Поняття кошторису, бюджету та фінансового плану Статьи ТОВ АБФ Ренесанс

Кошторис – розрахунок витрат на захід, процес.

При цьому слід мати на увазі, що коли ми говоримо про кошторис доходів та витрат, то це просто інше подання документа. Доходи, як правило, у такому кошторисі показані за напрямами витрачання коштів. (Див. Таблицю)

Найменування статті витрати

Надійшло від джерела 1

Надійшло від джерела 2

Витрата (Всього)

Залишок

Витрати на відрядження

Разом

Бюджет - таблиця доходів і витрат на певний період, наприклад, рік. Дохідна частина бюджету показує можливі джерела фінансової підтримки, що є в організації в зазначений період.

Різниця між доходами та доходами показує економію чи дефіцит бюджету. (Див. Таблицю)

Найменування доходу/витрати

План

факт

Баланс

Доходи

Разом доходи

Витрати

Разом витрати

Фінансовий план втілює в собі рішення та політику організації щодо виду, рівня та пріоритетів програмних заходів, необхідних для вирішення завдань та досягнення цілей цієї організації. У ньому знаходять своє вираження рішення щодо розподілу як завжди обмежених ресурсів. Бюджет як таблиця є обов'язковим елементом фінансового плану. Але, крім бюджету, фінансовий план складається з наступних розділів:

¨ Оглядовий розділ (резюме)

¨ Опис діяльності (послуг)

¨ Опис клієнтської групи

¨ Опис механізмів надання послуг

¨ Фінанси (джерела доходів та спрямування витрат).

Такий поділ зручно, коли важливо робитивідмінність між документами, про які йдеться, якщо в поточній роботі використовуються всі три види. Однак, якщо з контексту ясно, про який документ йдеться, або детально описано і пояснено, що він є, то всі ці поняття є синонімами (тобто близькими за значенням виразами).

Коли ми говоримо про кошторис проекту, то цілком можна використати слово «бюджет», якщо в описі зазначені правила складання цього документа. Така сама ситуація у роботі бухгалтерії. Як правило, бухгалтер використовує таблиці доходів та витрат. При цьому, якщо використовується поняття «кошторис витрат і доходів організації на рік», воно еквівалентне виразу «річний бюджет організації». Річний фінансовий план для бухгалтера – це таблиця доходів і витрат (тобто бюджет), оскільки решта фінансового плану, необхідна фінансово-управлінському персоналу, у роботі бухгалтерії несуттєва.

Для фінансового управління поділ значень цих понять суттєво, тому ми виходитимемо через те, що:

Кошторис показує напрямок витрачання коштів.

БЮДЖЕТ складається з доходної та видаткової частини, яка при порівнянні дає результуючий показник – дефіцит чи економію.

ФІНАНСОВИЙПЛАН - повноцінний документ, крім власне бюджету, що включає календарний план, опис фінансової ситуації організації, цілі фінансової стратегії, способи залучення коштів, методи аналізу тощо.

Для бухгалтера НКО необхідно знати таке:

  1. Бюджет затверджується найвищим органом управління. Визначення фінансових пріоритетів є виключною компетенцією вищого органу управління і не може бути передано іншим органам (наприклад, виконавчому директору або Правлінню).
  2. Бюджет служить для обґрунтування цільового витрачання коштів і тому стверджується на початку кожного фінансового року.

Бюджет – це і план, і спосіб організації контролю, у бюджеті наводяться доходи та витрати, і на його основі організується контроль витрачання коштів відповідно до затвердженого плану, а також здійснюється аналіз фінансового стану організації на поточний момент.

Крім перерахованих вище моментів необхідних для бухгалтера, бюджет виконує ще ряд функцій.

Основними функціями бюджету як плану розвитку будуть:

  1. Планування операцій, які забезпечують досягнення цілей організації.
  2. Координація різних видів діяльності та окремих підрозділів. Узгодження інтересів окремих працівників та груп загалом щодо організації.
  3. Стимулювання керівників усіх рангів у досягненні цілей своїх центрів відповідальності
  4. Контроль поточної діяльності; забезпечення фінансового планування.
  5. Основа оцінки діяльності.
  6. Засіб навчання менеджерів.

Складання річного бюджету - складний та ресурсозатратний процес, який має бути ретельно спланований. При його складанні враховується безліч параметрів, а крім того, загальні цілі розвитку підприємства та зовнішнє економічне середовище його проживання.

