документи, що пересилаються ( постанова ФАС Північно-Західного округу від 25.03.08 № А56-5297/2007 , залишена в силі визначенням ВАС Україна від 29.07.08 № 9375/08 ).
На сайті «Пошти України» www.russianpost.ru у розділі «Послуги та сервіси» — «Зразки супровідних документів» зазначено, що допускається самостійне виготовлення форми опису вкладення у цінний лист за умови укладання договору на надання послугпоштового зв'язку з обов'язковим узгодженням макета бланків у ФГУП «Пошта України» або у його філіях. У разі розбіжностей із податковим органом таке узгодження буде додатковим аргументом на захист компанії.
(2). На описі вкладення відсутній відбиток календарного штемпеля. При прийомі цінного листа працівник зв'язку розписується на описи і ставить відбиток календарного штемпеля (п. 155 гл. 11 Поштових правил). Проте практично так відбувається не завжди. Якщо на описі не проставлено штамп, податківці можуть заявити, що такий документ не підтверджує надсилання документів.
Але така думка незаперечна. Адже, по суті, відсутність опису вкладення відбитка календарного штампу є порушенням Поштових правил, але з податкового законодавства ( постанова ФАС Московського округу від 08.07.08 № КА-А40/5856-08 ).
(3). На описі вкладення відсутній підпис поштового працівника. Суди стверджують, що оскільки це порушення допустив працівник поштового зв'язку, воно не свідчить про вчинення податкового правопорушення. Арбітри приходять до висновку, що у відсутності такого підпису доказом своєчасності подання звітності є відбиток штампу відділення поштового зв'язку на описі вкладення або квитанція на оплату послуг поштового зв'язку (постанови ФАС Московського округу від 12.09.08 № КА-А40/8626-08 та від 12.02. .08 № КА-А40/268-08-П).
Факт своєчасного надсилання листа, до якого належить непідписаний опис вкладення, можна довести за допомогою сервісу «Відстеження поштових відправлень» сайту «Пошти України». Для цього потрібно ввести поштовий ідентифікатор, який знаходиться у чеку, що видається під час прийому поштового відправлення. Однак якщо в цьому розділі сайту не буде відомостей про цей лист, то відстояти позицію в судіпідприємства навряд чи вдасться ( ухвала Десятого арбітражного апеляційного суду від 29.09.11 № А41-15833/11 ).
Зокрема, в ухвалі від 12.09.08 № КА-А40/8626-08 суд зазначив, що податкова інспекція мала можливість порівняти підпис працівника, проставлений у спірному описі, з описом, складеним та підписаним тим же працівником при відправці компанією декларації поштою раніше . Таке порівняння, на думку суду, дало б змогу визначити найменування конкретного відправника.
(6). В описі вкладення поставлена пізніша дата порівняно з відповідною поштовою квитанцією.Співробітник поштового відділення може припуститися помилки та вказати на описи некоректну дату. Наприклад, проставити пізнішу дату, ніж у квитанції. У такій ситуації компанія може звернутися до офіційного сайту «Пошти України», де відображаються відомості про обробку листів на замовлення, — «Відстеження поштових відправлень». Так, в одній із справ суд врахував пояснювальну записку заступника начальника пошти про технічну помилку, допущену оператором зв'язку ( постанова ФАС Північно-Кавказького округу від 30.11.11 № А32-2729/2011 ).
(7). За наявності опису вкладення відсутня поштова квитанція про відправку кореспонденції.На думку деяких судів, опис вкладення без касового чека не можна визнати належним поштовим відправленням. Наприклад, у постанові від 22.08.11 № А40-27476/11-153-208 ФАС Московського округу вказав, що відповідно до пунктів 12 та 32 Правил надання послуг поштового зв'язку поштові відправлення з оголошеною цінністю є поштовими відправленнями, що реєструються. При цьому відправнику видається квитанція про послуги зв'язку. За відсутності такої квитанції неможливо довести факт надання поштових послуг та відповіднофакт відправлення документів до податкової інспекції.
Однак на практиці є більш ранні судові рішення, в яких суди стверджували, що квитанція підтверджує оплату послуг органу поштового зв'язку та передачу листа на відправлення, але для підтвердження факту своєчасного спрямування декларації достатньо опису вкладення у цінний лист. Звісно, за умови, що опис містить відбиток поштового штемпеля та дату відправлення ( постанова ФАС Московського округу від 01.09.08 № КА-А40/8086-08 , визначення ВАС Україна від 06.09.10 № ВАС-12112/10 ).
(8). Опис вкладення містить приписку від руки до надрукованого тексту. У рекомендованій формі опису міститься позначка «Виправлення не допускаються». Тому не лише виправлення у переліку документів, а й, наприклад, приписка від руки до надрукованого тексту створює ризики, оскільки викличе додаткові підозри з боку податкових органів ( ухвала Десятого арбітражного апеляційного суду від 29.09.11 № А41-15833/11 ).
Щоб уникнути розбіжностей, безпечніше використовувати один із вибраних методів написання (ручний або надрукований), вказати найменування документа, що направляється, його дату, номер та інші ідентифікуючі ознаки.
(9). Податківці заявляють, що документи, перелічені в описі вкладення у поштовому відправленні, відсутні.Такі претензії податківців нескладно оскаржити в суді. Зокрема, ФАС Північно-Кавказького округу вказував, що інспекція має надати докази того, що у вказаному поштовому відправленні подано іншу звітність або податкову декларацію відсутня ( постанова від 16.06.08 № Ф08-3208/2008 ). У будь-якому випадку орієнтиром для суду виступатиме опис, в якому прописується перелік документів з їх найменуванням. Тому для компанії безпечніше якможна точніше вказувати найменування та дату, номер кожного документа, що пересилається