Попередній розгляд документів керівництвом організації

обов'язкового розгляду керівником;

що направляються безпосередньо до структурних підрозділів виконавцям.

При диспетчеризації документів, що надійшли, враховується:

вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт тощо;

складність та новизна поставлених питань;

реальна терміновість виконання документа.

Ефективну допомогу при попередньому розгляді кореспонденції надають внутрішні довідкові матеріали:

зразковий перелік документів, які потребують обов'язкового розгляду керівництвом;

перелік посадових осіб та їх обов'язків;

технологічні графічні схеми послідовності експедиційної обробки та розподілу різних документів, що надходять, і т.д.

Керівник зазвичай не повинен особисто приймати документи від відвідувачів, підлеглих, представників інших організацій. У будь-якому випадку служба ДОП повинна бути повідомлена: кому документ визначено на виконання, і яке рішення ухвалено керівником та зафіксовано у резолюції, а самі документи мають бути зареєстровані, у тому числі й для подальшого інформування зацікавлених організацій на їх запити про хід виконання документів.

Розгляд кореспонденції керівником

Зазвичай застосовується така технологія:

документи передаються керівником та відвідувачами, на його прохання, секретареві;

секретарі керівників у міру надходження до них документів від керівників заповнюють спеціальну інформаційну форму (лист, картку, екранний формат), до якої вносять відомості про номер і дату документа, зміст резолюції, термін виконання та виконавця (підрозділ), якому передають документна виконання;

наприкінці робочого дня інформаційні листи секретарів усіх керівників надходять у службу документаційного забезпечення, і на їх підставі доповнюються відомості в інформаційно-пошуковій системі організації. Така технологія у діловодній практиці отримала назву «перемітка».

З метою організації оптимального руху документопотоків доцільно встановити єдиний порядок передачі документів на обробку всередині організації. Для досягнення цієї мети в організації виділяється спеціальний співробітник (секретар), який знайомить низку посадових осіб з одним екземпляром документа, що вимагає проставлення певного роду діловодних позначок, а саме, погодження, підписання або затвердження. Для оптимізації та скорочення документопотоків доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), у яких у наочній графічній формі визначено послідовність підготовки проектів найбільш поширених документів, їх узгодження, підписання та затвердження. А також там можуть бути зазначені альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб та години прийому з цього питання.

---