Основні етапи розробки фінансового плану охоплюють:

  1. Ознайомлення із результатами стратегічного планування. З'ясування загальної стратегії та обраних пріоритетних напрямів діяльності на конкретний період. З цього випливає, що фінансове планування не може вестись незалежно, воно є стадією стратегічного планування. Фінансовий менеджер повинен знати про плановану програмну діяльність. У рамках окремої НКО цейпитання може вирішуватися у різний спосіб. У першому випадку фінансовий менеджер, відповідальний за підготовку річного фінансового плану, бере участь у стратегічному плануванні і ще на початковому етапі може впливати на процес прийняття рішень. У другому випадку, програмний директор або керівники окремих напрямків беруть участь у процесі фінансового планування та обговорюють із фінансовими фахівцями можливості фінансового втілення прийнятої стратегії організації.
  2. Формулювання припущень та гіпотез про стан економіки, тенденції розвитку некомерційного сектора в цілому та даної некомерційної організації зокрема.
  3. Розрахунок очікуваних джерел фінансування.
  4. Оцінку програмних та адміністративних витрат
  5. Оцінку грошових потоків
  6. Прогнозування дефіциту чи економії бюджету.

p align="justify"> Робота з підготовки річного бюджету повинна вестися як програмним так і фінансовим персоналом у тісній взаємодії.

Ким і у які терміни цю роботу здійснюється кожна організація вправі визначити самостійно.

Важливо пам'ятати, що до засідання вищого органу управління НКО фінансовий план вже має бути підготовлено та подано на розгляд членів вищого органу управління. Тому процедура підготовки документа має розпочинатися задовго до цього терміну.

Ми вже не раз говорили про те, що процедуру бюджетного процесу кожна організація має право визначити самостійно, про те, що низка проблем і конфліктних ситуацій, що виникають при складанні бюджету, може бути вирішена шляхом створення механізму складання фінансового плану. Цей механізм доцільно розробити, обговорити та подати у вигляді процедур, щоб використовувати надалі в роботі організації, вносячи до нього необхіднізміни, якщо потрібно, а не розробляти механізм щоразу заново.

Спробуємо визначити коло питань, які мають бути відображені у цих процедурах.

  • Компетенція органів управління та виконавчих органів

  • Строки розробки бюджету

Наприклад, рішення про початок роботи над упорядкуванням проекту бюджету приймає керівник вищого виконавчого органу НКО, не пізніше ніж за 3 місяці до початку відповідного фінансового року.

  • Порядок розробки бюджету

Керівник вищого виконавчого органу НКО організовує поетапну роботу щодо складання проекту бюджету.

Основні етапи були розглянуті нами вище, керівник визначає відповідальні та терміни виконання кожного з етапів.

  • Термін розгляду проекту фінансового плану

Розгляд проекту фінансового плану починається не пізніше ніж за місяць до початку фінансового року (або до засідання вищого органу управління)

  • Процедура попереднього розгляду

Матеріали фінансового плану надсилаються членам вищого органу управління на розгляд, протягом 15 днів кожен із членів вищого органу управління може надіслати свої зауваження та зміни письмово. Зміни включаються до проекту та рішення про внесення чи невнесення змін приймається на засіданні вищого органу управління НКО шляхом голосування.

І так далі. Кожна організація може включати ті чи інші питання та етапи розробки фінансового плану до бюджету, залежно від структури організації, складнощів комунікації між учасниками, залученими до процесу бюджетування тощо.

Подальше уточнення річного бюджету може здійснюватися у різний спосіб.

Бюджет може уточнюватися за напрямами діяльності:

-бюджет основної статутної діяльності НКО

-бюджет з підприємницької діяльності

-бюджет за кожним проектом

-Кошторис конкретного заходу в рамках проекту

Бюджет може деталізуватися за тимчасовою ознакою:

При формуванні переліку статей, що включаються до бюджетів, некомерційна організація повинна пам'ятати про те, що навіть для найскладнішої та багатоступінчастої структури 15 статей витрат більше, ніж достатньо. При виборі методу угруповання та класифікації важливо не застосовувати всі можливі, а знайти найбільш оптимальний для цілей управління варіант. Тобто. вибрати групу статей, при застосуванні якої для обліку витрат організації найпростіше здійснювати оперативне управління, змінювати структуру витрат, приймати управлінські рішення, складати звіти.

Вибрати цей перелік важливо, щоб не захаращувати дані обліку. Оскільки облік є інформаційною базою управління.

У зв'язку з цим хотілося б ще раз нагадати, що вимога роздільного обліку щодо кожного з джерел цільових коштів зовсім не потребує введення окремої статті до загального бюджету з метою управління.

НКО потрібно вибрати групу статей і всі бюджети різних проектів формувати відповідно до цього угруповання. З таким бюджетом досягти цілей фінансового управління набагато простіше.

Ось, наприклад, як може виглядати кошторис організації загалом, із розбивкою за різними проектами.